Laura Itner

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Es ist keine Neuigkeit, dass E-Mail Marketing Kampagnen komplexer werden. Dinge wie dynamische Personalisierung, interaktive Inhalte oder ein reaktionsfähiges Design stellen Marketing Teams immer öfters vor neuen Herausforderungen, die es erfolgreich zu meistern gilt.

Das bedeutet natürlich im Umkehrschluss, dass sich der Workflow Ihres E-Mail Teams ebenfalls weiterentwickelt sollte: Eine qualitativ hochwertige E-Mail ist eine komplexe E-Mail, und eine komplexe E-Mail erfordert einen effektiven Team-Workflow.

Dieser Artikel beschreibt, wie Teams effektiv zusammenarbeiten können, welche Rollen Sie in Ihrem Team integrieren sollten und welcher E-Mail Workflow erforderlich ist, um E-Mail Marketing optimal betreiben zu können.

 

Diese 5 Archetypen brauchen Sie in Ihrem E-Mail Marketing Team

Egal, ob Sie einen Newsletter versenden, transaktionale oder automatisierte E-Mail Vorlagen erstellen möchten: Jedes E-Mail Team wird die meisten dieser Schritte durchlaufen.

Doch manchmal kommt es vor, dass die Rollen im Team ungleichmäßig verteilt werden, eine Person mehr als eine Rolle spielt und somit die Gefahr besteht, nur mittelmäßige Ergebnisse zu erzielen.

So gibt es Teams mit einem wirklich starken Texter, aber einem schlechtem Design, jedoch kaum messbare Erfolge.

Ebenso besteht die Möglichkeit, dass ein Team mit großartigen Texten, großartigem Design, aber keinem Dateningenieur, der die Vorteile von Personalisierungs- und Segmentierungsmöglichkeiten nutzt, auf Dauer nicht erfolgreich sein wird.

Jedes Team fungiert anders, aber am Ende des Tages gibt es folgende Archetypen in Ihrem E-Mail Marketing Workflow, die einbezogen werden sollten:

Checkliste: Die 5 Archeteypen in Ihrem E-Mail Marketing Team

 

    • Der E-Mail Stratege ist von A bis Z dabei, von der Art und Weise, welche Rolle E-Mails in Ihrem Unternehmen spielen, bis hin zum letzten Wort in Ihren Kampagnen.
    • Der E-Mail Designer kümmert sich um das Aussehen einer jeden E-Mail Kampagne. Im Gegensatz zum Standard Webdesign oder dem Social Media Design, erfordert das Design für E-Mails ganz eigene Kenntnisse. Zum Beispiel, wie das Design auf verschiedenen Geräten aussehen wird.
    • Der E-Mail Redakteur ist für die eigentlichen E-Mail Inhalte verantwortlich. Er fügt die Texte und Bilder in die vom E-Mail Designer erstellten E-Mail Vorlagen ein.
    • Der E-Mail Entwickler arbeitet eng mit dem Strategen und Designern von Anfang an zusammen. Sein Ziel ist es sicherzustellen, dass das Ziel einer E-Mail Kampagne mit den vorhandenen Variablen erreicht wird. Er stellt ebenfalls sicher, dass das Design tatsächlich auf verschiedene Geräten und Posteingängen reagiert. Abschließend übernehmen sie die Kontrolle über die Optimierungspraktiken.
    • Der Dateningenieur unterstützt, wenn notwendig, den Entwickler bei der Integration. Er stellt unter anderem sicher, dass die richtigen Daten in der richtigen E-Mail enthalten sind und zum anderen, dass Daten vorhanden sind, die jederzeit abgerufen werden können. Um Leerfelder in Ihren E-Mail Kampagnen oder, schlimmer noch, eine fehlgeschlagene Segmentierung zu vermeiden, sollten Sie also einen Dateningenieur in Ihrem Team haben.

 

Einen genaueren Überblick über die einzelnen Personen und deren Aufgaben, finden Sie in diesem Artikel: Diese Personen brauchen Sie in Ihrem E-Mail Marketing Team

 

Den E-Mail Team-Workflow richtig angehen

Das E-Mail Team durchläuft bei der der Erstellung einer Kampagne drei Phasen:

      • Strategie entwickeln
      • Realisieren
      • Optimieren

 

Schauen wir uns die drei Phasen im Detail an.

