Erinnern Sie sich noch an das Gefühl, als Sie Google Docs zum ersten Mal genutzt haben und Sie Ihre Kollegen direkt beim Bearbeiten Ihrer Wörter beobachten konnten? Wenn es Ihnen dabei erging wie mir, bestand Ihre erste Reaktion wohl darin: „Ernsthaft? Du meinst, DEIN Text ist besser als meiner? OK… ja, irgendwie schon.“

Augenöffnend war für Sie vielleicht auch der Moment, als Sie feststellten, dass Sie Ihren Dateien nie mehr einen Suffix wie z. B. v1_Final_ForRealThisTime_2 hinzufügen müssen? Das war wie eine Mischung aus Nervenkitzel und dem Reiz des Neuen.

Aber das vermutlich Aufregendste war die Gewissheit, dass eine neue Ära der Arbeit vor Ihnen stand, und zwar von einer Ära der Iterationen und Isolationen hin zu einer Ära sofortiger Ergebnisse und Zusammenarbeit.

E-Mails sind lange Zeit der modernen Arbeitszeit nicht gerecht geworden. Dies ändert sich nun. In diesem Artikel erfahren Sie wie.

Die richtige E-Mail Marketing Praxis kann den Unterschied ausmachen. Um zukünftig keine E-Mail Marketing Tipps und Tricks zu verpassen, abonnieren Sie unseren Newsletter.

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Die drei Wellen der Zusammenarbeit

In den letzten 10 Jahren gab es am Arbeitsplatz drei Wellen der Zusammenarbeit, deren Nutzung schnell selbstverständlich geworden ist:

  1. Die erste Welle war die Digitalisierung von Dokumenten und Telefonanrufen.
  2. Die zweite Welle war die Unterbringung globaler Arbeitskräfte und von Arbeite-von-Überall Kulturen (Remote Teams).
  3. Die dritte Welle war die Implementierung von Echtzeit-Ergebnissen und sofortiger Belohnung.

Vor nicht allzu langer Zeit versendete ich noch ausgedruckte Papierdokumente an meine Kollegen. Ich wartete auf ihre Notizen und Kommentare, integrierte diese wieder in meine erste Iteration und wiederholte den Vorgang, bis beide Seiten zufrieden gestellt waren.

Heute erhalte ich jedoch in Slack einen Link zu einem Google Doc und arbeite dann mit meinem Team direkt daran. Wir arbeiten zusammen am Dokument und sind dank der kurzen Reaktionszeit in wenigen Minuten fertig.

Das ist eine radikale Veränderung unserer Arbeitsweise. Was aber noch weitaus wichtiger ist: Es spiegelt eine radikale Veränderung unserer gesamten Kultur wider, und zwar darin, wie wir mit Freunden kommunizieren, wie wir Unterhaltung konsumieren und wie wir reisen.

Was wir in den letzten Jahren gesehen haben: Passiert es nicht sofort und ist es nicht sozial, wird es nicht überleben.

 

Wie Teams heute zusammenarbeiten

Die Tools der moderner Arbeitswelt schließen Lücken (geografische oder andere), damit Projekte noch schneller fertiggestellt werden können. Sie verwandeln langsam vorankommende Teams in effiziente Teams: Sie machen geografisch verstreute Teams zu Nachbarn. Und ausgelagerte Teams (wie Agenturen und Freiberufler) werden zu integrierten Teilnehmern.

Wir können diese Tools der Zusammenarbeit in drei verschiedene Kategorien unterteilen:

 

1. Bereich: Die Kommunikation im Team

Instant Messaging und Gruppennachrichten sind endgültig im Büro angekommen. Auch wenn der Branchenführer Slack erst vor weniger als 10 Jahren gegründet wurde, kommt es so gut wie nie vor, dass Unternehmen heute nicht irgendeine Art von IM-Funktion nutzen.

Das gilt auch für Videochat-Tools wie Zoom und Google Meet. Die Kommunikation erfolgt sofort und ist teambasiert.

Beispiele für Kommunikations-Tools

Beispiele für Web-basierte Tools mit Kommunikations-Fokus.

 

2. Bereich: Effektives Projektmanagement

Einige von uns verwenden vielleicht immer noch To-Do-Listen aus Papier oder eine endlose Anzahl von Post-it-Haftnotizen, die sich scheinbar immer über den Tisch des Nachbarn ausbreiten (sorry Ayhan).

Doch Tools wie Asana und Trello haben für immer verändert, wie Teams in Projekten zusammenarbeiten. Sofortige Updates, Benachrichtigungen, Kommentare und Zeitleisten haben die Aufgabe der Planung und Überwachung von Projekten in eine teambasierten Aktivität verwandelt.

Beispiele für Projektmanagement-Tools

Beispiele für Cloud basierte Projektmanagement-Tools.

