Laura Itner

// Marketing Assistant

Es ist keine Neuigkeit, dass E-Mail Marketing Kampagnen komplexer werden. Dinge wie dynamische Personalisierung, interaktive Inhalte oder ein reaktionsfähiges Design stellen Marketing Teams immer öfters vor neuen Herausforderungen, die es erfolgreich zu meistern gilt.

Das bedeutet natürlich im Umkehrschluss, dass sich der Workflow Ihres E-Mail Teams ebenfalls weiterentwickelt sollte: Eine qualitativ hochwertige E-Mail ist eine komplexe E-Mail, und eine komplexe E-Mail erfordert einen effektiven Team-Workflow.

Dieser Artikel beschreibt, wie Teams effektiv zusammenarbeiten können, welche Rollen Sie in Ihrem Team integrieren sollten und welcher E-Mail Workflow erforderlich ist, um E-Mail Marketing optimal betreiben zu können.

 

 

 

Die drei Wellen der Zusammenarbeit

Erinnern Sie sich noch an das Gefühl, als Sie Google Docs zum ersten Mal genutzt haben und Sie Ihre Kollegen direkt beim Bearbeiten Ihrer Wörter beobachten konnten? Wenn es Ihnen dabei erging wie mir, bestand Ihre erste Reaktion wohl darin: „Ernsthaft? Du meinst, DEIN Text ist besser als meiner? OK… ja, irgendwie schon.“

Augenöffnend war für Sie vielleicht auch der Moment, als Sie feststellten, dass Sie Ihren Dateien nie mehr einen Suffix wie z. B. v1_Final_ForRealThisTime_2 hinzufügen müssen? Das war wie eine Mischung aus Nervenkitzel und dem Reiz des Neuen.

Aber das vermutlich Aufregendste war die Gewissheit, dass eine neue Ära der Arbeit vor Ihnen stand, und zwar von einer Ära der Iterationen und Isolationen hin zu einer Ära sofortiger Ergebnisse und Zusammenarbeit.

In den letzten 10 Jahren gab es am Arbeitsplatz drei Wellen der Zusammenarbeit, deren Nutzung schnell selbstverständlich geworden ist:

  1. Die erste Welle war die Digitalisierung von Dokumenten und Telefonanrufen.
  2. Die zweite Welle war die Unterbringung globaler Arbeitskräfte und von Arbeite-von-Überall Kulturen (Remote Teams).
  3. Die dritte Welle war die Implementierung von Echtzeit-Ergebnissen und sofortiger Belohnung.

Vor nicht allzu langer Zeit versendete ich noch ausgedruckte Papierdokumente an meine Kollegen. Ich wartete auf ihre Notizen und Kommentare, integrierte diese wieder in meine erste Iteration und wiederholte den Vorgang, bis beide Seiten zufrieden gestellt waren.

Heute erhalte ich jedoch in Slack einen Link zu einem Google Doc und arbeite dann mit meinem Team direkt daran. Wir arbeiten zusammen am Dokument und sind dank der kurzen Reaktionszeit in wenigen Minuten fertig.

Das ist eine radikale Veränderung unserer Arbeitsweise. Was aber noch weitaus wichtiger ist: Es spiegelt eine radikale Veränderung unserer gesamten Kultur wider, und zwar darin, wie wir mit Freunden kommunizieren, wie wir Unterhaltung konsumieren und wie wir reisen.

Was wir in den letzten Jahren gesehen haben: Passiert es nicht sofort und ist es nicht sozial, wird es nicht überleben.

 

Wie Teams heute zusammenarbeiten

Die Tools der moderner Arbeitswelt schließen Lücken (geografische oder andere), damit Projekte noch schneller fertiggestellt werden können. Sie verwandeln langsam vorankommende Teams in effiziente Teams: Sie machen geografisch verstreute Teams zu Nachbarn. Und ausgelagerte Teams (wie Agenturen und Freiberufler) werden zu integrierten Teilnehmern.

Wir können diese Tools der Zusammenarbeit in drei verschiedene Kategorien unterteilen:

 

1. Bereich: Die Kommunikation im Team

Instant Messaging und Gruppennachrichten sind endgültig im Büro angekommen. Auch wenn der Branchenführer Slack erst vor weniger als 10 Jahren gegründet wurde, kommt es so gut wie nie vor, dass Unternehmen heute nicht irgendeine Art von IM-Funktion nutzen.

Das gilt auch für Videochat-Tools wie Zoom und Google Meet. Die Kommunikation erfolgt sofort und ist teambasiert.

Beispiele für Kommunikations-Tools

Beispiele für Web-basierte Tools mit Kommunikations-Fokus.

 

2. Bereich: Effektives Projektmanagement

Einige von uns verwenden vielleicht immer noch To-Do-Listen aus Papier oder eine endlose Anzahl von Post-it-Haftnotizen, die sich scheinbar immer über den Tisch des Nachbarn ausbreiten (sorry Ayhan).

Doch Tools wie Asana und Trello haben für immer verändert, wie Teams in Projekten zusammenarbeiten. Sofortige Updates, Benachrichtigungen, Kommentare und Zeitleisten haben die Aufgabe der Planung und Überwachung von Projekten in eine teambasierten Aktivität verwandelt.

Beispiele für Projektmanagement-Tools

Beispiele für Cloud basierte Projektmanagement-Tools.

 

3. Bereich: Zeitnahe Erstellung von Inhalten

Es ist endlich soweit! Sämtliche Tools für das Erstellen von Inhalten, sei es Programmieren, Schreiben, Entwerfen oder das Versenden von E-Mails, entwickeln sich mehr und mehr in Richtung -> Zusammenarbeit.

Genauso wie Google Docs und Dropbox die Art und Weise verändert haben, wie Teams an Dokumenten arbeiten, revolutionierte Github wie Developer-Teams programmieren und Fehler beheben können. Figma wiederum veränderte die Art, wie Teams Apps und Webseiten gestalten.

Bei Mailjet konzentrieren wir uns darauf, zu verändern, wie E-Mails von Teams erstellt und versendet werden.

Beispiele für Content-Erstellungs-Tools

Beispiele für Tools, die auf die gemeinsame Erstellung von Inhalten spezialisiert sind.

 

Wie die Zusammenarbeit bei E-Mails bislang hinterher hinkt

Doch wie sieht es im Bereich E-Mail aus?

Die Sache ist die (Warnung: Das Meckern geht gleich los), dass es sich bei E-Mails von Natur aus um eine teambasierte Aktivität handelt. Selbst in Unternehmen mittlerer Größe können bis zu 8 verschiedene Personen an der Entwicklung einer E-Mail Vorlage beteiligt sein, vom Designer bis hin zu Texter, Entwickler und CRM-Manager.

Wer im Unternehmen bei der E-Mail Erstellung involviert ist

Antworten auf die Frage “Wer genau in Ihrem Unternehmen ist [bei der E-Mail Erstellung] involviert”.

Das dies tatsächlich der Fall ist, zeigt unsere Umfrage “Wie erstellen Sie Ihre E-Mails und was sind hier Ihre Herausforderungen” vom August 2018. Gerade einmal in jedem dritten Unternehmen in der DACH-Region erstellt eine einzelne Person E-Mails alleine. Oder anders formuliert: Über ⅔ der Befragten erstellen E-Mails gemeinsam im Team.

