Juliane Heise

// Country Marketing Manager D/A/CH

Wenn Sie mit dem E-Mail Marketing beginnen, kann das zunächst wie eine niemals endende Prüfliste von Aufgaben erscheinen: die Planung Ihrer Strategie, der Aufbau Ihrer E-Mail Kontaktliste und das Lernen aus den Ergebnissen. Es gibt zahlreiche Aspekte zu beachten.

Dies stellt oft eine Herausforderung dar. Doch gerade eine gut durchdachte E-Mail Strategie zahlt sich langfristig aus. Wichtig ist, dass Sie strukturiert vorgehen und einen Schritt nach den anderen gehen.

Die richtige E-Mail Marketing Praxis kann den Unterschied ausmachen. In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie eine durchdachte E-Mail Marketing Strategie erstellen.

E-Mail Marketing Strategie erstellen: Schritt für Schritt

Schritt 1: Das “Warum” oder: E-Mail Marketing Ziele definieren

Grundlegende E-Mail Marketing Ziele festlegen

Der erste Schritt bei der Entwicklung Ihrer E-Mail Marketing Strategie sollte immer die Definition Ihrer Ziele sein. Hierbei hilft es sich vorab Ihre Unternehmensziele, Ihre Versionen und Unternehmenswerte vor Augen zu führen. Denn:

Welche Ziele Sie in Ihrer E-Mail Marketing Strategie fokussieren, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Je nach Branche und Firma fallen die festgelegten Ziele sehr unterschiedlich aus. Liegen keine eindeutigen Geschäftsziele vor, wird es schwierig E-Mail Marketing Ziele zu definieren.

Die Ziele richten sich nach:

  • Vision
  • Mission
  • Handlungen

 

Erstellen Sie daher im ersten Schritt Ihre eigene Visions-Mission-Handlungen Matrix. Als kleine Hilfestellung zeigen wir Ihnen die von Mailjet.

Vision Unternehmen dabei zu unterstützen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen, indem Sie Ihren Kunden einen echten Mehrwert bieten.
Mission Unser Auftrag ist die Vereinfachung der E-Mail Zustellung und Zusammenarbeit, damit sich unsere Kunden auf das Wachstum ihres Unternehmens konzentrieren können. Wir erleichtern KMUs und Großfirmen gleichermaßen die Förderung, das Engagement und den Aufbau von langfristigen Beziehungen mit ihren Kunden per E-Mail und SMS.
Handlungen Entwicklung eines Produkt, dass 1. Marketer und Entwickler auf einer Plattform zusammenbringt, 2. Selbsterklärend und leicht bedienbar ist, 3. Eine Multi-Channel-Lösung bietet (E-Mail, SMS …). Education: 1. Nützlichen Content (Blogartikel, Webinare, Seminare, Guides, Newsletter etc.), 2. Onboarding Training, 3. Persönlicher technischer Kundenbetreuer

Tabelle: Mailjet’s Visions-Mission-Handlungen Matrix

Auf diese Weise erhalten Sie einen guten Überblick über Ihr Unternehmen und über Ihre übergeordneten Ziele, auf die Ihr E-Mail Marketing hinauslaufen soll.

Als nächstes überlegen Sie sich, wie das E-Mail Marketing Sie bei der Erreichung dieser Unternehmensziele unterstützen kann. Beispiele dafür sind:

  • Traffic generieren
  • Kundenbeziehungen stärken
  • Expertenstatus aufbauen
  • Mehr Verkäufe von Produkt x
  • Erfüllung der Kundenansprüche
  • Aufbau einer Kundendatenbank für das Marketing

KPI’s entwickeln

Von großer Bedeutung bei der Planung Ihrer E-Mail Kampagnen, ist das Festlegen von spezifischen KPI’s. KPI’s sind Kennzahlen, die Ihnen helfen den Erfolg Ihrer E-Mail Kampagnen zu messen.

Diese unterstützen Sie bei qualifizierten Entscheidungen und bei der Identifizierung von Aktivitäten, die eventuell neu überdacht werden müssen.

Beachten Sie, dass die KPI’s von Ihren bereits festgelegten Marketing Zielen abhängig sind. Die Festlegung konkreter Zahlen ermöglicht Ihnen die Überprüfung, ob Sie diese Ziele später auch erreichen.

Erheben Sie daher KPI’s, die für das Erreichen Ihrer E-Mail Ziele ausschlaggebend sind. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel.

