Juliane Heise

Country Marketing Manager D/A/CH

E-Mails sind trotz neuer, “hipper” Online Marketing Kanäle wie Messenger, Instagram und Co. sowie den regelmäßig erscheinenden “Die E-Mail ist tot Artikeln” sowohl im B2B als auch im B2C Bereich (noch) nicht wegzudenken.
Nichtsdestotrotz wissen nur die Wenigsten wie E-Mails genau versendet werden. Oftmals stellt man sich lange komplizierte technische Vorgänge vor.

Doch so kompliziert ist der E-Mail Versand gar nicht, wenn man es erstmal einmal richtig erklärt bekommt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der E-Mail Versand funktioniert, wie genau E-Mails vom Absender zum Empfänger gelangen.

Die richtige E-Mail Marketing Praxis kann den Unterschied ausmachen. Um zukünftig keine E-Mail Marketing Tipps und Tricks zu verpassen, abonnieren Sie unseren Newsletter.

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Wenn E-Mails nicht im Posteingang Ihre Empfänger ankommen, dann haben Sie ein Problem: Sie haben Kosten ohne einen Gegenwert. E-Mails, die nicht ankommen, können nicht geöffnet, gelesen, auf die Links geklickt werden und auf der Zielseite kann keine Conversion stattfinden.

Die Herausforderung: Es existieren zahlreiche Gründe, warum E-Mails beim Empfänger nicht ankommen. Umso wichtiger ist es zu verstehen, wie der E-Mail Versand aus technischer Sicht abläuft. Denn nur wenn Sie wissen, wie E-Mails versendet werden, können Sie bei Problemen die richtigen Gegenmaßnahmen ergreifen.

Lassen Sie uns daher schauen, wie der E-Mail Versand im Einzelnen funktioniert.

 

Wie der E-Mail Versand technisch funktioniert

Der E-Mail Versand unterteilt sich grundsätzlich in die vier verschiedene Phasen:

  1. E-Mail Erstellung
  2. Versandvorbereitung
  3. E-Mail Prüfung durch den eigenen ESP
  4. E-Mail Prüfung durch den Empfänger-ISP

Damit eine E-Mail erfolgreich vom Absender zum Empfänger gelangt, müssen alle Phasen erfolgreich durchlaufen werden.

 

1. Schritt: E-Mail erstellen

Bevor Sie Ihre E-Mail Kampagne an Ihre Empfänger versenden können, müssen Sie diese zunächst erstellen. Klingt logisch, oder?

Nachdem Sie

  1. die passenden E-Mail Bilder gesucht,
  2. die richtigen Farben ausgewählt,
  3. tolle Inhalte erstellt,
  4. das E-Mail Design optimiert und
  5. den richtigen E-Mail Versandzeitpunkt definiert haben,

ist Ihre E-Mail Kampagne für den Versand bereit. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um auf den „Senden-Button“ zu klicken.

E-Mail Kampagne mit Mailjet versenden

E-Mail Versand starten bei Mailjet.

 

2. Schritt: ESP bereitet den E-Mail Versand vor

Nachdem Sie auf den „Senden“-Button geklickt haben, ist Ihr Job erledigt. Ab jetzt übernimmt Ihre E-Mail Marketing Software (ESP). Dieser bereitet nun Ihre E-Mail Kampagne für den Versand vor.

Doch bevor der ESP den eigentlichen E-Mail Versand startet, durchführt er zahlreiche Prozesse:

 

1. Hinzufügen einer Digitale Signatur (DKIM)

Der ESP des Absenders fügt im ersten Schritt der E-Mail eine Digitale Signatur (DKIM) zu. Dies tut er, damit der empfangende Server die Versender-Domain verifizieren kann. Das DKIM authentifiziert also die Quelle und Inhalt der E-Mail.

Wie man DKIM bei Mailjet einrichtet

So richten Sie DKIM bei Mailjet ein.

P.S. Wie Sie bei Mailjet das DKIM einrichten, erfahren Sie hier: SPF & DKIM Authentifizierung.

 

2. Konvertierung in Header und Body

Im zweiten Schritt konvertiert er die ausgehende E-Mail in Header und Body. Der E-Mail Body, also der Textteil, ist der Hauptbestandteil einer E-Mail. Es enthält den Text, Bilder und andere Daten (z.B. Anhänge).

Der Header der E-Mail enthält folgende Informationen: Absender, Empfänger-Adresse, Zeitpunkt der Erstellung Weg einer E-Mail, bis zum Posteingang und sonstige optionale Angaben.