Ergebnisse der Umfrage

Antworten auf die Frage “Wie viele Mitarbeiter sind bei der E-Mail Erstellung involviert?”. Untersuchung von Mailjet, 2018.

Darüber hinaus verwenden Unternehmen oftmals verschiedene Arten von E-Mails wie Transaktionale und Marketing E-Mails sowie automatisierte E-Mails, die von den jeweiligen Teams gehandhabt werden, wie z. B. von den Marketing Verantwortlichen.

Und während diese Teams auf Slack oder Yammer kommunizieren, Projekte in Asana oder Trello abwickeln und Inhalte in Google Docs oder Dropbox erstellen – versenden sie E-Mails in einer statischen Umgebung, die nicht für die Zusammenarbeit vorgesehen ist. Sie basiert auf Isolation und nicht auf Synchronisierung.

Finden Sie den Fehler.

 

 

E-Mail Marketing ist ein “Teamsport”

Werfen Sie einen Blick in Ihren Posteingang. An jeder E-Mail, die Sie sehen, waren durchschnittlich 11 Personen beteiligt, die dafür gesorgt haben, dass die E-Mail ansprechend designt ist, die richtigen Botschaften vermittelt, sich perfekt in ihren Posteingang einfügt („adapts perfectly to your inbox“), für Sie personalisiert ist und genau zum richtigen Zeitpunkt versendet wurde. Wer im Unternehmen bei der E-Mail Erstellung involviert ist

Antworten auf die Frage “Wer genau in Ihrem Unternehmen ist bei der E-Mail Erstellung involviert”. Untersuchung von Mailjet, 2018.

 

 

Die wichtigsten Positionen innerhalb der E-Mail Marketing Abteilung

Egal, ob Sie einen Newsletter versenden, transaktionale oder automatisierte E-Mail Vorlagen erstellen möchten: Jedes E-Mail Team wird die meisten dieser Schritte durchlaufen.

Doch manchmal kommt es vor, dass die Rollen im Team ungleichmäßig verteilt werden, eine Person mehr als eine Rolle spielt und somit die Gefahr besteht, nur mittelmäßige Ergebnisse zu erzielen.

So gibt es Teams mit einem wirklich starken Texter, aber einem schlechtem Design, jedoch kaum messbare Erfolge.

Ebenso besteht die Möglichkeit, dass ein Team mit großartigen Texten, großartigem Design, aber keinem Dateningenieur, der die Vorteile von Personalisierungs- und Segmentierungsmöglichkeiten nutzt, auf Dauer nicht erfolgreich sein wird.

Jedes Team fungiert anders, aber am Ende des Tages gibt es folgende Archetypen in Ihrem E-Mail Marketing Workflow, die einbezogen werden sollten:

Checkliste: Die 5 Archeteypen in Ihrem E-Mail Marketing Team

 

    • Der E-Mail Stratege ist von A bis Z dabei, von der Art und Weise, welche Rolle E-Mails in Ihrem Unternehmen spielen, bis hin zum letzten Wort in Ihren Kampagnen.
    • Der E-Mail Designer kümmert sich um das Aussehen einer jeden E-Mail Kampagne. Im Gegensatz zum Standard Webdesign oder dem Social Media Design, erfordert das Design für E-Mails ganz eigene Kenntnisse. Zum Beispiel, wie das Design auf verschiedenen Geräten aussehen wird.
    • Der E-Mail Redakteur ist für die eigentlichen E-Mail Inhalte verantwortlich. Er fügt die Texte und Bilder in die vom E-Mail Designer erstellten E-Mail Vorlagen ein.
    • Der E-Mail Entwickler arbeitet eng mit dem Strategen und Designern von Anfang an zusammen. Sein Ziel ist es sicherzustellen, dass das Ziel einer E-Mail Kampagne mit den vorhandenen Variablen erreicht wird. Er stellt ebenfalls sicher, dass das Design tatsächlich auf verschiedene Geräten und Posteingängen reagiert. Abschließend übernehmen sie die Kontrolle über die Optimierungspraktiken.
    • Der Dateningenieur unterstützt, wenn notwendig, den Entwickler bei der Integration. Er stellt unter anderem sicher, dass die richtigen Daten in der richtigen E-Mail enthalten sind und zum anderen, dass Daten vorhanden sind, die jederzeit abgerufen werden können. Um Leerfelder in Ihren E-Mail Kampagnen oder, schlimmer noch, eine fehlgeschlagene Segmentierung zu vermeiden, sollten Sie also einen Dateningenieur in Ihrem Team haben.

 

 

 

1. Der E-Mail Stratege

Die meisten unserer Blogposts beginnen mit der Empfehlung, eine E-Mail Marketing Strategie zu erarbeiten. Hier geben wir Ihnen als wichtigsten Tipp für das ideale E-Mail Marketing Team: Sie sollten einen E-Mail Strategen dabei haben!

Um zu vermeiden, dass Sie eine der vielen Marken werden, die E-Mails ohne eine schlüssige Strategie oder sogar vollkommen planlos versenden, brauchen Sie jemanden in Ihrem E-Mail Marketing Team, der das große Ganze im Blick behält. Der E-Mail Stratege ist von Anfang bis Ende involviert, von der Entscheidung, welche Rolle die E-Mail in Ihrem Unternehmen einnimmt bis hin zu den endgültigen Worten in einer Kampagne.

Bei Mailjet arbeiten wir eng mit den E-Mail Strategen unserer Kunden zusammen, um ihnen dabei zu helfen, die Grundlagen der E-Mail Marketing Strategie genau zu durchdenken.

Abhängig von Ihrem Unternehmen bedeutet dies

 

Fallbeispiel: Product Hunt

Bei Product Hunt beispielsweise ist der E-Mail Stratege dafür verantwortlich, sich darüber Gedanken zu machen, wie die E-Mail in das Marketing das Unternehmens, sein Produkt und seinen Wert für Partner hineinpasst.

Zum Beispiel: Welche Strategie steht hinter dem täglichen Newsletter? Wann sollte dieser am besten versendet werden, um eine optimale Öffnungsrate zu erzielen? Welche Arten von E-Mail Betreffzeilen funktionieren am besten? Sollte diese oder der Inhalt personalisiert werden? Wenn ja, wo und wie wird personalisiert?

Ebenso muss der E-Mail Stratege bei Product Hunt erwägen, wann E-Mail Benachrichtigungen an die Empfänger verschickt werden sollen. Soll jedes Mal eine E-Mail versendet werden, wenn das Produkt mit gefällt mir markiert oder bewertet wird? Vielleicht sollte es eine tägliche Zusammenfassung von neuen Followern und positiven Bewertungen geben, oder vielleicht sollten Nutzer selbst entscheiden können, welche Benachrichtigungen sie gern erhalten möchten.

 

Es gibt offenbar endlos viele Fragen, besonders für eine Marke wie Product Hunt, in der die E-Mail so eng mit der Marketing- und Produktstrategie verknüpft ist. Die gleichen Fragen können Sie sich vermutlich auch für Ihre Marke stellen, ob Sie E-Mails über abgebrochene Warenkörbe verschicken oder welche Daten Sie dafür verwenden können, die Empfänger zu segmentieren.

Letzten Endes brauchen Sie in Ihrem E-Mail Marketing Team einen Strategen, der die Kontrolle über Ihre E-Mail Kampagnen behält und sicherstellt, dass diese beständig Ihre Ziele voranbringen.

