Es ist nicht einfach, die perfekte E-Mail zur richtigen Zeit an Ihre Empfänger zu senden. Noch viel schwieriger ist es, wenn Sie nicht verstehen, wie Ihre E-Mails in die Posteingänge Ihrer Empfänger gelangen. Wie viele E-Mails, die Sie los schicken, kommen bei Ihren Empfängern nicht an? Und haben Sie sich schon mal gefragt, woran es hackt?

Den technischen Weg einer E-Mail zu verstehen kann Ihnen bereits bei der Planung Ihrer E-Mail Kampagne helfen und Ihnen viele Vorteile bringen.

Also, wie sieht der Weg einer E-Mail aus technischer Perspektive aus? Wie genau gelangt eine Nachricht vom Sender zum Empfänger?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Weg einer E-Mail aus technischer Perspektive aussieht und wie genau eine Nachricht vom Versender zum Empfänger gelangt. 

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Oft stellt man sich lange komplizierte technische Vorgänge vor, die Ihre E-Mails auf irgendeine Weise in die Posteingänge Ihrer Empfänger transportieren. Wir können Ihnen jedoch versichern: So kompliziert ist es gar nicht, wenn man es erstmal einmal richtig erklärt bekommt.

Lassen Sie uns schauen, wie der E-Mail Versand im Einzelnen funktioniert.

 

Wie der E-Mail Versand technisch funktioniert

1. Schritt: E-Mail erstellen

Bevor Sie Ihre E-Mail Kampagne an Ihre Empfänger versenden können, müssen Sie diese zunächst erstellen. Klingt logisch, oder? Zahlreiche E-Mail Service Provider (ESP) bieten Ihnen dazu Editoren zur einfacheren Gestaltung von E-Mails.

Nachdem Sie

  1. die passenden E-Mail Bilder gesucht,
  2. die richtigen Farben ausgewählt,
  3. tolle Inhalte erstellt,
  4. das E-Mail Design optimiert und
  5. den richtigen E-Mail Versandzeitpunkt definiert haben,

ist Ihre E-Mail Kampagne für den Versand bereit. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um auf den „Senden-Button“ zu klicken.

 

2. Schritt: ESP bereitet den E-Mail Versand vor

Nachdem Sie auf den „Senden“-Button geklickt haben, ist Ihr Job erledigt. Ab jetzt übernimmt Ihre E-Mail  Marketing Software (ESP). Dieser bereitet nun Ihre E-Mail Kampagne für den Versand vor.

Doch bevor der ESP Ihre E-Mail losschickt, durchführt er zahlreiche Prozesse:

Er fügt der E-Mail zunächst eine Digitale Signatur zu (DKIM). Dies tut er damit der empfangende Server die Versender-Domain verifizieren kann (DKIM).

Wie man DKIM bei Mailjet einrichtet

DKIM bei Mailjet einrichten.

Anschließend konvertiert der ESP Ihre E-Mail in Header und Body.

Der MTA (Mail Transfer Agent, die Software, die E-Mails von einem Computer zum nächsten übermittelt) untersucht die Nachrichten auf mögliche Spams und Schadprogramme. Er überprüft dabei jeden Aspekt, darunter auch Textlänge, Wort- und Zeichenwahl.

Enthält die E-Mail bestimmte Begriffe und Redwendungen, die als kritisch angesehen werden (sogenannte Spam-Wörter), dann besteht die Gefahr, dass der ESP den E-Mail Versand anhält. Spam-Wörter sind Begriffe, die…

  • prinzipiell keinen oder wenig Nutzen für den Empfänger haben.
  • als Trigger wirken, sprich sollen ein bestimmtes Gefühl auslösen.
  • zu einer sofortigen Handlung motivieren.

Einige Themen wie  Glücksspiel, Shopping, Gesundheit und Dating sind besonders gefährdet. Hier schauen die Spamfilter in der Regel genauer hin und sortieren solche E-Mails im Zweifelsfall aus.

