Juliane Heise

// Country Marketing Manager D/A/CH

Wenn Sie neu mit dem E-Mail Marketing starten oder einen E-Mail Marketing Anbieter wechseln, dann erhalten Sie eine neue IP-Adresse.

Das Problem:

E-Mail Clients wie Gmail, Hotmail und Co. kennen diese noch nicht und reagieren hier erstmal vorsichtig. Massive Zustellprobleme können die Folge sein. Doch das muss nicht sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum man IP-Adressen aufwärmen muss und wie Sie dies am Besten anstellen.

 

Was bedeutet IP-Adresse aufwärmen?

Wenn Sie sich für einen E-Mail Marketing Anbieter entscheiden, erhalten Sie von diesem eine IP-Adresse. Je nach Anbieter und gebuchten Plan handelt es sich dabei um eine shared oder dedizierte IP-Adresse.

 

Sofern Sie sich für eine dedizierte IP-Adresse entscheiden, ist diese in der Regel “neu”. Das heißt, diese wurde bislang noch nicht benutzt. Dies hat Vorteile und Nachteile – wobei die Vorteile klar überwiegen.

Vorteile Nachteile
Bessere Kontrolle der Absender-Reputation Initialisierungsprozess für neue Adresse notwendig
Skalierbarkeit Höhere Kosten
Möglichkeit verschiedene Arten von E-Mails zu trennen

Tabelle: Vorteile und Nachteile einer dedizierten IP-Adresse

 

Bei einer neuen IP-Adresse gilt grundsätzlich:

Bevor Sie große Mengen an E-Mails verschicken, sollten diese in Verbindung mit Ihrer Domain bei den verschiedenen E-Mail Clients bekannt gemacht werden – und dies am besten strategisch.

Strategisch meint, dass Sie das versendete E-Mail Volumen über diese IP-Adresse Schritt-für-Schritt erhöhen. Diese Phase nennt man IP-Aufwärmphase bzw. Aufwärmen der IP-Adresse oder IP-Warmup bezeichnet.

Folglich ergibt sich folgende Definition:

Zitat IP-Adresse aufwärmen mit Mailjet

“Das Aufwärmen von IP-Adressen ist eine Praxis, bei der E-Mail Versender allmählich die Anzahl der E-Mails erhöhen, die über eine bestimmte IP-Adresse gesendet werden.”

 

Warum sollten man eine IP-Adresse aufwärmen?

Ob Ihr E-Mail Marketing Erfolg hat oder nicht hängt tatsächlich davon ab, ob Ihre E-Mail durchkommt oder nicht.

Bei der Entscheidung, ob ein E-Mail Client eine E-Mail akzeptiert oder ablehnt, berücksichtigt er verschiedene Faktoren:

Technische Einrichtungen
Verifizieren Sei Ihre Domain mittels SPF, DKM und DMARC
Verknüpfen Sie Ihre E-Mail Adresse mit einer aktiven Webseite
Vermeiden kostenlose webbasierten E-Mail Adressen wie @gmail, @hotmail, @yahoo etc.
Vermeiden Sie noreply@ E-Mail Adressen
Versenden Sie ggf. über eine dedizierte IP-Adresse
Wärmen Sie Ihre eine dedizierte IP-Adresse auf
Gute Datenqualität garantieren
Kaufen Sie keine E-Mail Adressen und Kontaktlisten von Dritten
Nutzen Sie das Double Opt-In Verfahren
Löschen Sie inaktive Empfänger
Entfernen Sie Bounces
Die E-Mail erstellen
Schreiben Sie wirklich gute E-Mail Betreffzeilen
Vermeiden Sie Spam-Wörter
Achten Sie auf das richtige Text-Bild Verhältnis
Versenden Sie Ihre E-Mails regelmäßig
Führen Sie Spam-Tests durch

Checkliste: Kriterien für eine gute Absender-Reputation und Zustellbarkeit

 

Wie Sie der Tabelle entnehmen können, spielt der Ruf der IP-Adresse bei der Beurteilung eine wichtige Rolle. Der Ruf der IP-Adresse ergibt sich dem Verhältnis gewünschter und nicht gewünschter E-Mails.