 

Unsere Tipps für E-Mail Strategen

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre E-Mail Kampagnen durch die Verwaltung von Benutzerrollen und -rechte.

Bei Mailjet verschiedene Rollen zuweisen

Mailjet Funktion: Jeden Benutzer eine spezifische Rolle zuweisen.

 

Passen Sie die Befugnisse jedes Teammitglieds individuell an und verschicken Sie niemals eine Kampagne, ohne dass diese vom Strategen final freigegeben wurde.

Benutzerrollen und -berechtigungen zuweisen bei Mailjet

Möglichkeit bei Mailjet, Benutzern individuelle Rechte und Rollen zuzuweisen.

 

Sie möchten diese Funktion ausprobieren und Ihrem Team spezifische Berechtigungen geben? Dann probieren Sie Mailjet kostenlos aus:

Anmelde Banner Blo Mailjet

 

2. Der E-Mail Designer

Die Aufgabe eines Designers ist es, sich um das „Look and Feel“ der E-Mail zu kümmern. Im Gegensatz zu herkömmlichem Webdesign, Social Media Design, Printdesign usw., erfordert das E-Mail Design allerdings Erfahrung darin, wie das Layout auf verschiedenen Endgeräten angezeigt wird.

Dies erfordert eine enge Abstimmung mit dem Entwickler und E-Mail Strategen, um sicherzustellen, dass das Design nicht nur auf allen Geräten responsive ist, sondern auch in den verschiedenen E-Mail Programmen wie beispielsweise Gmail, Outlook und den verschiedenen mobilen Anwendungen.

Der E-Mail Designer ist schließlich dafür verantwortlich, die Vorstellungen des Strategen in verschiedene Vorlagen zu übersetzen. Diese sollen:

  1. die Botschaft bestmöglich vermitteln
  2. zur Marke und dem Corporate Design passen
  3. flexibel mit verschiedenen Arten und Längen von Content nutzbar sein, auch mit langen Texten sowie großen Bildern, GIFs und Videos
  4. Variablen für die Segmentierung und Personalisierung enthalten.

Beispiel für eine personalisierte E-Mail Kampagne

Beispiel für eine Willkommens-E-Mail mit der Variable Vorname.

 

Die Zuständigkeit des E-Mail Designers beinhaltet:

  1. Die Zusammenarbeit mit dem E-Mail Strategen, um das Kernziel jeder Kampagne zu identifizieren
  2. Das Design der ersten Vorlage und Layouts für jede Kampagne und jeden Workflow
  3. Die Einheitlichkeit in der Marke und der Botschaft über alle Kampagnen überwachen und sicherstellen, dass alle Änderungen an der Marke (beispielsweise am Logo, den Farben oder der Tagline) zeitnah auf alle Plattformen übertragen werden

mehrstufige E-Mail Automatisierung am Beispiel der Reaktivierung eines Warenkorbabbrechers

Beispiel für einen E-Mail Workflow im Szenario “Benutzer hat Produkte in den Warenkorb getan, jedoch nicht gekauft und den Onlineshop verlassen.

 

Unsere Tipps für E-Mail Designer

Nutzen Sie einen Drag-and-Drop E-Mail Editor, um Änderungen von einer Vorlage auf alle anderen zu übertragen.

Passport, der vielseitige Drag-and-Drop E-Mail Editor

Blick in den E-Mail Editor von Mailjet.

 

Wenn Sie beispielsweise Ihr Logo oder Bannerbild in der E-Mail aktualisieren, können Sie bei Mailjet mit einem Klick diese Änderung auf alle anderen relevanten E-Mail Vorlagen übertragen.

 

3. Der Redakteur

Natürlich sind alle unten genannten Aufgaben und erst recht die ersten beiden vorgestellten Rollen von erheblicher Bedeutung für Ihr E-Mail Marketing Team. Angesichts des heutigen Marketings ist der Copywriter jedoch vielleicht die wichtigste Person in der Abteilung.

Der E-Mail Designer mag sich darüber lustig machen, der Stratege wird darauf hinweisen, dass das Gesamtpaket entscheidend ist – und prinzipiell ist das richtig. Das gesamte E-Mail Marketing Team trägt zum Erfolg bei, letztendlich ist es jedoch die richtige Nachricht in gut geschriebenem Text, die den Unterschied macht.

Auch wenn die E-Mail in reinem Text gehalten ist und jede Personalisierung fehlt, kann ein überzeugender Inhalt zur höchsten Interaktion in jeder Kampagne sorgen.

Gutes Design mit schlechtem Text? Persönliche Nachricht mit schlechtem Text? Beide Varianten werden wahrscheinlich zu Schweigen im Wald führen.

Unrelevante E-Mails ist der Hauptgrund warum sich Empfänger von einem Newsletter austragen. Untersuchung von MarketingSherpa.

 

Ein Dankeschön an Neil Patel für das unten eingebundene Video, in dem es darum geht, was gutes Copywriting ausmacht und wie gute Texte zur Verbesserung Ihrer Conversions führen können. Und das gilt nicht nur für Ihre E-Mails, sondern auch für Ihre Landing Pages, Social Media Posts usw.

 

In einem E-Mail Marketing Team ist in der Regel mehr als eine Person für die Erstellung der Texte verantwortlich, besonders im Fall von Newslettern, für die Content aus verschiedenen Quellen im Unternehmen aggregiert wird.

Mehr Personen im Redaktionsteam können mehr Produktivität und mehr kreative Ideen erzeugen. Die Gefahr liegt jedoch in einer uneinheitlichen Botschaft. Wir empfehlen Ihnen daher, einen Hauptverantwortlichen zu bestimmen, der dafür verantwortlich ist, den Content zu koordinieren, Aufgaben zu verteilen, eine einheitliche Ansprache sicherzustellen und die finale E-Mail Korrektur zu lesen.

 

Unser Tipp für E-Mail Redakteure/Copywriter

Copywriting ist ein Mannschaftssport. Sorgen Sie mit geeigneten Tools dafür, dass die Arbeit einfacher, schneller und gemeinschaftlicher („collaborative“) wird. Die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Kommentarfunktion direkt im Tool von Mailjet ermöglichen es allen Redakteuren, sich gleichzeitig in die Arbeit zu stürzen und parallel den Content für Ihre kommenden E-Mail Kampagnen zu erstellen.

E-Mail Inhalte kommentieren und Team Feedback geben bei Mailjet

 

4. Der E-Mail Entwickler

Der Entwickler kommt in verschiedenen Phasen der Planung und Implementierung einer E-Mail Kampagne ins Spiel.

  1. Er arbeitet von Anfang an eng mit dem E-Mail Strategen und dem Designer zusammen, um sicherzustellen, dass das Ziel jeder E-Mali Kampagne mit den existierenden Variablen umsetzbar ist.
  2. Der Entwickler gewährleistet außerdem, dass das Design tatsächlich auf verschiedenen Geräten und in verschiedenen E-Mail Programmen responsive angezeigt wird.
  3. Übernimmt er die Kontrolle über die Optimierungsmaßnahmen, um dafür zu sorgen, dass beispielsweise die Segmentierung korrekt eingebunden wurde und notwendige Integrationen aktiv sind.