E-Mail IP-Adresse herausfinden

Wie Sie den E-Mail Header bei Gmail anzeigen lassen können.

 

3. Prüfung auf Spam

Der MTA (Mail Transfer Agent, die Software, die E-Mails von einem Computer zum nächsten übermittelt) untersucht die Nachrichten auf mögliche Spams und Schadprogramme. Er überprüft dabei jeden Aspekt, darunter auch Textlänge, Wort- und Zeichenwahl.

Er überprüft dabei jeden Aspekt, darunter auch Textlänge, Wort- und Zeichenwahl. Enthält die E-Mail bestimmte Begriffe und Redewendungen, die als kritisch angesehen werden (sogenannte Spam-Wörter), dann besteht die Gefahr, dass der ESP den E-Mail Versand anhält.

Einige Themen wie Glücksspiel, Shopping, Gesundheit und Dating sind besonders gefährdet. Hier schauen die Spamfilter in der Regel genauer hin und sortieren solche E-Mails im Zweifelsfall aus.

Glücksspiel Shopping Gesundheit Dating
Kein Scherz Jetzt zuschlagen Haarausfall behandeln Partner finden
Keine Abzocke Special Deal Cellulite Sexy Männer/Frauen
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Poker Schnäppchen Falten entfernen Traummann/frau
Wette Nur heute verfügbar Wunderheilung Fetisch

Tabelle: Beispiele für Spam-Wörter in E-Mails.

Wir haben für Sie eine kostenlose Checkliste zusammengestellt, die über 120 Spam-Wörter und Begriffe enthält, die Sie in Ihren E-Mail vermeiden sollten. Klicken Sie dazu einfach auf folgendes Bild:

4. DNS Kontrolle

Abschließend kontrolliert die DNS um sicherzugehen, dass die Empfänger existieren. Kann er die Empfänger E-Mail Adresse nicht finden, dann wird die E-Mail an diese Person nicht versenden. In Ihren E-Mail Statistiken sehen Sie dann einen Bounce.

Bounce Rate bei E-Mail Kampagne sehen bei Mailjet

So sehen Sie bei Mailjet die Bounce Rate Ihrer versendeten E-Mail Kampagnen. 

Ist alles in Ordnung, dann genehmigt Ihr ESP die E-Mail und kommt es zum tatsächlichen E-Mail Versand.

 

5. Anpassen der Zustellgeschwindigkeit

Während Ihr ESP die einzelnen E-Mails versendet, passt er die Zustellgeschwindigkeit an die Geschwindigkeit der Ziel-ISPs an. Beim ISP handelt es sich um den Internet Service Provider bzw. Internetdienstanbieter, an den Sie Ihre E-Mails senden möchten, beispielsweise Gmail, Hotmail oder Yahoo.

Doch warum macht er das?

Manche ISPs akzeptieren in einer kurzen Zeitspanne größere Mengen an E-Mails. Andere wiederum haben eine stärkeren Begrenzung. Damit Ihre E-Mails nicht zurückgewiesen werden, versendet Ihr ESP die E-Mails mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten.

Um den Sendevorgang zu optimieren, wird die Gesamtanzahl der versendeten E-Mails in unterschiedliche Teile zerlegt.

Das ist ziemlich schlau, nicht wahr?

 

3. Schritt: Erste Prüfung durch den Empfänger-ISP

Die E-Mail ist nun beim Empfänger-ISP angekommen. Doch heißt das, dass der E-Mail Versand nun erfolgreich abgeschlossen ist?

Leider nein.

 

1. Zweite DNS Kontrolle

Die E-Mail wurde an die Mailserver (ISP) Ihrer Empfänger gesendet. Doch bevor sie von diesem angenommen wird, prüft dessen MTA einige der von Ihrem ESP übermittelten Informationen.

Eines der wichtigsten Dinge, die ISPs untersuchen, ist die Reputation des Absenders. Ist Ihre Absender-Reputation nicht gut, wird er Ihre E-Mail wahrscheinlich blockieren. Im schlimmsten Fall werden Sie als Spammer eingestuft und auf eine Blacklist gesetzt. Die Folge ist, dass nicht nur diese, sondern sämtliche E-Mails, die Sie zukünftig an diesen ISP senden, abgewiesen werden.

Eine gute Absender-Reputation ist also entscheidend dafür, ob alle Ihre E-Mails, die Sie Ihren Kontakten senden, diese auch erreichen.

