Kennen Sie das: Sie haben wertvolle Zeit damit verbracht, Ihre letzte E-Mail Kampagne zu perfektionieren und dann gelangte ein gewisser Teil davon im Spam-Ordner?

Es gibt wohl kaum etwas frustrierenderes.

Doch es gibt verschiedene Best Practices, die Sie befolgen können, um die Spamfilter zu passieren und damit den Spam-Ordner zu vermeiden.

Wir erklären, wie Spamfilter funktionieren, besprechen, welche konkreten Taktiken Sie anwenden können, um den Spam-Ordner zu vermeide und sagen, wie Sie Spam-Filtertests durchführen können.

Was sind Spam-E-Mails?

Spam-E-Mails, auch Junk-E-Mail genannt, bezieht sich auf bösartige, unerwünschte E-Mails von “Spammern”, ohne für den Empfänger einen Mehrwert zu bieten (z.B. Ihren Computer mit einem Virus anzugreifen).

Es handelt sich um nicht vertrauenswürdige Nachrichten, die nicht nur nerven, sondern häufig auch betrügerisch motiviert sind. Ziel ist es die Empfänger zu manipulieren und zu einer bestimmten, für den Absender vorteilhaften Aktion zu bewegen.

Grundsätzlich lassen sich zwischen zwei Arten von Spam-E-Mails unterschieden:

1. Kriminell motivierte Nachrichten
2. unerwünschte Marketing E-Mails.

Zu kriminell motivierten Nachrichten gehören

• Backscatter (automatische von gefälschten Absenderadressen versendete Antwort-E-Mails) sowie
• Phishing-Mails (Betrügerische E-Mails mit dem Ziel sensible Daten wie Kundenlogin, Bankverbindungen etc. zu erbeuten).

Zu ungewollten Marketing E-Mails zählen

• Unsolicited Commercial Emails (Unbestellte Werbe-E-Mails) und
• Unsolicited Bulk Emails (Unbestellte Massen-E-Mails).

Warum Spam ein Problem ist

Spam gibt es fast so lange, wie es die E-Mail gibt. Die erste Spam-E-Mail wurde bereits 1978 versandt. Und seitdem sind sie ein Problem.

Laut Return Path’s Zustellbarkeits- Benchmark Report 2017 landen nur 30% der weltweit versendeten E-Mail im Posteingang. Der Rest wird von den ISPs als Spam eingestuft (6%) oder anderweitig geblockt (14%).

Das sind erschreckende Zahlen.

Weltweite Posteingangsrate im Jahr 2017.

In Deutschland liegt dieser Wert sogar bei 8% bzw. 13%.

Posteingangsrate in Deutschland im Jahr 2017.

Doch warum sind Spam-E-Mails überhaupt ein Problem?

Deklariert ein ISP selber oder dessen Nutzer eine bestimmte E-Mail als Spam, dann ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass zukünftig weitere, wenn nicht alle E-Mails von einem bestimmten Versender blockiert oder aussortiert werden.

Statt im Posteingang landen die Nachrichten dann im Spam-Ordner oder werden vorab herausgefiltert. In Folge sinkt Ihre allgemeine E-Mail Zustellbarkeitsrate.

Für E-Mail Marketer ist dies das Worst-Case-Szenario. Sie bezahlen schlicht für E-Mails (Kosten für E-Mail Software plus Personalkosten), die zwar versendet werden, aber nicht ankommen. Es gibt bessere Arten, Geld zu verschwenden…

Wann landen E-Mails im Spam-Ordner?

“Warum landen meine E-Mails im Spam?” Kaum eine Frage hören wir als E-Mail Marketing Software als diese.

Doch bevor wir hier konkrete Maßnahmen ergreifen können, müssen wir verstehen, wie der E-Mail Versand aus technischer Sicht erfolgt, an welcher Stelle die Spamfilter eine Rolle spielen und wie diese funktionieren.

Was ist überhaupt ein Spamfilter?

Der Spamfilter ist zunächst eine Software, die Nutzer vor unerwünschten und schädlichen E-Mails schützt. Er erkennt solche Spam-Mails oder -Kommentare automatisch, löscht diese oder verschiebt sie in einen Spam-Ordner.

Grundsätzlich gibt es nicht den einen Spamfilter, sondern eine Vielzahl davon. Sie können auf Webseiten wie Blogs oder Foren und in E-Mail Programmen (wie Gmail, Yahoo, AOL) installiert werden.

Jeder Spamfilter funktioniert im Detail anders, verfügt über ein anderes Bewertungssystem, hat eigene spezifische Parameter und Listen.