Mit so vielen möglichen Anbindungen an Ihren E-Mail Service Provider, vom CRM bis zu Ihrer E-Commerce Plattform und Datenaggregatoren („data aggregators“), ist es inzwischen umso wichtiger (und komplizierter) sicherzustellen, dass Ihr E-Mail „Stack“ („Stack“) perfekt funktioniert und alle notwendigen Tools für die nächsten Kampagnen optimiert wurden.

Wenn die Erstellung von gutem Content die Grundlage einer guten Kampagne ist, ist eine gute Integration das i-Tüpfelchen, das für eine großartige E-Mail Marketing Kampagne sorgt. Sie ermöglicht die Personalisierung, die detaillierte Analyse und Pflege, die eine gute Kampagne in eine großartige Kampagne verwandeln kann.

Wichtige E-Mail Marketing Kennzahlen bei Mailjet analysieren

Der Entwickler arbeitet außerdem eng mit dem Designer zusammen, um sicherzustellen, dass die E-Mail Vorlage

  1. gut aussieht
  2. zur Marke passt
  3. über alle Plattformen responsive ist

Früher war dies sehr schwierig, da die meisten Posteingänge erheblichen Beschränkungen unterworfen waren. Zum Beispiel lassen die meisten Posteingänge keine Videos zu. Bilder werden in der Folge verändert dargestellt und Schriftarten funktionieren mitunter nicht.

 

MJML

Reponsive E-Mail Sprache wie MLML entstanden, um diesen Prozess deutlich zu vereinfachen. Sie stellen sicher, dass eine Codezeile auf jeder Plattform ein gutes, responsives Design erzeugt. Während HTML E-Mails scheinbar endlose Zeilen an Code erfordern, um die Anforderungen aller Plattformen zu bedienen, erzielen Sprachen wie MJML dasselbe Ergebnis in nur einem Bruchteil des Codes.

Gemeinsam mit Mailjet vereinfacht MJML die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern, Designern und Strategen erheblich. MJML kann mit Hilfe von Drag-and-Drop angepasst werden, nachdem der Entwickler den Code fertig gestellt hat und die Marketer eingreifen, um den Content zu erstellen.

Transaktionale E-Mails mit MJML erstellen

MJML Code einer Transaktionalen E-Mail.

 

Unsere Tipps für E-Mail Entwickler

Dieser Tipp wird Sie nicht überraschen: Schauen Sie sich auf jeden Fall MJML an, wenn Sie mit der Sprache noch nicht vertraut sind. MJML ist automatisch auf den meistverwendeten E-Mail Clients responsive und ermöglicht es Ihnen, weniger Code zu schreiben.

So sparen Sie Zeit und programmieren effizienter. Um das meiste aus MJML herauszuholen, treten Sie gern unserem MJML Slack Channel bei.

 

5. Der Data Engineer

Der Data Engineer schließlich spielt eine entscheidende Rolle dabei,

  1. den Entwickler dabei zu unterstützen, das meiste aus den Integrationen herauszuholen
  2. dem E-Mail Strategen dabei zu verstehen, die Performance der Kampagnen einzuordnen

Es ist eine Sache für den Entwickler und den Strategen, eine [First Name] Variable einzubauen, ein personalisiertes Bild oder eine Nachricht, die auf einem Segment basiert. Es jedoch eine ganz andere Sache sicherzustellen, dass Sie die richtigen Daten in die richtige E-Mail einbinden.

Um zu verhindern, dass Sie leere Felder in Ihrer E-Mail Kampagne haben oder im schlimmsten Fall die Segmentierung schiefläuft, sollten Sie einen Data Engineer in Ihrer E-Mail Marketing Abteilung haben.

Diese Rolle wird sicherlich über die eigentliche E-Mail hinausgehen und alle Ihre Kommunikationskanäle beinhalten. Besonders die E-Mail bietet ein erhebliches Potenzial, wenn Daten dafür verwendet werden, dass die richtige Nachricht die richtigen Empfänger zur richtigen Zeit erreicht.

Der Data Engineer schaut sich außerdem die Performancedaten an. Dies tut er, um

  1. zukünftige E-Mail Kampagnen zu verbessern
  2. Chancen zu identifizieren
  3. Kampagnen mit Daten noch weiter zu personalisieren und optimieren.

Warum ist die Analyse der Performancedaten wichtig?

Indem Sie für jede Kampagne die Daten auswerten, finden Sie beispielsweise heraus, welche

  • Zeiten und Wochentage am besten funktionieren
  • E-Mail Betreffzeilen die höchsten Öffnungsraten haben
  • Personalisierung am erfolgreichsten ist

 

Unsere Tipps für Data Engineers

Schauen Sie sich Mailjets lange List an Integrationen an, um herauszufinden, wie Sie mir Hilfe von Daten erfolgreiche E-Mail Kampagnen erstellen.

 

Ihr E-Mail Marketing Team ist einzigartig

Letztendlich ist Ihre E-Mail Marketing Abteilung einzigartig. Vermutlich werden die oben genannten fünf Rollen Ihr Team nicht perfekt abbilden.

Vielleicht haben Sie einen Projektmanager, der die Aufsicht über die gesamte Kampagne hat und die Verantwortung dafür, wann ein Template vollständig und für die Veröffentlichung bereit ist. Oder Sie haben eine Agentur, die Ihre Kommunikation und Ihr Branding für Sie betreut und so einen besonderen Zugriff auf Ihre E-Mail Kampagnen und Vorlagen benötigt.

Beispiel für die Benutzerverwaltung bei einer Agentur mit verschiedenen Kunden.

 

Vielleicht haben Sie auch einen Customer Success Manager, der regelmäßig die Kampagnen überprüft und sicherstellt, dass Sie Ihre E-Mails auch korrekt versenden. Wie auch immer Ihr E-Mail Marketing Team aussieht, es ist eine Gruppe von Personen, die dafür sorgt, dass Ihre Kampagnen laufend Interaktionen erzeugen und Ihren Umsatz erhöhen.

Doch zu viele Unternehmen verlassen sich hier nur auf eine Person. Dies gilt es zu vermeiden. Entscheidend ist, dass Sie Ihre E-Mail Marketing Aktivitäten gut streuen und einen Backup Plan haben. Auf diese Weise vermeiden Sie, dass bei einem krankheits oder urlaubsbedingten Personalausfall, die Erstellung und Versand Ihrer Kampagnen sichergestellt ist.

Ergebnisse der Umfrage die größten E-Mail Marketing Herausforderungen

Fehlende interne Ressourcen sind eines der Hauptherausforderungen für E-Mail Marketing Teams. Jedes vierte Unternehmen hatte 2016 hier Probleme. Untersuchung von DMA

 

Den E-Mail Team-Workflow richtig angehen

Das E-Mail Team durchläuft bei der der Erstellung einer Kampagne drei Phasen:

      • Strategie entwickeln
      • Realisieren
      • Optimieren

 

Schauen wir uns die drei Phasen im Detail an.

 

1. Phase: Strategie entwickeln

Die E-Mail Strategie bildet die Grundlage für erfolgreiches E-Mail Marketing.Er ist in dieser ersten Phase der wichtigste Akteur. Dieser bewertet die Daten und nimmt ggf. Anpassungen vor und leitet daraufhin eine Kampagnen-Strategie

 

Daten bewerten & anpassen

Zu Beginn steht ein detailliertes Audit an.