 

3. Bereich: Zeitnahe Erstellung von Inhalten

Es ist endlich soweit! Sämtliche Tools für das Erstellen von Inhalten, sei es Programmieren, Schreiben, Entwerfen oder das Versenden von E-Mails, entwickeln sich mehr und mehr in Richtung -> Zusammenarbeit.

Genauso wie Google Docs und Dropbox die Art und Weise verändert haben, wie Teams an Dokumenten arbeiten, revolutionierte Github wie Developer-Teams programmieren und Fehler beheben können. Figma wiederum veränderte die Art, wie Teams Apps und Webseiten gestalten.

Bei Mailjet konzentrieren wir uns darauf, zu verändern, wie E-Mails von Teams erstellt und versendet werden.

Beispiele für Content-Erstellungs-Tools

Beispiele für Tools, die auf die gemeinsame Erstellung von Inhalten spezialisiert sind.

 

Wie die Zusammenarbeit bei E-Mails bislang hinterher hinkt

Doch wie sieht es im Bereich E-Mail aus?

Die Sache ist die (Warnung: Das Meckern geht gleich los), dass es sich bei E-Mails von Natur aus um eine teambasierte Aktivität handelt. Selbst in Unternehmen mittlerer Größe können bis zu 8 verschiedene Personen an der Entwicklung einer E-Mail Vorlage beteiligt sein, vom Designer bis hin zu Texter, Entwickler und CRM-Manager.

Wer im Unternehmen bei der E-Mail Erstellung involviert ist

Antworten auf die Frage “Wer genau in Ihrem Unternehmen ist [bei der E-Mail Erstellung] involviert”.

Das dies tatsächlich der Fall ist, zeigt unsere Umfrage “Wie erstellen Sie Ihre E-Mails und was sind hier Ihre Herausforderungen” vom August 2018. Gerade einmal in jedem dritten Unternehmen in der DACH-Region erstellt eine einzelne Person E-Mails alleine. Oder anders formuliert: Über ⅔ der Befragten erstellen E-Mails gemeinsam im Team.

Ergebnisse der Umfrage

Antworten auf die Frage “Wie viele Mitarbeiter sind bei der E-Mail Erstellung involviert?”. Untersuchung von Mailjet, 2018.

Darüber hinaus verwenden Unternehmen oftmals verschiedene Arten von E-Mails wie Transaktionale und Marketing E-Mails sowie automatisierte E-Mails, die von den jeweiligen Teams gehandhabt werden, wie z. B. von den Marketing Verantwortlichen.

Und während diese Teams auf Slack oder Yammer kommunizieren, Projekte in Asana oder Trello abwickeln und Inhalte in Google Docs oder Dropbox erstellen – versenden sie E-Mails in einer statischen Umgebung, die nicht für die Zusammenarbeit vorgesehen ist. Sie basiert auf Isolation und nicht auf Synchronisierung.

Finden Sie den Fehler.

 

Wie Mailjet dieses Problem nun endlich löst

Das Problem, E-Mails nicht gemeinsam in Echtzeit zu erstellen, kennen wir nur zu gut: wir versenden wöchentlich fünf verschiedene Newsletter in 4 Zeitzonen, einen deutsch-, französisch-, spanisch- und zwei englischsprachige (USA und UK).

Hinzu kommt unser monatlich erscheinender, viersprachiger Produkt-Newsletter, der unsere Kunden über die neuesten Funktionen informiert.

Haben Sie eigentlich schon unseren deutschsprachigen Newsletter abonniert? Wenn nicht, dann können Sie dies jetzt tun ;)

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Doch nicht nur wir haben einen Bedarf erkannt, auch unsere Kunden sind bereits mit den Wunsch an uns herangetreten, die E-Mail Erstellung noch effektiver zu gestalten. Und wir haben zugehört…

Stellen Sie sich vor, Sie könnten all die Funktionen, die Sie in Google Docs so lieben, in Ihren E-Mails verwenden (und viele viele mehr). Mailjet ermöglicht Ihnen dies nun.

 

Mailjets neues Collaboration Package

Bislang haben wir uns für die Erstellung unserer Newsletter im E-Mail Editor noch abgewechselt. Wir haben (1) unsere separaten Teile erledigen, (2) uns ausloggen und (3) unsere Kollegen informieren müssen, dass sie die E-Mail jetzt bearbeiten können, was sie (4) dann auch getan haben.

Das war ermüdend, unnötig und überhaupt nicht so, wie ein modernes Unternehmen arbeiten sollte. Doch dies gehört nun der Vergangenheit an. Ab sofort erstellen wir unsere Newsletter folgendermaßen:

  1. Wir erstellen gemeinsam in Echtzeit den ersten Entwurf der E-Mail.
  2. Juliane, unsere Country Marketing Managerin D/A/CH (Düsseldorf, Deutschland) fügt einige Kommentare hinzu, sodass
    ich, der Country Marketing Manager Nord-Amerika (Toronto, Kanada) sofort mit der finalen Bearbeitung des Newsletters loslegen kann.
  3. Aline, unsere Inhouse-Designerin (Paris, Frankreich), sperrt verschiedene Abschnitte des Newsletters, damit keiner an ihren wunderschönen Bildern herumhantieren kann #design-oops.
  4. Michyl, unsere Head of Marketing Communication (Paris, Frankreich), übernimmt die Schlussabnahme, sodass keiner ohne ihre Erlaubnis eine E-Mail versenden kann.