Das Problem bei einer “kalten” IP-Adresse ist:

Die E-Mail Clients können noch nicht einschätzen, ob der Versender gewünschte oder unerwünschte Nachrichten versendet. Aus Sicht vieler ISP sind alle E-Mails, die von einer unbekannten IP-Adresse versendet werden, zunächst verdächtig.

Zitat IP-Adresse aufwärmen mit Mailjet

“Die IP-Aufwärmphase ist sehr wichtig, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu garantieren. Um eine gute Absender-Reputation zu erlangen und die ISP vor stressigen Situationen zu bewahren, ist es sehr wichtig, die E-Mail Anzahl täglich und progressiv zu erhöhen. Der gesamte Prozess wird jedoch einige Zeit dauern, bis alle ISPs Ihre Versandaktivität ausreichend einschätzen können.” – SIRMA PANDOVA, Customer Success Manager, Mailjet

Wenn der Versender dann noch sofort eine große Menge an E-Mails versendet, werden die ISPs besonders misstrauisch. Dies ist nämlich ein typisches Verhalten von Spammern.

Die ISP reagieren hier in der Regel vorsichtiger. Es ist eher wahrscheinlich, dass Sie diese E-Mails als Spam klassifizieren. Die Nachrichten landen statt im Posteingang dann im Junk-Ordner des Empfängers oder werden vollständig blockiert.

Das ist für Unternehmen der Super-Gau.

 

IP-Adressen Aufwärmphase: So machen Sie es richtig

Unternehmen, die einen E-Mail Marketing Anbieter Wechsel vornehmen und Ihre E-Mails über eine neue IP-Adresse versenden, möchten natürlich so schnell wie möglich Ihr gesamtes E-Mail Volumen darüber abwickeln.

Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps, wie Sie eine gute Absender-Reputation am schnellsten aufbauen. Somit beschleunigen Sie automatisch den IP-Aufwärmprozess.

 

1. Erfolgskriterium: Steigerungsquote festlegen

Starten Sie zu Beginn mit einem kleinen E-Mail Volumen und erhöhen Sie die Versandmenge sukzessiv.

Wir empfehlen eine tägliche Steigerung um den Faktor 1,25. Je nach Fall kann eine geringere oder auch höhere Steigerungsrate sinnvoll sein.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für einen IP-Aufwärmplan, den unsere Customer Success Manager für einen unserer Kunden erarbeitet hat:

Beispiel für einen IP-Adressen Aufwärmplan

 

Doch wie sollten Sie mit den restlichen E-Mails verfahren? Sie können ja nicht Ihren den kompletten Versand stoppen. Das gilt insbesondere für Transaktions-E-Mails.

Für alle anderen E-Mails gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Sie versenden diese über eine Shared IP des neuen E-Mail Marketing Anbieters
  2. Sie versenden diese über Ihren alten E-Mail Marketing Anbieter

 

Welche Variante, die für Sie Bessere ist, hängt von Ihren Sendepraktiken ab. Tipp: Fragen Sie hier Ihren (neuen) E-Mail Marketing Anbieter.

 

2. Erfolgskriterium: Regelmäßiger E-Mail Versand

Neben der Steigerungsrate ist die Versandhäufigkeit ein weiteres Erfolgskriterium.

Idealerweise versenden Sie täglich. Dies hilft Ihnen dabei, dass die ISPs Sie schneller als guten Versender einschätzen. Auch lässt sich hier die Steigerung des Versandvolumens einfacher bestimmen.

Sofern Sie jedoch nur 3 mal oder weniger pro Woche versenden, ist dies prinzipiell auch kein Problem. In diesem Fall brauchen die Clients etwas länger bzw. nehmen sich die Zeit, um Sie und Ihre E-Mail Absichten besser einschätzen zu können.

 

3. Erfolgskriterium: Achten Sie auf Interaktion

E-Mail Anbieter wie Gmail oder Yahoo schauen bei der IP-Bewertung stark nach Engagement.