Der E-Mail Stratege stellt dazu sich und seinem Team folgende Schlüsselfragen:

  • Haben wir unsere Engagement-Ziele erreicht?
  • Wie ist unser E-Mail Zustellbarkeits-Rate? Laden alle unsere E-Mails in den Posteingang oder
    bei welchem ISP landen wir in den Spam-Ordner?
  • Wie sind unsere E-Mail Statistiken? Sind die Öffnungs- und Klickraten so wie wir sie haben
    möchten?
  • Welche Betreffzeilen haben am besten funktioniert?
  • Zu welcher Uhrzeit sehen wir die besten Ergebnisse?
  • Was waren die Ergebnisse der A/B-Tests?
  • Welche Segmente führten zu einem höheren Engagement?
  • Welche Kundengruppen haben am besten auf unsere Kampagnen reagiert??
  • In welchem Umfang betreiben wir

Listenreinigung und wann haben wir die letzte durchgeführt?Die bisherige E-Mail Marketing Praxis auf den Prüfstand zu stellen, ist für die Strategieanpassung entscheidend.

 

Entwicklung einer Kampagnenstrategie

Nachdem das Audit abgeschlossen ist, passt der E-Mail Stratege die E-Mail Marketing Strategie an.

In dieser Phase ist der E-Mail Stratege entscheidend. Sie sind diejenigen, die für die Entwicklung der gesamten E-Mail Strategie verantwortlich sind, indem sie Daten aus früheren E-Mail Kampagnen und anderes Wissen über Ihre Zielgruppe verwenden.

Zu den Fragen, die Sie in diesem Stadium zu lösen versuchen, gehören:

  • Was ist das Hauptziel dieser Kampagne?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Welche internen/externen Teammitglieder benötigen Sie?
  • Wie werden Sie den Erfolg messen?
  • Welche Elemente werden getestet (z.B. A/B Tests)?

 

Der E-Mail Stratege wird Expertenratschläge aus dem gesamten Unternehmen einholen, einschließlich der Mitglieder ihres E-Mail Teams und des größeren Marketing-Teams, um besser zu verstehen, wie E-Mails in das Gesamtbild passen.

Hilfestellungen, wie Sie eine funktionierende E-Mail Strategie entwickeln, lesen Sie in diesem Artikel: Wie Sie eine effektive Newsletter Strategie erstellen

2. Phase: Realisieren

In der zweiten Phase dreht sich alles um die Realisierung Ihrer E-Mail Strategie. Nun ist es an der Zeit, ebenfalls Ihre Texter, Designer und Entwickler miteinzubeziehen.

 

E-Mail Vorlage(n) gestalten

Der erste Schritt der Erstellungsphase ist die Festlegung des E-Mails Designs bzw. Der E-Mail Vorlagen.

Doch Vorlage ist nicht gleich Vorlage. Je nach Branche und Einsatz-Ziel bieten sich verschiedene E-Mail Layouts an. Allein beim Newsletter kann es große Unterschiede geben.

Der E-Mail Designer kann je nach Einsatzzweck mit vorgefertigten E-Mail Vorlagen arbeiten oder eigene Designs von Grund auf erstellen.

Mailjet bietet eine Vielzahl an vorgefertigten E-Mail Vorlagen, die Sie nehmen und nach Belieben weiterbearbeiten können.

 

Es ist auch wichtig, in dieser Phase zu ermitteln, welche Personalressourcen benötigt werden, um das Design zu erfüllen, das Sie bauen. Wird all dies durch eine Drag-and-Drop-Schnittstelle möglich sein, oder benötigen Sie einen eigenen Code?

Wenn Sie bei der Erstellung des E-Mail Designs Unterstützung und/oder Inspiration benötigen, dann werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel: E-Mail Vorlage erstellen: Schritt-für-Schritt

E-Mail Layout
Grundgerüst ist vorhanden
Das E-Mail Layout ist responsive
Vorlage beinhaltet Titel, Hauptteil und Fußzeile
Titel, Hauptteil und Fußzeile sind klar voneinander abgetrennt
Die Breite bewegt sich zwischen 500 und 680 px
Visuelle Gestaltung
Verschiedene E-Mail Designs haben den gleichen “Look and Feel”
Unternehmenslogo befindet sich im oberen Bereich
CI Farben werden verwendet
E-Mail Template beinhaltet viel weiße Fläche
Die Kernbotschaft sticht visuell raus
Pro Newsletter nur ein interaktives Element
Inhaltliche Gestaltung
Vorlage hat eine zentrale Botschaft
Die wichtigsten Infos stehen am Anfang
Textblöcke sind nicht zu lange
Überschriften und ggf. Aufzählungen sind vorhanden
Inhalte sind gut lesbar
Text zu Bild Verhältnis ist 60:40 oder 70:30
Der Call-to-Action (Button etc.) sticht heraus
Der Call-to-Action (Button etc.) ist gut anklickbar
Sonstiges
Abmeldelink ist vorhanden (bei Marketing E-Mails)
Impressum ist vorhanden
E-Mail Design ist A/B getestet

Checkliste: Die Grundprinzipien einer gelungenen E-Mail Vorlage

 

E-Mail inhaltlich erstellen

Sobald ein Design-Layout ausgewählt ist, ist es an der Zeit, die Texter bzw. Redakteur in der E-Mail miteinzubeziehen.

Die effektivsten E-Mail Texter nutzen diese Phase des E-Mail Erstellungsprozesses, um zwei Dinge zu tun:

      • Sie arbeiten mit dem E-Mail Strategen und Dateningenieur zusammen, um zu verstehen, welche Botschaft am ehesten umgesetzt werden kann, welche Anrufe zu den meisten Klicks führen und wo Sie die Vorteile der Personalisierung und Segmentierung nutzen können.
      • Anschließend identifizieren sie, was die Kernbotschaft der Kampagne ist und wie Sie diese kommunizieren möchten.

 

Neben dem Texter kann der Designer mit der Arbeit an den Bildern beginnen, die in eine Kampagne aufgenommen werden. Welche Bilder die Botschaft unterstützen, welche Bilder am ehesten konvertiert werden können (basierend auf früheren Daten) und welche Markenrichtlinien eingehalten werden müssen.

Es ist wichtig, in dieser Phase auch mit dem E-Mail Entwickler zusammenzuarbeiten, um zu verstehen, welche einzigartigen Designelemente integriert werden können, um eine noch ansprechendere E-Mail zu gestalten.

Dazu können Sie, zum Beispiel, GIFs oder andere interaktive Bilder und Videos nutzen oder einen Countdown-Timer integrieren, der einen benutzerdefinierten Code erfordert. Schauen Sie sich doch dazu folgenden Artikel von Mailjet an: Bilder in E-Mails: der komplette Guide

 

So oder so: Die Zusammenarbeit ist hier entscheidend.Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Auswirkungen Ihres Designs verstehen.