 

1. Phase: Strategie entwickeln

Die E-Mail Strategie bildet die Grundlage für erfolgreiches E-Mail Marketing.Er ist in dieser ersten Phase der wichtigste Akteur. Dieser bewertet die Daten und nimmt ggf. Anpassungen vor und leitet daraufhin eine Kampagnen-Strategie

 

Daten bewerten & anpassen

Zu Beginn steht ein detailliertes Audit an.

Der E-Mail Stratege stellt dazu sich und seinem Team folgende Schlüsselfragen:

  • Haben wir unsere Engagement-Ziele erreicht?
  • Wie ist unser E-Mail Zustellbarkeits-Rate? Laden alle unsere E-Mails in den Posteingang oder
    bei welchem ISP landen wir in den Spam-Ordner?
  • Wie sind unsere E-Mail Statistiken? Sind die Öffnungs- und Klickraten so wie wir sie haben
    möchten?
  • Welche Betreffzeilen haben am besten funktioniert?
  • Zu welcher Uhrzeit sehen wir die besten Ergebnisse?
  • Was waren die Ergebnisse der A/B-Tests?
  • Welche Segmente führten zu einem höheren Engagement?
  • Welche Kundengruppen haben am besten auf unsere Kampagnen reagiert??
  • In welchem Umfang betreiben wir

Listenreinigung und wann haben wir die letzte durchgeführt?Die bisherige E-Mail Marketing Praxis auf den Prüfstand zu stellen, ist für die Strategieanpassung entscheidend.

 

Entwicklung einer Kampagnenstrategie

Nachdem das Audit abgeschlossen ist, passt der E-Mail Stratege die E-Mail Marketing Strategie an.

In dieser Phase ist der E-Mail Stratege entscheidend. Sie sind diejenigen, die für die Entwicklung der gesamten E-Mail Strategie verantwortlich sind, indem sie Daten aus früheren E-Mail Kampagnen und anderes Wissen über Ihre Zielgruppe verwenden.

Zu den Fragen, die Sie in diesem Stadium zu lösen versuchen, gehören:

  • Was ist das Hauptziel dieser Kampagne?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Welche internen/externen Teammitglieder benötigen Sie?
  • Wie werden Sie den Erfolg messen?
  • Welche Elemente werden getestet (z.B. A/B Tests)?

 

Der E-Mail Stratege wird Expertenratschläge aus dem gesamten Unternehmen einholen, einschließlich der Mitglieder ihres E-Mail Teams und des größeren Marketing-Teams, um besser zu verstehen, wie E-Mails in das Gesamtbild passen.

Hilfestellungen, wie Sie eine funktionierende E-Mail Strategie entwickeln, lesen Sie in diesem Artikel: Wie Sie eine effektive Newsletter Strategie erstellen

2. Phase: Realisieren

In der zweiten Phase dreht sich alles um die Realisierung Ihrer E-Mail Strategie. Nun ist es an der Zeit, ebenfalls Ihre Texter, Designer und Entwickler miteinzubeziehen.

 

E-Mail Vorlage(n) gestalten

Der erste Schritt der Erstellungsphase ist die Festlegung des E-Mails Designs bzw. Der E-Mail Vorlagen.

Doch Vorlage ist nicht gleich Vorlage. Je nach Branche und Einsatz-Ziel bieten sich verschiedene E-Mail Layouts an. Allein beim Newsletter kann es große Unterschiede geben.

Der E-Mail Designer kann je nach Einsatzzweck mit vorgefertigten E-Mail Vorlagen arbeiten oder eigene Designs von Grund auf erstellen.

Mailjet bietet eine Vielzahl an vorgefertigten E-Mail Vorlagen, die Sie nehmen und nach Belieben weiterbearbeiten können.

 

Es ist auch wichtig, in dieser Phase zu ermitteln, welche Personalressourcen benötigt werden, um das Design zu erfüllen, das Sie bauen. Wird all dies durch eine Drag-and-Drop-Schnittstelle möglich sein, oder benötigen Sie einen eigenen Code?