Und genau hier liegt die Schwierigkeit: Was bei einem Anbieter als Spam-Nachricht gilt, kann bei einem anderen wiederum als “normale” E-Mail eingestuft werden.

Wann E-Mails auf Spamfilter treffen

E-Mails durchlaufen vom Versender zum Empfänger in der Regel 2 Kontrollsysteme:

1. Kontrolle durch die E-Mail Marketing Software (ESP)
2. Kontrolle durch den E-Mail Client, auch Internet Service Provider genannt (ISP)

Kontrolle durch den ESP

Nachdem der Versender auf “Senden” gedrückt hat, übernimmt die genutzte E-Mail Marketing Software, auch E-Mail Service Provider (ESP) genannt.

Dieser…

• fügt der E-Mail eine Digitale Signatur zu (DKIM),
• wandelt den Header und den Inhalt um,
• bewertet die Textlänge, Wort- und Zeichenwahl,
• überprüft die E-Mail auf Spam oder Malware und
• kontrolliert die DNS um sicherzugehen, dass die Empfänger existieren.

Ist alles in Ordnung, dann kommt es zum tatsächlichen E-Mail Versand.

1. Kontrolle durch den Empfänger-ISP

Nachdem die E-Mail beim Ziel E-Mail Client, auch Internet Service Provider (ISP) genannt, angekommen ist, prüft dieser die E-Mail, ob

• die Reputation des Absenders in Ordnung ist und ob dieser auf einer Blackliste steht,
• die SPF und DKIM richtig sind,
• die Metadaten, Format und E-Mail Struktur (HTML-Code) stimmen,
• der Posteingang des Empfängers voll ist.

Hat der ISP bei allen vier Punkten nichts zu beanstanden, dann akzeptiert er die E-Mail in seinem Netzwerk.

Doch falls die E-Mail diese Überprüfung nicht besteht, wird diese abgewiesen. Man spricht hier von einem Bounce.

2. Kontrolle durch den Empfänger-ISP

Nachdem die erste Prüfung überstanden ist, schaut sich der E-Mail Client die E-Mail ein zweites Mal an. Konkret erfolgt ein Abgleich mit

1. dem eigenen Spamfilter
2. die Absender-Reputation mit der eigenen Liste

An diesem Punkt entscheidet der ISP, ob er die E-Mail in den Posteingang lässt oder in den Spam-Ordner verschiebt. Hat die E-Mail diese letzte Hürde überstanden, dann erscheint die E-Mail im Posteingang des Empfängers.

Jetzt kennen wir den Weg einer E-Mail. Die E-Mail passiert auf den Weg vom Versender zum Empfänger demnach zwei Spamfilter.

Wie wir ebenfalls sehen, ist der E-Mail Versand relativ kompliziert. In diesem Artikel erhalten Sie weiterführende Informationen dazu: Der Weg einer E-Mail aus technischer Sicht.

So passieren Sie die Spamfilter

Wie wir gesehen haben, legen Spamfilter verschiedene Kritieren für die Beurteilung einer E-Mail an.

Doch Spam-E-Mails haben die lästige Eigenschaft, dass sie sich ständig anpassen und mehr oder weniger erfolgreich E-Mail Benutzer, ISPs und ESPs austricksen.

Zwar werden Spamfilter immer besser damit, solche Nachrichten zu erkennen und herauszufiltern, doch eine vollständige Selektion ist bislang kaum möglich.

Aus diesem Grund ist Ihre beste Versicherung folgende E-Mail Marketing Best Practice zu verfolgen. Diese wiederum gliedern sich in die folgenden drei Bereiche:

1. Technische Einrichtungen
2. Datenqualität
3. Redaktionelle Erstellung

Checkliste: Maßnahmen gegen den Spam-Ordner

Spam-Ordner mit Mailjet vermeiden

Mailjet ist ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, die Zustellbarkeit der E-Mails unserer Kunden zu optimieren und zu verbessern.

Mailjet ist darauf ausgelegt, den gesamten Prozess des Versands von E-Mails zu vereinfachen und die Zustellbarkeit zu gewährleisten. Auf diese Weise können unsere Kunden auf den Versand von großartigen Newslettern, Transaktionale E-Mails oder anderen Inhalten konzentrieren.

Aber was macht Mailjet eigentlich, um zu garantieren, dass die E-Mails unserer Kunden erfolgreich die Spamfilter passen?

1. Verwaltung und Überwachung der Reputation

Mit Mailjet überwachen und schützen Sie Ihren weltweiten Ruf als Absender. Dies wird durch die Reputation der URLs, der Domains und der verwendeten IP-Adressen definiert. Der Inhalt der Nachrichten kann sich auf jedes dieser Elemente auswirken.