 

Benutzerdefinierter Code

Der letzte Schritt beim Realisieren einer jeden E-Mail Marketing Kampagne beinhaltet die Kodierung der E-Mail, oder besser noch, das Integrieren von kleinen benutzerdefinierten Code-Elementen. Je nachdem, ob die E-Mail vollständig mit einem Drag-and-Drop E-Mail Editor wie Mailjets Passport erstellt werden kann, muss Ihr E-Mail Entwickler einige Arbeit leisten.
Banner einfügen “Mailjet ohne Anmeldung ausprobieren”

Alles rund um die Erstellung von Codes zeigt Ihnen Mailjet hier:

In dieser Phase wird sich der E-Mail Entwickler mit den folgenden Aufgaben und Fragen befassen:

      • Wireframe-Design und -Inhalte in HTML konvertieren
      • Welcher benutzerdefinierte Code ist erforderlich, um die Kampagnenziele zu erreichen?
      • Testen und optimieren Sie für alle Geräte und Posteingänge.

 

3. Phase: Optimieren

In der dritten und letzten Phase geht es um die Optimierung Ihrer E-Mail Kampagne und eine Überprüfung Ihrer Kontaktlisten. Während der E-Mail Stratege natürlich eine große Rolle spielen wird, müssen Sie auch dazu Zeit von Ihrem Dateningenieur und E-Mail Entwickler reservieren. Diese sind nämlich verantwortlich für die Integration von CRM

 

CRM integrieren

In dieser Phase, wenn Sie das Design festgelegt und benutzerdefinierte Inhalte, Bilder und Code erstellt haben, ist es jetzt an der Zeit, Ihr CRM oder eine andere Datenbank zu integrieren, um sicherzustellen, dass Ihre Kampagne optimiert wird.

Gemeinsam identifizieren sie Möglichkeiten zur Personalisierung oder Segmentierung und geben Empfehlungen an die Texter und Designer.

Letztendlich geht es in dieser Phase darum:

  • Segmentierungsmöglichkeiten zu identifizieren und umzusetzen
  • Sicherzustellen, dass CRM in Ihre E-Mail Plattform integriert ist.
  • Validierung und Datenintegrität und Personalisierung
  • Schauen Sie sich am besten dazu unsere Integrationen an, um herauszufinden, wie Sie diese Phase am besten optimieren können.

 

Testen & Validieren

In dieser Phase werden Sie wieder mehr von Ihrem Team hinzuziehen; einschließlich Texter, Designer und Stratege, um die endgültige Kopie und das Design zu überprüfen, die Variablen zu testen, zu bestätigen, dass die richtigen A/B-Tests verwendet werden, und so weiter.

Beispiel: Die Grundprinzipien einer gelungenen E-Mail Vorlage

 

Dabei ist es von Vorteil, eng und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, um den Zeitaufwand für das Hin- und Herbewegen von Themen wie Betreffzeilen, Überschriften, CTAs und so weiter zu reduzieren.

Wie das ganze dann letztendlich aussehen kann, zeigt Mailjet Ihnen hier: Mailjets Collaboration Package

 

Genehmigen & Senden

Schließlich ist es Zeit für die Person, die die E-Mail genehmigt und versendet oder die Vorlage veröffentlicht.
So sehr E-Mail Marketing auch ein Teamsport ist (wie jedes effektive Projekt), muss die ultimative Kontrolle und Genehmigung auf eine einzige Person fallen. Diese Person ist üblicherweise der E-Mail Stratege.

 

Dies hilft Tippfehler oder eine andere Anzahl von E-Mail Misserfolgen zu vermeiden, die oft auf überstürzte Entscheidungen oder die falsche Person beim Lesen der E-Mail zurückzuführen sind. Sie möchten nicht, dass ein Designer oder Entwickler versehentlich eine E-Mail mit Tippfehlern versendet. Oder ein Texter, der die Kampagne verschickt, ohne ein ansprechendes Design in Betracht zu ziehen.

Nach der Genehmigung ist es an der Zeit die E-Mail zu versenden.

Jetzt beginnt der Kreislauf von Neuem. Der E-Mail Stratege analysiert die Performance der E-Mail Kampagne und erarbeitet Optimierungsmaßnahmen.

 

Unsere 6 wichtigsten Collaboration-Tools

Mailjet ist in sieben verschiedene Abteilungen unterteilt: Produkt, Customer Success, Marketing, Kunden-Support, Sales, Zustellbarkeit & Compliance und Rechtsabteilung, Personalabteilung und Administration. Diese bestehen wiederum aus einzelne Teams.

Wir haben jedes Team nach ihren bevorzugten Tools für die Zusammenarbeit und deren Verwendung befragt. Die beliebtesten Tools aller Teams zur Zusammenarbeit waren diejenigen für Kommunikation und Projekterstellung.

Bei der Auswertung wurde schnell deutlich, dass jedes Team sehr unterschiedlich zusammenarbeitet. Wir baten die einzelnen Teams, die Tools zu bewerten, die sie mehrmals pro Woche verwenden und die zu ihren absoluten Lieblings-Tools gehören.

Wir haben anschließend einige Gründe dafür zusammengefasst, warum unser Team diese Tools absolut liebt, warum sie ohne sie nicht leben können und wie unserer Meinung nach Teams aller Größen (ob in der Ferne oder nicht) diese leistungsstarken Tools dafür einsetzen können, eine starke Unternehmenskultur der Zusammenarbeit zu schaffen.

Ergebnis der Mailjet internen Umfrage welches Collaboration Tool

Ergebnis der Mailjet internen Umfrage: “Welches Tool der Zusammenarbeit nutzt Ihr im Team?”

1. Slack: Gemeinsam statt einsam

Wie kann ich das in Worten ausdrücken? Slack ist der absolute Knaller. Fast jeder bei Mailjet liebt Slack nicht nur als Kommunikationswerkzeug, sondern auch als Möglichkeit, eine teamübergreifende Kultur zwischen den Remote-Teams aufzubauen.

Online-Tools für (Remote)-Teams 1

„Slack eignet sich großartig für internationale Teams und deren Kommunikation in Echtzeit. Ich weiß nicht, ob ich ohne Slack meine Arbeit derart effizient erledigen könnte.“

Hier bei Mailjet verwenden wir Slack im gesamten Unternehmen, um so eine laufendes Gespräch zu Projekten und zwischen Teams und Kollegen zu ermöglichen und es zu fördern.

Indem für bestimmte Projekte verschiedene Kanäle erstellt haben, kann jeder Mailjetter schnell an Gesprächen teilnehmen und wieder verlassen. Die einzelnen Teammitglieder erhalten so immer über die aktuellsten Informationen auch ohne im jeweiligen Raum sein zu müssen.

 

Wenn Teams wachsen, nimmt die Vernetzung naturgemäß ab und Projekte werden fragmentierter. Slack ist zu Mailjets primärem Werkzeug geworden, um diese Skalierung als Team zu bewältigen, sei es durch

  • die Nutzung des Live-Video-Chats für Team-Meetings und während des Mittagessens,
  • die Verwendung des Twitter-Bots, um sicherzustellen, dass wir keinen Kommentar unserer Kunden und Partner verpassen oder
  • das Teilen zufälliger Bilder in unserem Kanal #wrongroom.

Chatverlauf Slack Chatroom #wrongroom von Mailjet

Einblicke in Mailjet’s Slack Chatroom #wrongroom

2. G Suite: Operative Aufgaben zusammen schneller erledigen

Über Google und seine Tools Docs, Tabellen, Präsentationen und Drive gibt es nicht viel zu sagen, was nicht zuvor bereits von anderen gesagt wurde. Falls Ihr Team G Suite (oder vergleichbare Tools wie Dropbox Paper) nicht verwendet, verpassen Sie auf jeden Fall die Vorteile einer Zusammenarbeit in Echtzeit, einer Versionskontrolle, einer Nachverfolgung von Änderungen und vieles mehr.