Glücksspiel Shopping Gesundheit Dating
Kein Scherz Jetzt zuschlagen Haarausfall behandeln Partner finden
Keine Abzocke Special Deal Cellulite Sexy Männer/Frauen
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Poker Schnäppchen Falten entfernen Traummann/frau
Wette Nur heute verfügbar Wunderheilung Fetisch

Tabelle: Beispiele für Spam-Wörter in E-Mails.

Wir haben für Sie eine kostenlose Checkliste zusammengestellt, die über 120 Spam-Wörter und Begriffe enthält, die Sie in Ihren E-Mail vermeiden sollten. Klicken Sie dazu einfach auf folgendes Bild:

 

Abschließend kontrolliert die DNS um sicherzugehen, dass die Empfänger existieren.

Ist alles in Ordnung, dann kommt es zum tatsächlichen E-Mail Versand.

Hier passt der ESP die Zustellungsgeschwindigkeit an die Geschwindigkeit des ISP an. Beim ISP handelt es sich um den Internet Service Provider bzw. Internetdienstanbieter, an den Sie Ihre E-Mails senden möchten, beispielsweise Gmail, Hotmail oder Yahoo.

Manche ISPs akzeptieren größere Mengen an E-Mails in einer kurzen Zeitspanne. Andere wiederum haben eine stärkeren Begrenzung. Deshalb versendet der ESP Ihre Kampagnen mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Die Gesamtanzahl der E-Mails, die Sie versenden möchten, wird hierzu in unterschiedliche Teile zerlegt, um den Sendevorgang zu optimieren.

 

3. Schritt: Erste Prüfung durch den Empfänger-ISP

Sobald Ihre E-Mail Kampagne von Ihrem ESP genehmigt wurde, ist diese bereit für ihre Reise in die große weite Welt. Der MTA (Erinnerung: das ist die Software, die Mailjet und andere E-Mail Service Provider für den Versand Ihrer E-Mail nutzen) Ihres ESP prüft ebenfalls, ob der gewünschte Empfänger überhaupt existiert.

Hierfür führt er eine Suche im Domain Name System(DNS) durch. Ist alles in Ordnung, sendet dieser Ihre E-Mail Kampagne an den MTA des Empfänger-Mailservers.

Die E-Mail wurde jetzt an den Mailserver des Empfängers gesendet, den ISP Ihres Abonnenten. Doch bevor sie von diesem angenommen wird, prüft dessen MTA einige der vom ESP übermittelten Informationen. Eines der wichtigsten Dinge, die ISPs untersuchen, ist die Reputation des Absenders. Ihre Reputation bestimmt, wie erfolgreich Ihre E-Mail-Strategie sein wird.

Eine schlechte Absender-Reputation hat negative Auswirkungen auf Ihre Zustellbarkeit (hierbei handelt es sich um Ihre Fähigkeit dafür zu sorgen, dass alle E-Mails, die Sie Ihren Kontakten senden, diese auch erreichen).

Der ISP, zu dem Sie Ihre Nachricht senden wollen, kann Ihre E-Mail blockieren – deshalb ist eine gute Reputation ausschlaggebend, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu optimieren. Es kann sogar passieren, dass Sie auf eine Blacklist gesetzt werden und Sie fortan als Spammer gelten. Ihre Kampagnen finden in diesem Fall nur schwer den Weg in die Postfächer.

Neben Ihrer Reputation prüft der ISP eine Reihe weiterer Elemente, um abschließend zu bestimmen, ob er Ihre E-Mails zulässt. Er versucht herauszufinden, ob der ESP bekannt und die Absender-Authentifizierung (SPF und DKIM) in Ordnung ist.