Auf dem Mailjet Dashboard finden Sie viele Indikatoren, und Sie haben Zugriff auf die Reputation Ihrer IPs und auf den SpamAssassin, der die wichtigsten Formate und Filter validiert.

Wir haben uns auch mit BriteVerify und 250ok zusammengetan, um die Zustellbarkeits- und Reputationsstatistiken zu verwalten – je mehr Sie wissen, welche Praktiken nicht funktionieren, desto mehr können Sie anfangen, diese zu lösen.

2. Sicherer Zugriff auf Authentifizierungstools

Authentifizierungssysteme haben eine Reihe von Standards für die meisten ISPs. Diese Protokolle garantieren und schützen die Identität der Absender und bekämpfen Phishing.

Daher ist es oft notwendig, diese Zertifikate zu veröffentlichen. Ist dies nicht der Fall, können die ISPs die nicht authentifizierten E-Mails als verdächtig betrachten und in den Spam-Ordner legen.

Mailjet implementiert und optimiert alle wichtigen E-Mail Authentifizierungsprotokolle, die Absender benötigen, einschließlich DKIM (DomainKey Identified Mail), SPF (Sender Protection Framework) und DomainKeys.

Wie Sie SPF und DKIM bei Mailjet einrichten

3. Optimierung der Versandgeschwindigkeit

ISPs verwenden Drosselungsmechanismen, um das Datenvolumen zu kontrollieren, das über ihre Netzwerke fließt. Einige verhängen temporäre oder permanente Volumenbeschränkungen.

Der Schwellenwert basiert auf der Anzahl der Verbindungen zwischen dem sendenden und dem empfangenden Server, der Anzahl der Nachrichten pro Verbindung und dem Volumen der Nachrichten über die Zeit.

Wenn Sie versuchen, zu viele SMTP-Verbindungen gleichzeitig zu öffnen oder zu viele E-Mails innerhalb kurzer Zeit zu versenden, werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit Fehler wie z.B.:

• Zeitüberschreitung,
• Server hat die erlaubte Geschwindigkeitsgrenze überschritten, oder
• zu viele Verbindungen von Ihrer IP’.

In diesem Fall kann die Reputation der verwendeten IP-Adressen einen großen Einfluss auf diese Grenzen haben.

Um eine Optimierung der Reputation zu gewährleisten, wird Mailjet den Versand verlangsamen und bei Bedarf anpassen.

Durch die Beachtung dieser auferlegten Abweichungen werden die Nachrichten von den Spamfiltern akzeptiert und gelangen in die Posteingänge der vorgesehenen Empfänger.

4. Optimierung der E-Mail HTML-Struktur

Mailjets flexiblen Drag-and-Drop E-Mail Editor namens Passort gibt jedem die Möglichkeit, 100% optimierten Code vom Kopf bis zum Fuß der E-Mail zu erhalten.

Alle HTML-Elemente halten sich an standardisierte Regeln und garantieren eine verbesserte Zustellbarkeit.

Der E-Mail Editor von Mailjet.

Beachten Sie, dass bei der Verwendung dieser Funktion keine technischen Kenntnisse erforderlich sind. Denken Sie immer daran, dass eine falsch codierte E-Mail einige Spamfilter auslösen kann.

5. Statistiken, Feedbackschleifen und Beziehung zu den ISP

Mailjet verwaltet hochpräzise Echtzeitdaten, um jedes Feedback Ihrer Empfänger zu verfolgen – einschließlich derer, die Nachrichten als Spam markieren und E-Mails, die blockiert oder abgewiesen werden. Jede Reklamation wird verfolgt und berücksichtigt.

Dies zeigt sich besonders gut, wenn jemand auf den Button “Als Spam melden” auf einem beliebigen Posteingangs-Client klickt.

Zahlreiche ISPs darunter Gmail bietet die Möglichkeit an, E-Mails direkt als Spam zu markieren.

Mailjet erhält diese Informationen und stoppt den Versand an diese E-Mail Adresse.

Die Bounces und Abmeldungen werden ebenfalls automatisch verwaltet. Dies hilft, qualitativ hochwertige Listen zu erhalten. Jeder, der hartnäckig unerwünschte E-Mails versendet, kann jederzeit auf die schwarze Liste gesetzt werden.

Und selbst wenn die Beschwerden nur von 1% der Empfänger kommen, würde dies ausreichen, um von den großen ISPs blockiert zu werden. Im Allgemeinen arbeitet Mailjet eng mit ISPs zusammen und respektiert die neuesten Standards und Empfehlungen.