Wie bei vielen wachsenden Unternehmen, insbesondere bei SaaS-Unternehmen wie Mailjet, arbeitet unser Team mit Hochdruck daran, Dokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen in Echtzeit gemeinsam auszuarbeiten.

Und tatsächlich ist es schwierig, in der heutigen Arbeitsumgebung produktiv zu sein, wenn die Zusammenarbeit nicht in Echtzeit stattfindet.

Online-Tools für (Remote)-Teams 2

“Ich schätze G Suite sehr, da ich mit anderen in aller Welt in Echtzeit arbeiten und direkt sehen kann, was hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurde.”

Gezählt sind die Tage 1. Ein Dokument zu verfassen, 2. es zu speichern, 3. es zu schließen, 4. es einer E-Mail anzuhängen und 5. sich dann mit etwas anderem zu beschäftigen. Heute heißt es eher 1. Informieren der Kollegen, 2. ein freigegebenes Dokument öffnen, 3. gemeinsam bearbeiten, 4. Kommentare hinzufügen und besprechen und 5. final prüfen.

Laut Google besteht die insgesamt für Dokumente, Tabellen und Präsentationen aufgewendete Zeit zu 74 % aus gemeinschaftlicher Arbeit. Das heißt, mehrere Personen erstellen und bearbeiten Inhalte zusammen.

Das gilt insbesondere für Dokumente und Projekte von Mailjet. Dieser Blog beispielsweise wurde in Google Docs verfasst. Und ich kann mit Sicherheit sagen, dass jeder Satz darin in den Kommentaren heftig diskutiert wurde.

Mailjet nutzt die Kommentarfunktion von Google Docs

 

3. Trello: Unsere zentrale Projektverwaltung

Der Drittplatzierte in unseren Rankings ist Trello, das Projektmanagement-Tool, mit dem Teams gemeinsam und mithilfe von Boards an Projekten, Aufgaben und Vorschlägen arbeiten.

Mailjet verwendet Trello in vielen Abteilungen, aber vor allem wird es von den Marketing-, Produkt- und Customer Success-Teams eingesetzt. Letztendlich geht es darum, wie einfach das Tool zu verwenden ist, wie flexibel und anpassungsfähig es für Projekte aller Art ist und wie das visuelle Medium es sehr einfach macht, die Projekte zu verstehen und dazu beizutragen.

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„Ich liebe Trello, da es sehr einfach in der Anwendung ist und gleichzeitig eine äußerst hohe Flexibilität bietet. Man kann damit ein Team, ein Projekt oder sein Leben verwalten!“

Viele Leute meinten, wie Trello nicht nur für Arbeitsprojekte verwendet werden kann, sondern auch für Heimprojekte, sei es Einkaufslisten, Nebenprojekte, Reisepläne oder Heimwerken. Das gilt zunehmend für viele großartige Tools zur Zusammenarbeit wie Slack, G Suite und Trello.

 

Aber auch Anwendungen wie AirBnB haben zunehmend eine Reihe von Tools zur Zusammenarbeit auf den Markt gebracht, mit denen eine Zusammenarbeit als Gruppe erleichtert werden soll.

Eine unserer vielen Einsatzmöglichkeiten für Trello ist die innerhalb unseres Designteams, das Trello zur Organisation und Priorisierung von Designprojekten verwendet. Wann immer wir einen Designbedarf haben (z. B. ein neues Bild für die sozialen Netzwerke, Aktualisierung der Webseite, Animationen oder Ausdrucke), versammeln wir uns sofort in Trello, um das gesamte Projekt möglichst detailliert auszuarbeiten.

Wenn wir beispielsweise einen neuen Ausdruck für ein bevorstehendes Event benötigen, können wir ein Modell des Designs erstellen und der Trello-Karte anhängen, ein Google-Dokument mit bereits fertiggestellten Inhalten hinzufügen und dem Projekt ein Fälligkeitsdatum zuweisen.

Unser Designteam erhält dann eine Benachrichtigung, dass ein neues Projekt hinzugefügt wurde und es können dann direkt in Trello Fragen gestellt werden.

Beispiel für eine Trello Card bei Mailjet, Design Abteilung

Nachdem wir das letzte Jahr versucht hatten, Designprojekte nur innerhalb eines Slack-Kanals zu planen, hatte unser Designteam das Chaos ein wenig satt. Slack eignet sich hervorragend für laufende Projektgespräche, aber nicht so gut für die Organisation einzelner Aufgaben – und hier schließt Trello die Lücke.

Wir erstellten ein öffentliches Trello-Board für Sie und Ihr Designteam und zwar auf der Basis, wie Mailjet Designprojekte organisiert. Sie haben von den von uns genutzten Boards aus kompletten Zugriff (wie z. B. Neue Projekte, In Bearbeitung und Abgeschlossen) sowie auf unsere ReadMe-Karte. In dieser wird dargelegt, wie unser Team Projekte schnell und effektiv mit Ihrem Designteam kommunizieren kann.

 

4. GitHub: Einfache Versionskontrolle

GitHub wird von 22 % des Mailjet-Teams verwendet. Dieses Werkzeug der Zusammenarbeit ist speziell für Entwickler-Teams vorgesehen.

GitHub ist ein Cloud-Repositorium, in dem Entwickler zusammenarbeiten können, um Code zu hosten und zu überprüfen, Projekte zu verwalten und gemeinsam Software zu entwickeln.

Github ist eine Plattform speziell für Teams

Bei Github steht wie bei Mailjet die Zusammenarbeit in Teams im Vordergrund.

Ähnlich wie G Suite das Problem der Versionskontrolle von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen gelöst hat, verwaltet GitHub Versionen (oder Abspaltungen) von Code und Software, sodass Teams neue Code-Versionen erstellen, prüfen, kommentieren und schließlich in Projekte implementieren können.

Für Mailjet ist das Interessanteste an Github die Tatsache, dass wir nicht nur intern, sondern auch mit unseren Kunden und Partnern zusammenarbeiten können.

 

Das GitHub-Konto von Mailjet enthält Projekte (oder genauer gesagt „Repositorien“) für Plug-ins und andere Projekte, die für unser Netzwerk von Interesse sind und ständig weiterentwickelt werden müssen. Da wäre beispielsweise unser WordPress-Plug-in, das aufgrund des hohen Interesses durch unser Netzwerk ständig aktualisiert wird.

Die Benutzer können zum Repositorium beitragen, Kommentare hinzufügen, Änderungen vorschlagen und so weiter. Das ist sicherlich effizienter als das Senden von Vorschlägen an eine allgemeine E-Mail Adresse (z. B. contact@business.com), es bringt Teams in aller Welt zusammen und stellt sicher, dass unsere Tools für unsere Benutzer von Nutzen und auf dem neuesten Stand sind.

Auch Mailjets MJML GitHub ist sehr aktiv. 60 Beitragende sind beim Aufbau von MJML als das weltweit führende E-Mail-Framework für responsive E-Mails unterstützend tätig. Unser Produkt-Team pflegt außerdem eine aktive, öffentliche Produkt-Roadmap, um die Nutzer so zum aktuellen Stand der Entwicklung, den Zeitpunkt der Veröffentlichung usw. auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise kann unsere Community bei der Priorisierung und Entwicklung der Zukunft von MJML unterstützend tätig sein.