Beim Aufwärmen einer neuen IP-Adresse sollten Sie daher an Ihre aktivsten Benutzer senden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Beschwerdequote (Spam Markierungen, Blockierungen etc.) niedrig bleibt.

Handlung Empfänger E-Mail Kontaktliste analysieren

Blick in die Kampagnen-Statistik-Bereich bei Mailjet.

 

4. Erfolgskriterium: Listen-Reinigung durchführen

Besonders in der Aufwärmphase Ihrer neuen IP-Adresse sollten Sie einen noch genaueren Blick auf die Qualität Ihrer E-Mail Kontaktlisten werfen.

 

1. Inaktive und nicht erreichbare Empfänger sowie Spam-Markierungen und Blockierungen entfernen

Entfernen Sie inaktive sowie nicht erreichbare Empfänger. Anhand Ihrer Bounce-Rate in den Kampagnen-Statistiken sehen Sie, ob Sie die richtigen Leute anschreiben.

Ein weiterer Faktor, der von den ISPs beobachtet wird, ist die Anzahl der Beschwerden, die Ihre E-Mails generieren. Heutzutage finden es sehr viele Menschen leichter unerwünschten Nachrichten als Spam zu melden, als sich einfach für diese abzumelden (Unsubscribe):

E-Mail direkt in Gmail als Spam markieren

Möglichkeit bei Gmail eine E-Mail als Spam zu markieren

 

Entfernen Sie nach jedem Versand daher:

  1. Soft- und Hard-Bounces,
  2. Spam-Markierungen,
  3. Blockierungen

aus Ihrer Liste.

ISPs verfolgen die Anzahl der Bounces, die Sie mit jedem senden haben und berücksichtigen diese bei der Bestimmung Ihrer Reputation. Wenn Sie zu viele Bounces generieren, können Internet Service Provider (ISPs) Ihre Nachrichten blockieren.

Ein Soft-Bounce ist ein temporäres Zustellbarkeits-Problem, wie z. B. ein voller Posteingang oder ein Server Problem. Es ist in Ordnung weiterhin zu probieren an diese Adressen E-Mails zu senden, da es gut möglich, dass diese beim zweiten oder dritten Versuch durchkommen.

Eine Hard-Bounce ist ein dauerndes Zustellbarkeits-Problem, wie z. B. eine ungültige E-Mail Adresse. Da es hier keine Chance gibt, dass die E-Mail jemals erhalten wird, ist es wichtig, diese Adressen sofort zu entfernen.

 

Wir empfehlen Ihnen ebenfalls diejenigen Empfänger zu entfernen, die Ihre letzten fünf E-Mails nicht geöffnet haben. Eine genaue Anleitung zur Listenbereinigung finden Sie hier: E-Mail Listen richtig reinigen [101 Guide]

Sofern Sie planen, inaktive Kontakte wieder zurückzugewinnen, warten Sie damit bis nach der IP-Aufwärmphase. Andernfalls riskieren Sie niedrigere Interaktionsraten. Eine Schritt-für-Schritt Anleitung inkl. einer kostenlosen, gebrauchsfertigen E-Mail Vorlage finden Sie hier: Wie Sie inaktive E-Mail Kontakte zurückgewinnen

 

2. E-Mail Adressen auf Tippfehler überprüfen

Überprüfen Sie Ihre Listen auch auf Tippfehler. Eine einfache Datenprüfung zur Korrektur von Tippfehlern und Tippfehlern, die während der Akquisitionsphase eingegeben wurden, ist der erste Schritt zur sauberen Liste.

Auf diese Weise bereinigen Sie einfache Fehler wie tom@alo.com, tara @ gmailcom, terry! Yahoo.com usw., und Sie schicken keine Nachrichten an ungültige Kontakte.

 

3. Nicht personenbezogene E-Mail Adressen entfernen

Entfernen Sie in diesem Vorgangs auch alle allgemeinere E-Mail Adressen wie z.B. sales@unternehmen.de sowie System-E-Mail Adressen wie postmaster@unternehmen.de und noreply@unternehmen.de.

