Unternehmen jeglicher Größe greifen für Ihre Kundenkommunikation per E-Mail gerne auf “Noreply” E-Mails zurück. Der vermeintliche Vorteil für die Absender: Die Antwort der Kunden verstopft nicht den Posteingang und muss nicht manuell bearbeitet werden.

Doch ist dies wirklich so?

Verwenden auch Sie Noreply E-Mails – oder planen es zu tun – und fragen sich, ob diese E-Mail Praxis wirklich sinnvoll?

In diesem Artikel erfahren Sie alles über Noreply E-Mails, mögliche Gründe, was dagegen spricht und welche Alternativen sich anbieten/was sie alternativ tun können.

Die richtige E-Mail Marketing Praxis kann den Unterschied ausmachen. Um zukünftig keine E-Mail Marketing Tipps und Tricks zu verpassen, abonnieren Sie unseren Newsletter.

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Was heißt Noreply?

Der englische Ausdruck “no reply” bedeutet übersetzt so viel wie “keine Antwort”.

Im Rahmen des E-Mail Marketings handelt es sich um automatisierte E-Mails. Noreply E-Mails werden mit dem Ziel verschickt, den Empfänger zu informieren ohne eine Antwort auf diese Nachricht erhalten zu möchten.

 

Wann finden Noreply E-Mails Anwendung?

Der Einsatz von Noreply E-Mails ist vielfältig.Besonders nach Transaktionen wie einem Kauf in Onlineshops oder der Buchung bei Reiseunternehmen wird Ihnen diese Art von E-Mails häufig begegnen.

Bestätigung Nachricht Tourismus

Beispiel einer automatisch versendeten Buchungsbestätigung von Park Plaza

Obwohl Noreply E-Mails ursprünglich als Transaktionale E-Mail konzipiert worden sind, finden solche Nachrichten auch bei Marketing E-Mails Anwendung.

Die Idee dahinter: Jede eingehende Nachricht soll direkt an die zuständige E-Mail Adresse gesendet werden.

So werden beispielsweise Adressen wie rechnung@beispiel.de erstellt, um alle Fragen rund um das Thema Rechnungen zu sammeln.

Eine Noreply Adresse hingegen ist keiner Abteilung zugeordnet, Antworten auf diese E-Mails laufen ins Leere.

noreply Allianz

Beispielbild einer Noreply E-Mail
 

Darum sollte Sie keine Noreply E-Mails Adressen verwenden

Viele Unternehmen halten Ihre Kunden lieber dazu an, sich an eine Telefonhotline zu wenden, wenn sie Kontakt aufnehmen möchten. Doch dieses kann auf Empfängerseite schnell zu Frustration führen, wie jeder weiß, der schon einmal länger in einer Warteschleife hing.

Doch nicht nur der Kunde ist Leidtragender von Noreply E-Mails. Auch dem Absender entstehen Nachteile, die sich mit einfachen Mitteln verhindern lassen.

Schauen wir uns im Folgenden die Nachteile genauer an.

 

Kunde fühlt sich nicht ernstgenommen

Problem
Das Gebiet des Online Marketings ist hart umkämpft. Die Auswahl an Produkten und Dienstleistungen ist riesig. Umso wichtiger ist eine zeitnahe Kommunikation mit Kunden.

In vielen Fällen möchten Ihre Kunden und Zielgruppen mit Ihnen persönlich Kontakt aufnehmen. Dabei kann es sich um Rückfragen, Beschwerden, Lob oder anderes Feedback handeln. Sie sollten den Wunsch Ihres Kunden auf jeden Fall respektieren.

Noreply E-Mails hingegen verhindern dies. Zwar kann der Empfänger technisch gesehen auf diese E-Mail antworten. Doch gibt diese E-Mail Adresse eindeutig zu verstehen, dass der Versender ausdrücklich keine Antwort haben möchte.

“Bitte nehmen Sie unsere Nachricht zur Kenntnis, aber belästigen Sie uns nicht mit Ihrer Antwort.”

Und genau diesen Eindruck sollten Sie als Unternehmen unbedingt vermeiden. Denn: Kundenfreundlichkeit und schnelle Hilfestellungen bei Problemen rücken immer mehr in den Mittelpunkt, wenn sich Nutzer für einen Dienst entscheiden.

Gerade im B2C Bereich sollten Noreply E-Mails schon längst nicht mehr verwendet werden – zu groß sind die verpassten Chancen im Bereich der Kundenbeziehungen.

Bedenken Sie: Es gibt heutzutage fast immer eine Alternative. Und je besser sich der Kunde bei Ihnen aufgehoben fühlt, desto unwahrscheinlicher wird ein Wechsel zur Konkurrenz.

Alternative: Persönliche Absender-Adresse verwenden
Verwenden Sie keine E-Mail Adressen wie noreply@beispiel.de oder ähnliche Absendernamen.