Wenn Sie bei der Erstellung des E-Mail Designs Unterstützung und/oder Inspiration benötigen, dann werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel: E-Mail Vorlage erstellen: Schritt-für-Schritt

E-Mail Layout
Grundgerüst ist vorhanden
Das E-Mail Layout ist responsive
Vorlage beinhaltet Titel, Hauptteil und Fußzeile
Titel, Hauptteil und Fußzeile sind klar voneinander abgetrennt
Die Breite bewegt sich zwischen 500 und 680 px
Visuelle Gestaltung
Verschiedene E-Mail Designs haben den gleichen “Look and Feel”
Unternehmenslogo befindet sich im oberen Bereich
CI Farben werden verwendet
E-Mail Template beinhaltet viel weiße Fläche
Die Kernbotschaft sticht visuell raus
Pro Newsletter nur ein interaktives Element
Inhaltliche Gestaltung
Vorlage hat eine zentrale Botschaft
Die wichtigsten Infos stehen am Anfang
Textblöcke sind nicht zu lange
Überschriften und ggf. Aufzählungen sind vorhanden
Inhalte sind gut lesbar
Text zu Bild Verhältnis ist 60:40 oder 70:30
Der Call-to-Action (Button etc.) sticht heraus
Der Call-to-Action (Button etc.) ist gut anklickbar
Sonstiges
Abmeldelink ist vorhanden (bei Marketing E-Mails)
Impressum ist vorhanden
E-Mail Design ist A/B getestet

Checkliste: Die Grundprinzipien einer gelungenen E-Mail Vorlage

 

E-Mail inhaltlich erstellen

Sobald ein Design-Layout ausgewählt ist, ist es an der Zeit, die Texter bzw. Redakteur in der E-Mail miteinzubeziehen.

Die effektivsten E-Mail Texter nutzen diese Phase des E-Mail Erstellungsprozesses, um zwei Dinge zu tun:

      • Sie arbeiten mit dem E-Mail Strategen und Dateningenieur zusammen, um zu verstehen, welche Botschaft am ehesten umgesetzt werden kann, welche Anrufe zu den meisten Klicks führen und wo Sie die Vorteile der Personalisierung und Segmentierung nutzen können.
      • Anschließend identifizieren sie, was die Kernbotschaft der Kampagne ist und wie Sie diese kommunizieren möchten.

 

Neben dem Texter kann der Designer mit der Arbeit an den Bildern beginnen, die in eine Kampagne aufgenommen werden. Welche Bilder die Botschaft unterstützen, welche Bilder am ehesten konvertiert werden können (basierend auf früheren Daten) und welche Markenrichtlinien eingehalten werden müssen.

Es ist wichtig, in dieser Phase auch mit dem E-Mail Entwickler zusammenzuarbeiten, um zu verstehen, welche einzigartigen Designelemente integriert werden können, um eine noch ansprechendere E-Mail zu gestalten.

Dazu können Sie, zum Beispiel, GIFs oder andere interaktive Bilder und Videos nutzen oder einen Countdown-Timer integrieren, der einen benutzerdefinierten Code erfordert. Schauen Sie sich doch dazu folgenden Artikel von Mailjet an: Bilder in E-Mails: der komplette Guide

 

So oder so: Die Zusammenarbeit ist hier entscheidend.Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Auswirkungen Ihres Designs verstehen.

 

Benutzerdefinierter Code

Der letzte Schritt beim Realisieren einer jeden E-Mail Marketing Kampagne beinhaltet die Kodierung der E-Mail, oder besser noch, das Integrieren von kleinen benutzerdefinierten Code-Elementen. Je nachdem, ob die E-Mail vollständig mit einem Drag-and-Drop E-Mail Editor wie Mailjets Passport erstellt werden kann, muss Ihr E-Mail Entwickler einige Arbeit leisten.
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Alles rund um die Erstellung von Codes zeigt Ihnen Mailjet hier:

In dieser Phase wird sich der E-Mail Entwickler mit den folgenden Aufgaben und Fragen befassen:

      • Wireframe-Design und -Inhalte in HTML konvertieren
      • Welcher benutzerdefinierte Code ist erforderlich, um die Kampagnenziele zu erreichen?
      • Testen und optimieren Sie für alle Geräte und Posteingänge.