Der ISP wirft außerdem einen Blick auf die Metadaten, das Format und die Struktur der E-Mail. So überprüft dieser, ob die einzelnen Elemente korrekt sind (der HTML-Code) sowie ob der Posteingang des Empfängers existiert und nicht bereits voll ist.

Wenn Ihre E-Mail diese Kontrollen nicht übersteht oder wenn die E-Mail Adresse, die Sie anschreiben möchten, nicht existiert, spricht man von einer Bounce Message. Ein Hardbounce liegt vor, wenn der ISP feststellt, dass die E-Mail Adresse, die Sie anschreiben möchten, nicht bekannt oder nicht mehr aktiv ist.

Wenn Ihre E-Mail an einer anderen Kontrolle scheitert, spricht man von einem Softbounce. Grundsätzlich können unterschiedliche Softbounces auftreten. Beispielsweise kann es sich nur um ein temporäres Problem handeln. Die Fehlermeldung des Mailservers fordert Sie dazu auf, es entweder später erneut zu versuchen oder Ihre Kampagne wird abgewiesen (ebenso wie alle zukünftigen Nachrichten).

In diesem Fall wird der ISP Ihre Mails so lange nicht durchlassen, bis Sie Ihre Praktiken und Ihren Ruf verbessert haben.

 

4. Schritt: Zweite Prüfung durch den Empfänger-ISP

Im Idealfall hat Ihre E-Mail alle Kontrollen überwunden und den ISP schließlich davon überzeugt, seine Pforten zu öffnen. Jetzt prüft der ISP die eigentliche E-Mail. Er schickt den Inhalt durch einige interne Spamfilter und gleicht die Reputation des Absenders mit seiner eigenen Reputationsliste ab.

Wenn Ihre E-Mail diese Anforderungen nicht erfüllt, landet sie schnurstracks im Kerker der E-Mail Welt: dem Spam-Ordner. Wenn Sie Glück haben, wird diese dort entdeckt. Doch selbst wenn der Empfänger diese dort findet, verleiht die Tatsache, dass sie im Spam-Ordner landete Ihrer Nachricht keinen guten ersten Eindruck.

Wenn Ihre E-Mail auch dieses letzte Hindernis überwindet, landet sie sicher im Posteingang des Empfängers, gemeinsam mit vielen anderen E-Mails, die um die Aufmerksamkeit Ihres Kontakts ringen.

Einige ISPs, wie Gmail, verfügen sogar über unterschiedliche Ordner innerhalb des Postfachs. Jetzt liegt es am Titel, Design und Inhalt Ihrer E-Mail, die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen.

gmail-inbox

Die Posteingangsordner bei Gmail

Der Weg der E-Mail vom Versender zum Empfänger ist zu Ende. Doch diese Zwischenschritte und Sicherheitsmaßnahmen nötig, um sicherzugehen, dass keine schädlichen Nachrichten im Posteingang landen. Und was wie eine lange und ereignisreiche Reise aussieht, ist in Wirklichkeit oftmals in wenigen Sekunden erledigt.

 

Infografik: Wie die E-Mail vom Absender zum Empfänger gelangt

in Bild sagt bekanntlich mehr als Tausend Worte. Dies trifft besonders bei komplizierte Sachverhalte. Daher haben wir Ihnen in einer Infografik den Weg einer E-Mail vom Absender zum Empfänger aus technischer Sicht nochmal nachgezeichnet.

Infografik der Weg einer E-Mail aus technischer Sicht

 

Und jetzt?

Jetzt wissen Sie, wie die E-Mail vom Versender zum Empfänger gelangt und welche Prüfungen und Stationen es dabei durchläuft. Der Spamfilter nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein. Die E-Mail muss nicht einen, sondern gleich zwei Spamfilter passieren. Besteht diese die Prüfung nicht, dann landet sie im Spam-Ordner. Was Sie tun können, um diesen ungewollten Ort zu vermeiden, lesen Sie hier: So retten Sie Ihre E-Mails vor dem Spam-Ordner