E-Mails gemeinsam im Team erstellen

Mailjetters: Juliane Heise, Miles DePaul, Aline Tola und Michyl Culos v.l.n.r.

Zusätzlich zu Live-Zusammenarbeit, Kommentaren und Berechtigungen haben wir außerdem Funktionen für das Rollenmanagement veröffentlicht, damit so die idealen Rollen an die jeweiligen Teammitglieder verteilt werden können sowie die Möglichkeit besteht, Änderungen an den Vorlagen nachzuverfolgen.

Benutzerrechte in Mailjet festlegen

Mailjet erlaubt es, granularste Benutzerrollen zu definieren.

Alle Collaboration-Funktionen sind:

    • Granulare Benutzerverwaltung und -rechte
    • Gemeinsame E-Mail Erstellung in Echtzeit
    • Kommentar-Funktion
    • Vorlagenverwaltung
    • E-Mail Abschnitte sperren
    • Anfrage auf Veröffentlichung

 

Warum dies eine echte Revolution ist

Wir möchten auf keinen Fall, dass die E-Mail Erstellung im Team jemals wieder in einer Ära der Vorzusammenarbeit gefangen ist.

37.3%
Die Erstellung der E-Mail Vorlage dauert zu lange.
33.3%
Die Koordination zwischen allen involvierten Personen ist etwas mühselig.
23.5%
Die inhaltliche Erstellung dauert zu lange.
23.5%
Uns fällt es schwer, E-Mails ad hoc zu erstellen und zu versenden.
19.6%
Die Kommunikation zwischen allen involvierten Personen ist etwas mühselig. Wir müssen ein anderes Kommunikationstool verwenden.
17.6%
Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
17.6%
Ich muss warten, bis mein Vorgesetzter oder Kollege mir inhaltliches Feedback zur E-Mail Kampagne gibt.
9.8%
Andere
7.8%
Meine Kollegen ändern ausversehen das Design und ich muss es wieder anpassen.
3.9%
Ich darf ohne das Einverständnis meines Vorgesetzten oder Kollegen keine E-Mails versenden.
3.9%
Nur eine Person kann sich einloggen und an der E-Mail Kampagne arbeiten.
3.9%
Änderungen werden nicht gespeichert, weil Kollegen an der gleichen E-Mail Kampagne arbeiten.
2.0%
E-Mails werden ausversehen versendet.

Tabelle: Antworten auf die Frage “Was sind Ihre größten Herausforderungen bzw. was nervt Sie?”

Wie oben erwähnt, hat die dritte und letzte Welle der Zusammenarbeit die Notwendigkeit von Echtzeit-Ergebnissen und sofortiger Belohnung mit sich gebracht.

Es geht nicht mehr nur um die Zusammenarbeit, oder um die Zusammenarbeit über Grenzen und Zeitzonen hinweg, sondern darum, sofort Ergebnisse zu erzielen.

E-Mail Marketing wird für die Marketing-Teams auch weiterhin ein wichtiger Kanal dafür sein, Kunden anzusprechen und mit ihnen in Kontakt zu treten.

Bedeutung von E-Mail Marketing für Unternehmen

Die Bedeutung von E-Mail Marketing für Unternehmen. Ergebnisse der DMA Insights: Marketer Email Tracking Studie.

Daher ist es von größerer Bedeutung als je zuvor, die E-Mail Marketer dabei zu unterstützen, ihre gewünschten Ergebnisse sofort umsetzen zu können.

Für uns bedeutet das eine unkomplizierte Live-Zusammenarbeit, die Möglichkeit, direkt in der Benutzeroberfläche kommentieren und kommunizieren zu können und Vorlagen leicht zugänglich und möglichst wiederherstellbar zu machen.

 

Was jetzt?

So wie sich der Arbeitsplatz verändert, verändert sich auch die Art, wie wir arbeiten. Mailjet wird die Arbeitsweise der Menschen verändern, die mit E-Mails arbeiten.

Wir erwarten, dass dies erst der Beginn dessen ist, wie das Erstellen von E-Mails mehr und mehr teambasiert sein wird.

Sie möchten mehr über unsere neuen Funktionen erfahren? Alles zu unserem Collaboration Package erfahren Sie hier. Probieren Sie es doch gleich selber aus. Loggen Sie sich dazu bei Mailjet ein oder erstellen Sie ein neues Konto:

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