 

3. Phase: Optimieren

In der dritten und letzten Phase geht es um die Optimierung Ihrer E-Mail Kampagne und eine Überprüfung Ihrer Kontaktlisten. Während der E-Mail Stratege natürlich eine große Rolle spielen wird, müssen Sie auch dazu Zeit von Ihrem Dateningenieur und E-Mail Entwickler reservieren. Diese sind nämlich verantwortlich für die Integration von CRM

 

CRM integrieren

In dieser Phase, wenn Sie das Design festgelegt und benutzerdefinierte Inhalte, Bilder und Code erstellt haben, ist es jetzt an der Zeit, Ihr CRM oder eine andere Datenbank zu integrieren, um sicherzustellen, dass Ihre Kampagne optimiert wird.

Gemeinsam identifizieren sie Möglichkeiten zur Personalisierung oder Segmentierung und geben Empfehlungen an die Texter und Designer.

Letztendlich geht es in dieser Phase darum:

  • Segmentierungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen
  • Sicherzustellen, dass CRM in Ihre E-Mail Plattform integriert ist.
  • Validierung und Datenintegrität und Personalisierung
  • Schauen Sie sich am besten dazu unsere Integrationen an, um herauszufinden, wie Sie diese Phase am besten optimieren können.

 

Testen & Validieren

In dieser Phase werden Sie wieder mehr von Ihrem Team hinzuziehen; einschließlich Texter, Designer und Stratege, um die endgültige Kopie und das Design zu überprüfen, die Variablen zu testen, zu bestätigen, dass die richtigen A/B-Tests verwendet werden, und so weiter.

Beispiel: Die Grundprinzipien einer gelungenen E-Mail Vorlage

 

Dabei ist es von Vorteil, eng und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, um den Zeitaufwand für das Hin- und Herbewegen von Themen wie Betreffzeilen, Überschriften, CTAs und so weiter zu reduzieren.

Wie das ganze dann letztendlich aussehen kann, zeigt Mailjet Ihnen hier: Mailjets Collaboration Package

 

Genehmigen & Senden

Schließlich ist es Zeit für die Person, die die E-Mail genehmigt und versendet oder die Vorlage veröffentlicht.
So sehr E-Mail Marketing auch ein Teamsport ist (wie jedes effektive Projekt), muss die ultimative Kontrolle und Genehmigung auf eine einzige Person fallen. Diese Person ist üblicherweise der E-Mail Stratege.

 

Dies hilft Tippfehler oder eine andere Anzahl von E-Mail Misserfolgen zu vermeiden, die oft auf überstürzte Entscheidungen oder die falsche Person beim Lesen der E-Mail zurückzuführen sind. Sie möchten nicht, dass ein Designer oder Entwickler versehentlich eine E-Mail mit Tippfehlern versendet. Oder ein Texter, der die Kampagne verschickt, ohne ein ansprechendes Design in Betracht zu ziehen.

Nach der Genehmigung ist es an der Zeit die E-Mail zu versenden.

Jetzt beginnt der Kreislauf von Neuem. Der E-Mail Stratege analysiert die Performance der E-Mail Kampagne und erarbeitet Optimierungsmaßnahmen.

 

Und jetzt?

Während dieser Workflow wie eine Menge Arbeit für eine einzelne E-Mail aussehen kann, ist es eine Tatsache, dass jedes Team diesen gesamten Workflow mit jeder einzelnen E-Mail durchläuft.

Die Abweichung zwischen einer guten E-Mail und einer schlechten E-Mail (oder einem guten E-Mail Programm und einem Schlechten) ist die Art und Weise, wie Details in jeder Phase behandelt werden.

Sie können z.B. den Schritt “Strategie entwickeln” oder “Genehmigen & Senden” sicherlich überspringen. Doch langfristig kann es zu Komplikationen kommen. Ihre individuellen Kampagnen können leiden, aber auch die Gewohnheiten Ihres Teams

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie gute Gewohnheiten aufbauen. Wir hoffen, dass Sie diesen Workflow als Grundlage nutzen werden, um gute Gewohnheiten in den Workflow Ihres eigenen Teams einzubauen.

Passt dieser Workflow gut zum Workflow Ihres eigenen Teams? Erstellen Sie dazu einfach ein Mailjet-Konto und folgen Sie zusammen mit Ihrem Team unserer Anleitung.

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