Wie Sie Ihre Absender-Reputation überprüfen und ggf. verbessern, erfahren Sie hier: Folgen einer schlechten Absender-Reputation

 

2. Prüfung, ob Absender-ESP existiert

Neben Ihrer Reputation prüft der ISP eine Reihe weiterer Elemente, um abschließend zu bestimmen, ob er Ihre E-Mails zulässt. Er versucht herauszufinden, ob der ESP bekannt und die Absender-Authentifizierung (SPF und DKIM) in Ordnung ist.

Wenn er die E-Mail Adresse, die Sie anschreiben möchten, nicht bekannt oder nicht mehr aktiv ist, dann weist er die E-Mail ab. In diesem Fall sprechen wir von einen Hardbounce.

 

3. Prüfung der E-Mail Metadaten

Der ISP wirft außerdem einen Blick auf die Metadaten, das Format und die Struktur der E-Mail. So überprüft dieser, ob

  1. die einzelnen Elemente korrekt sind (der HTML-Code),
  2. der Posteingang des Empfängers existiert,
  3. der Posteingang bereits voll ist.

Ist der Posteingang des Empfängers voll, dann ist der E-Mail Versand ebenfalls gescheitert. In diesem Fall sprechen wir von einem Softbounce, da das Problem von temporärer Natur ist.

Die Fehlermeldung des Mailservers fordert Sie dazu auf, es entweder später erneut zu versuchen oder Ihre E-Mail wird abgewiesen.

 

4. Schritt: Zweite Prüfung durch den Empfänger-ISP

Hat Ihre E-Mail alle Prüfungen erfolgreich bestanden, dann lässt der Empfänger-ISP Ihre E-Mail in sein System.

Der eigentliche E-Mail Versand ist an dieser Stelle abgeschlossen. Heißt das, dass Ihre E-Mail nun erfolgreich im Posteingang angezeigt wird? Leider immer noch nicht.

Jetzt erst prüft der ISP die eigentliche E-Mail. Er schickt den E-Mail Inhalt durch einige interne Spamfilter und gleicht die Reputation des Absenders mit seiner eigenen Reputationsliste ab.

Wenn Ihre E-Mail diese Anforderungen nicht erfüllt, landet sie im Spam-Ordner. Wenn Sie Glück haben, wird diese dort entdeckt. Doch selbst wenn der Empfänger diese dort findet, verleiht die Tatsache, dass sie im Spam-Ordner landete Ihrer Nachricht keinen guten ersten Eindruck.

Der Weg der E-Mail vom Versender zum Posteingang des Empfänger ist nun zu Ende. Sämtliche Zwischenschritte und Sicherheitsmaßnahmen sind nötig, um sicherzugehen, dass keine schädlichen Nachrichten im Posteingang landen. Und was wie ein langer und komplizierter Prozess aussieht, dauert in Wirklichkeit oftmals nur wenige Sekunden.

Jetzt liegt es u.a. an der Betreffzeile, erfolgreich die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen. Wie Sie die perfekte E-Mail Betreffzeile verfassen, dass erfahren Sie in diesem Artikel: E-Mail Betreffzeile verfassen, die 11 besten Tipps.

 

Infografik: So funktioniert der E-Mail Versand

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als Tausend Worte. Dies trifft besonders bei komplizierten Sachverhalten zu wie etwa beim Thema E-Mail Versand. Aus diesem Grund haben wir Ihnen in einer Infografik den Weg einer E-Mail vom Absender zum Empfänger aus technischer Sicht nochmal nachgezeichnet.

Infografik der Weg einer E-Mail aus technischer Sicht

 

Und jetzt?

Jetzt wissen Sie, wie E-Mails versendet werden, wie sie genau vom Versender zum Empfänger gelangen und welche Prüfungen und Stationen sie dabei durchlaufen.

Wie wir gesehen haben, nimmt der Spamfilter eine Schlüsselrolle beim E-Mail Versand ein. Die E-Mail muss auf dem Weg vom Absender zum Empfänger nicht einen, sondern gleich zwei Spamfilter passieren.Was Sie tun können, um diesen ungewollten Ort zu vermeiden, lesen Sie hier: So retten Sie Ihre E-Mails vor dem Spam-Ordner

Doch dies nicht nur eine von zahlreichen Maßnahmen, die Sie ergreifen können, damit Ihre E-Mail vom Empfänger-ISP nicht abgewiesen werden.

Wir haben einen kostenlosen Guide mit über 32 Faktoren erstellt, die darüber entscheiden, ob Ihre E-Mails es in den Posteingang schaffen, also ob der E-Mail Versand erfolgreich war oder nicht. Diesen können Sie hier kostenlos herunterladen:

Bannerbild zum Mailjet Guide: E-Mail Zustellbarkeit