Beispiele für Absendernamen Einfügen von Absender-Adressen und Antwort-Adressen bei Mailjet

Im Gegenteil: Ermuntern Sie Ihre Kunden zu einer Kontaktaufnahme mit Ihnen.

Folgende Absender-Adressen bietet sich stattdessen an:

Transaktionale E-Mails Marketing E-Mails
shop@ newsletter@
bestellung@ marketing@
kundenservice@ team@
kundensupport vorname@
info@
hallo@

Tabelle: Beispiel für kundenfreundliche Absenderadresse
Auf diese Weise zeigen Sie Ihren Empfängern, dass Sie ihn respektieren und an seiner Meinung sowie Rückfragen interessiert sind.

Nicht nur das Vertrauen in Sie als seriöses Unternehmen wird so gestärkt, auch die Kundenbeziehung wird gefestigt.

Gerade im Bereich Feedback-E-Mails gilt es einiges zu beachten. Wie Sie solche E-Mails richtig angehen, erfahren Sie hier: Erfolgreiche Kundenbefragung via E-Mail.

 

2. Ihre E-Mail Zustellbarkeit bricht ein

Problem
Viele verschiedene Faktoren entscheiden darüber, ob Ihre E-Mail letztendlich im Posteingang landet oder als unerwünschter Spam aussortiert wird.

Im Kern muss Ihre Mail bestimmte Rahmenbedingungen erfüllen, um vom ISP (Internet Service Provider) des Empfängers als vertrauenswürdig angesehen zu werden.

Stellen Sie sicher, dass sie einschlägige Spam-Wörter vermeiden, die vom Filter erkannt werden. Welche Begriffe das sind, haben wir für Sie zusammengestellt. Die Checkliste von Spam-Wörtern kann kostenlos heruntergeladen werden.

Dieser ISP prüft verschiedene Aspekte der E-Mail und ihres Absendern, etwa den Inhalt, die Authentifizierung, mögliche Spam-Markierungen – und auch die Reaktion des Nutzers auf vorangegangen E-Mails des gleichen Senders.

Hat Ihr Kontakt also keine Möglichkeit auf Ihre E-Mail zu reagieren, nimmt dies Einfluss auf Ihre E-Mail Zustellbarkeit.

Erfahren Sie alles über den Weg der E-Mail vom Absender bis zum Empfänger in unserem Blogartikel.

Im Rahmen des E-Mail Marketings handelt es sich um automatisierte E-Mails. Noreply E-Mails werden mit dem Ziel verschickt, den Empfänger zu informieren ohne eine Antwort auf diese Nachricht erhalten zu möchten.

Alternative: Einrichten Sie ein eigenes E-Mail Postfach ein
Richten Sie lieber ein eigenes E-Mail Konto ein, dass von einem oder mehreren Mitarbeitern betreut wird.

Auf diese Weise sind Ihre Nutzer in der Lage, auch auf Newsletter oder Transaktionale E-Mails zu antworten und so mit Ihnen und Ihrem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Sollten Ihre Empfänger diese Möglichkeit wahrnehmen, wirkt sich dies positiv auf Ihre Zustellbarkeit aus.

Ein eigener Posteingang speziell für Antworten Ihrer Kunden hat den zusätzlichen Vorteil, dass Sie Anfragen schnell überblicken und beantworten können, ohne dass diese in ihrem geschäftlichen E-Mail Konto Gefahr laufen übersehen zu werden.

Setzen Sie auf Kundenkontakt um die Zufriedenheit Ihrer E-Mail Empfänger hoch zu halten. Das Ergebnis werden geringe Abmelderaten und wenige Spam-Markierungen sein.

Gerade in der Urlaubssaison werden Sie viele Abwesenheitsbenachrichtigungen empfangen.

Notiz Abwesenheit

Beispiel einer Abwesenheitsnotiz

 

Sollten diese Ihren Posteingang zu stark verstopfen, schalten Sie einen Filter ein.

Suchen Sie dazu nach häufig verwendeten begriffen, wie Urlaub, Büro oder abwesend und fangen Sie diese Nachrichten schon im Voraus ab.

Filter einrichten bei Gmail
 

Wir haben einen kostenlosen Guide mit über 32 Faktoren erstellt, die darüber entscheiden, ob Ihre E-Mails es in den Posteingang schaffen, in den Spam-Ordner landen oder bereits vorher abgewiesen werden. Diesen können Sie hier kostenlos herunterladen:

 

3. Ihre E-Mails werden als Spam markiert

Für den Fall, dass Sie Newsletter versenden möchten, sind Sie gut beraten, auf Noreply E-Mails zu verzichten.

Denn: Auch wenn Sie in jeder Ihrer E-Mails einen Link zur Abmeldung bereitstellen, werden einige Abonnenten auf Ihre Mail antworten um auf diesem direkten Wege zu versuchen, Ihren Newsletter abzubestellen.