Github Mailjet MJML

MJML Repositorium bei Github

 

5. Mailjet: E-Mails gemeinsam in Echtzeit erstellen

In einer Welt, in der E-Mail Kampagnen bis zu 11 Mitwirkende und fünf Iterationen umfassen können, freuen wir uns über ein Tool, mit dem das Versenden von E-Mails als Team schneller und einfacher geht, denn je (und ja, zufällig haben wir dieses Tool geschaffen).

Ergebnisse der Umfrage

Antworten auf die Frage “Wie viele Mitarbeiter sind bei der E-Mail Erstellung involviert?”. Untersuchung von Mailjet, 2018.

Unsere Funktionen für die Zusammenarbeit liefern alles, was Teams an Tools wie Google Docs und Trello schätzen gelernt haben, und das alles in einem E-Mail Editor.

Unser Collaboration Package beinhaltet u.a.:

  1. E-Mails gleichzeitig mit anderen erstellen
  2. Individuelle Benutzerrechte einrichten
  3. Kommentieren und Aufgaben Kollegen zuweisen
  4. Einzelne Abschnitte sperren
  5. Mehrere E-Vorlagen gleichzeitig ändern
  6. Anfrage auf Veröffentlichung

Enterprise E-Mails gemeinsam in Echtzeit erstellen mit Mailjet

Dazu gehören außerdem Benutzerrollen und Berechtigungen. Bestimmte Mitglieder Ihres Teams können nur auf bestimmte Steuerelemente oder Bereiche zugreifen, um sicherzustellen, dass die bestmögliche E-Mail gesendet wird.

Benutzerrechte in Mailjet festlegen

Benutzerverwaltungs-Funktion bei Mailjet

Beispielsweise hat ein Praktikant möglicherweise keinen Zugriff auf Design und Layout oder nur die Leitung des E-Mail Teams kann letztendlich eine E-Mail versenden.

Collaboration Funktion “Anfrage auf Veröffentlichung” von Mailjet

 

Ähnlich wie bei Google Docs können Sie auch Änderungen nachverfolgen und problemlos Vorlagen verwalten, sodass Sie bei einer fehlerhaften Änderung einer Vorlage schnell auf ältere Versionen zurückgreifen können, oder wenn Sie eine Änderung auf alle Vorlagen anwenden möchten (wenn Sie beispielsweise Ihr Logo aktualisiert haben), können Sie dies mit einem einfachen Mausklick tun.

blauer Abschnitt wird sichtbar

Schlussendlich verwenden wir die Funktionen für die Zusammenarbeit von Mailjet sowie auch die oben genannten Tools, um die perfekte Vorlage für das Onboarding neuer Benutzer zu erstellen oder für das Versenden unseres wöchentlichen Blog-Newsletters.

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Warum dies eine echte Revolution ist: Wir möchten auf keinen Fall, dass die E-Mail Erstellung im Team jemals wieder in einer Ära der Vorzusammenarbeit gefangen ist.

37.3%
Die Erstellung der E-Mail Vorlage dauert zu lange.
33.3%
Die Koordination zwischen allen involvierten Personen ist etwas mühselig.
23.5%
Die inhaltliche Erstellung dauert zu lange.
23.5%
Uns fällt es schwer, E-Mails ad hoc zu erstellen und zu versenden.
19.6%
Die Kommunikation zwischen allen involvierten Personen ist etwas mühselig. Wir müssen ein anderes Kommunikationstool verwenden.
17.6%
Änderungen sind nicht nachvollziehbar.
17.6%
Ich muss warten, bis mein Vorgesetzter oder Kollege mir inhaltliches Feedback zur E-Mail Kampagne gibt.
9.8%
Andere
7.8%
Meine Kollegen ändern ausversehen das Design und ich muss es wieder anpassen.
3.9%
Ich darf ohne das Einverständnis meines Vorgesetzten oder Kollegen keine E-Mails versenden.
3.9%
Nur eine Person kann sich einloggen und an der E-Mail Kampagne arbeiten.
3.9%
Änderungen werden nicht gespeichert, weil Kollegen an der gleichen E-Mail Kampagne arbeiten.
2.0%
E-Mails werden ausversehen versendet.

Tabelle: Antworten auf die Frage “Was sind Ihre größten Herausforderungen bzw. was nervt Sie?”

Wie oben erwähnt, hat die dritte und letzte Welle der Zusammenarbeit die Notwendigkeit von Echtzeit-Ergebnissen und sofortiger Belohnung mit sich gebracht.

Es geht nicht mehr nur um die Zusammenarbeit, oder um die Zusammenarbeit über Grenzen und Zeitzonen hinweg, sondern darum, sofort Ergebnisse zu erzielen.

 

Asana: Unser geliebter Redaktionskalender

Asana wurde von vielen im Unternehmen als eine andere Methode und ähnlich wie Trello für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben verwendet, es war jedoch besonders für Teams hilfreich, die unsere Projekte über Zeitleisten und Termine hinweg planen, wie beispielsweise einen Inhaltskalender oder einen Social Media-Zeitplan.

Wir verwenden Asana überwiegend, um unseren Content zu planen. Bei vier verschiedenen Blogs (Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch) kann man schnell den Überblick verlieren. Asana hilft uns dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

Blick in den Asana Content Redaktionskalender von Mailjet

 

InVision

InVision ist eine fantastische App, die von unserem Produkt- und Design-Team für das gemeinsame Entwerfen von Benutzererlebnissen, Apps und Webseiten in Echtzeit verwendet wird.

 

Evernote

Evernote ist eine in unserem Team sehr beliebte App, die gemeinsam genutzte Notizbücher und Ordner aufbewahren soll, insbesondere bei der Planung von Ideen und Kampagnen.

Unser Customer Success-Team kann beispielsweise ein gemeinsames Notizbuch mit Berichten unserer Kunden nach Branche, Land oder Größe pflegen, sodass es ein zentrales Repositorium für Angebote und Anfragen unserer Kunden existiert.

 

 

Und jetzt?

Während dieser Workflow wie eine Menge Arbeit für eine einzelne E-Mail aussehen kann, ist es eine Tatsache, dass jedes Team diesen gesamten Workflow mit jeder einzelnen E-Mail durchläuft.

Die Abweichung zwischen einer guten E-Mail und einer schlechten E-Mail (oder einem guten E-Mail Programm und einem Schlechten) ist die Art und Weise, wie Details in jeder Phase behandelt werden.

Sie können z.B. den Schritt “Strategie entwickeln” oder “Genehmigen & Senden” sicherlich überspringen. Doch langfristig kann es zu Komplikationen kommen. Ihre individuellen Kampagnen können leiden, aber auch die Gewohnheiten Ihres Teams

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie gute Gewohnheiten aufbauen. Wir hoffen, dass Sie diesen Workflow als Grundlage nutzen werden, um gute Gewohnheiten in den Workflow Ihres eigenen Teams einzubauen.

Passt dieser Workflow gut zum Workflow Ihres eigenen Teams? Erstellen Sie dazu einfach ein Mailjet-Konto und folgen Sie zusammen mit Ihrem Team unserer Anleitung.

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