 

5. Erfolgskriterium: Regelmäßige Reputationskontrolle vornehmen

Eine regelmäßige Erfolgsmessung in der IP-Aufwährmphase ist nicht zu unterschätzen. Neben der Kampagnen-Performance und infolgedessen Listenbereinigung ist eine Überprüfung der Reputationsentwicklung zu empfehlen.

Dies hilft Ihnen herauszufinden, ob Sie den IP-Warmup-Prozess erfolgreich abschließen können.

Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Sender Score. Return Path bietet dazu einen kostenlosen Service, bei dem ein Algorithmus die Reputation jeder E-Mail Server IP-Adresse auf einer Skala von 0 bis 100 bewertet. Das geschieht dadurch, dass Daten von über 60 Millionen Inboxen von großen ISPs gesammelt werden:

Reputation der E-Mail Server IP-Adresse via Return Path

Return Path zeichnet auf, ob sich Kontakte regelmäßig von E-Mails bestimmter Absender abmelden oder diese als Spam markieren.

 

Wie lange dauert die IP-Adresse Aufwärmphase?

Nochmal zur Erinnerung:

Wenn Sie E-Mails über eine neue IP-Adresse versenden, ist es wichtig, mit einem niedrigen E-Mail Volumen zu starten und allmählich zu steigern. Dies ist der beste Weg, um mit der neuen IP-Adresse eine Absender-Reputation aufzubauen.

Doch was genau bedeutet niedriges E-Mail Volumen und in welchen Schritten sollte man erhöhen? Kurzum: Wie lange dauert das Aufwärmen einer IP-Adresse?

Die Antwort: Es kommt darauf an.

Sie können eine positive Absender-Reputation bereits in zwei bis vier Wochen aufbauen. Es kann aber auch sechs Wochen oder länger dauern, bis Sie Ihr übliches Sendevolumen auf der neue IP-Adresse erreichen.

Die für das Aufwärmen einer IP-Adresse erforderliche Zeit hängt ab von:

  1. E-Mail Client
  2. geplantes E-Mail Versandvolumen
  3. Versandhäufigkeit

 

E-Mail Client: Jeder E-Mail Client hat eigene Bewertungsmuster. Daher kann es unterschiedlich lang dauern bis Sie bei allen Clients einen guten Ruf als Versender aufgebaut haben.

Geplantes E-Mail Volumen: Je mehr E-Mails Sie planen zu versenden, desto länger dauert die IP-Aufwärmphase.

Versandhäufigkeit: Je häufiger Sie E-Mails verschicken (natürlich sollte es sich hier nicht um Spam- oder sonstige nicht gewollte E-Mails handeln), desto schneller haben Sie Ihre neue IP-Adresse aufgewärmt.

Versender, die einen täglichen Newsletter versenden brauchen weniger lange als Versender, die nur wöchentlich oder 2-wöchentlich einen Kunden-Newsletter versenden.

 

Und jetzt?

Das Aufwärmen einer neuen IP-Adresse bedarf Manpower und Zeit. Es ist jedoch eine notwendige Phase, um eine optimale Zustellbarkeit zu garantieren.

Wir empfehlen Ihnen hier direkt mit Ihrem E-Mail Marketing Dienstleister zusammenzuarbeiten. Zwar werden die obigen Ratschläge Ihnen bereits weiterhelfen, doch gibt es beim Aufwärmen einer neuen IP-Adresse keine einheitliche Schablone.

Ein persönlicher Kundenbetreuer, bei uns bei Mailjet als Customer Success Manager, kann Sie gezielt beraten und gemeinsam mit Ihnen einen auf Ihren Unternehmen zugeschnittenen IP-Aufwärmplan erarbeiten. Konkret hilft er bei folgenden Fragen;

  1. Anfang Volumen definieren
  2. Steigerungsquote festlegen
  3. Beraten, wie die restlichen E-Mails versendet werden
  4. Versandfrequenz bestimmen
  5. Kampagnen-Monitoring durchführen und Reportings erstellen

 

Wenn Sie an einer dedizierten IP-Adresse (ab 150.000 E-Mails pro Monat) sowie einen individuellen IP-Adressen Aufwärmplan interessiert sind, dann nehmen Sie unverbindlich Kontakt mit uns auf.