Newsletter Abmeldelink

Bild: Abemeldelink bei Mailjet
Leider werden diese Versuche im Nichts verlaufen, Sie werden dem Kontakt weiter Ihren Newsletter senden. Dieser wird daraufhin Ihre Mails an Spam markieren und damit Ihre Reputation dauerhaft schädigen.

Unsere besten Tipps, wie Sie es schaffen, dass die Spamfilter Ihre E-Mails nicht aussortieren, lesen Sie hier: So retten Sie Ihre E-Mails vor dem von Spam-Ordner.

Alternative: Richten Sie eine persönliche Betreuung ein
Noreply E-Mails sind die Einbahnstraßen der digitalen Kommunikation. Wenn sich einzelne Kontakte von Ihrem Newsletter abmelden möchten, wird dieser Umstand zu einem Problem.

Nicht jeder Empfänger Ihrer E-Mail Kampagnen wird den von Ihnen bereitgestellten Link zur Abmeldung finden und nutzen.

Und viele Empfänger werden auch von Gmails neuer intelligenten Abmeldefunktion nicht erfahren haben.

Google Feature Austragen aus Newsletter

Abmeldefunktion bei Gmail
Viele Nutzer werden manuell auf Ihren Newsletter antworten und um Abmeldung bitten.

Geben Sie Ihnen diese Möglichkeit. Nutzen Sie die bereits beschriebenen Möglichkeiten eines von Mitarbeitern betreuten Postfaches.

Beantworten Sie Anfragen nach Newsletter-Abbestellungen zeitnah und freundlich. Tragen Sie anschließend den entsprechenden Kontakt händisch aus Ihrer Kontaktliste aus.

Möglichkeit Empfänger von Kontaktliste zu entfernen
Austragen von Empfängern in Mailjets Kontaktverwaltung

Auf diese Weise vermeiden Sie Spam-Markierungen und erhalten eine saubere Liste mit interessierten Kontakten. Dies wird sich positiv auf Ihre Öffnungsrate auswirken.

Weitere Tipps und Tricks, wie Sie den Abmeldeprozess von Ihrem Newsletter optimal gestalten, finden Sie in diesem Blogartikel.

 

4. Der Kunde fühlt sich nicht wertgeschätzt

Wenn Sie mit dem Gedanken spielen sollten, eine Noreply E-Mail Adresse einzurichten, versetzen Sie sich zuvor für einen Moment in die Rolle des Empfängers:

Sie erhalten eine automatische Nachricht, die von Anfang an darauf ausgelegt ist, nicht weiter mit Ihnen kommunizieren zu wollen.

noreply t3n

Beispiel einer Noreply E-Mail

 

Auf diese Weise werden nicht nur Ihre möglichen Rückfragen oder Reklamierungen ignoriert. Der Absender weist sogar deutlich darauf hin, dass er keine Antwort von Ihnen bekommen möchte.

Als Empfänger dieser E-Mails werden Sie sich auf diese Weise nicht respektiert fühlen.

Und genau das sollten Sie als Versender aller Arten von E-Mails vermeiden.

 

Fazit

Werfen wir abschließend einen Blick auf die einzelnen Punkte, die Sie von den unzähligen Angeboten im Internet unterscheiden werden, wenn es um die Best Practice der Kundenkommunikation geht:

    • Verwenden Sie E-Mail Adressen wie info@, team@ oder support@
    • Nutzen Sie eine personalisierte Anrede
    • Ermuntern Sie die Empfänger Ihrer E-Mails mit Ihnen in Kontakt zu treten
    • Benennen Sie immer den Namen Ihres Unternehmens in der Adresse
    • Richten Sie ein eigenes Postfach für die Antworten Ihrer Kunden ein
    • Bearbeiten Sie die eingehenden Nachrichten Ihrer Empfänger

Versetzen Sie sich bei der Strategieentwicklung Ihrer E-Mail Kampagne in die Lage Ihrer Empfänger.

Wie möchten Sie von einem Unternehmen behandelt werden? Wie möchten Sie von einem Newsletter-Versender angesprochen werden, den Sie Ihr Vertrauen ausgesprochen haben?

Setzen Sie auf Kundennähe und seien Sie mehr ein verlässlicher Partner als ein anonymes Unternehmen für Ihre Kunden und Abonnenten.

Und jetzt?

Sie wissen nun, warum Sie heutzutage auf Noreply E-Mails verzichten sollten und mit welchen Alternativen Sie eine gefestigte Kundenbeziehung aufbauen.

Doch auf dem Weg zu einer optimalen E-Mail Marketing Strategie gibt es noch mehr tückische Fallen, die Sie unbedingt vermeiden sollten. Welche das sind und wie Sie diese am besten umgehen, erfahren Sie in unserem Artikel: Die 7 Todsünden des E-Mail Marketing.

Nachdem Sie nun alles über die Nachteile von Noreply Adressen erfahren haben. Loggen Sie sich dazu bei Mailjet ein oder erstellen Sie kostenlos ein Konto:

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