Unternehmensziel Ziel KPI Zielwert
Verkauf von Produkt X Mehr Verkäufe über Newsletter Conversion Rate 10.000 € pro Monat
Mehr einzelne Webseitenbesucher Klickrate 5.000 Personen pro Monat
Mehr Gewinn Gewinnspanne 20 %
Effektiveres Marketing Mehr Newsletter Anmeldungen Anmeldungen 250 pro Woche
Kundenbindung stärken Kundenwünsche nachkommen Öffnungsrate 40%
Nachgefragte Produkte bereitstellen Klickrate 20%

Tabelle: Beispiel für ein E-Mail Marketing KPI Framework

Mithilfe eines KPI Frameworks, können Sie

  1. den Erfolg Ihrer E-Mail Kampagnen messen
  2. Ihre E-Mail Strategie nachträglich anpassen

Schritt 2: Das “Was” oder: E-Mail Inhalte finden

Grundlegende E-Mail Inhalte festlegen

Auch die Planung Ihrer E-Mail Inhalte gehört zu der Entwicklung Ihrer E-Mail Marketing Strategie. Das Aufsetzen eines inhaltlichen Leitfadens ist eng mit den von Ihnen definierten Zielen verbunden. Der Inhalt Ihrer Kampagnen ist wesentlicher Bestandteil für die Einhaltung Ihrer Ziele.

Überlegen Sie sich welche Inhalte Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen und Ihre Empfänger am besten anzusprechen. Im Folgenden geben wir Ihnen ein paar Ideen:

Traffic generieren Kundenbeziehungen stärken Expertenstatus aufbauen
Bewerben der neuesten Blogartikel Persönliche Grüße zu Weihnachten, Neujahr, Geburtstag, Frauentag etc. Hintergrundberichte bei Teilnahme an Veranstaltungen, Messen etc.
Bewerben von Gated Content wie Guides, Whitepaper, Kurse, Case Stories etc. Bestehenden Content speziell für die Abonnenten aufbereiten Besprechen von neuen Branchen-Trends, Technologien, Bücher und Studienergebnissen
Einladungen und Aufzeichnungen von Seminaren, Webinaren und sonstigen Veranstaltungen E-Mail Blogging: Exklusive Inhalte speziell für die Newsletter-Liste schreiben Resultate teilen von Marktforschungen und Marktanalysen
Bewerben von Produkt X, Y, Z Das Teilen von unternehmensinternen Informationen (Einblicke in die tägliche Arbeitspraxis, Zeigen, wie ein Produkt konkret entsteht, Resultate von Kundenumfragen etc.) Teilen von Expertenmeinungen zu aktuellen Themen
Allgemeine Tipps rund ums Produkt
Exklusive Einblicke zu kommenden Produkten oder Dienstleistungen
Teilen von Produkt-Roadmaps

Tabelle: E-Mail Kampagnen Ideen

Wenn Ihnen die Inspiration für mögliche Themen fehlt, empfehlen wir Ihnen die E-Mail Kampagnen Ihrer Mitbewerber als auch erfolgreiche Newsletter anderer Unternehmen einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Natürlich sollten Sie diese nicht eins zu eins kopieren.

Dies ist eine gute Möglichkeit, neue Impulse zu bekommen und Ideen für neue potenzielle Content-Themen, Produkte, Veranstaltungen zu erhalten.

Eine weitere empfohlene Methode sind vorab durchgeführte Umfragen. Fragen Sie Ihre Zielgruppe und Kunden, welche Inhalte Sie sich wünschen und welche Erwartungen diese an Ihre Kampagnen haben. Mit einer Zielgruppenbefragung erhalten Sie ebenfalls neue Impulse und Ideen. Geben Sie mit einem Freebie etc. Anreize diese auszufüllen.

Beispiel für Newsletter Inhalte Umfarge

Beispiel für Newsletter Inhalte Umfrage

Aufteilung der E-Mail Inhalte

Nachdem Sie nun Ihre Inhalte für Ihre Kampagnen definiert haben, gilt es im nächsten Schritt diese strategisch aufzuteilen.

Grundsätzlich gilt: Pro E-Mail ein Ziel! Doch was tun, wenn Sie mehrere E-Mail Ziele haben? In diesem Fall richten Sie verschiedene Marketing E-Mails ein.

Folgende Arten von Marketing E-Mails gibt es u.a.:

  1. Klassischer Newsletter (genereller oder aufgeteilt in verschiedene Themen-Newsletter)
  2. E-Mail Kurse
  3. E-Mail Series (Willkommens-E-Mails etc.)
  4. Wichtige Unternehmensinfos (Änderungen der Geschäftsbedingungen etc.)
  5. Trigger E-Mails (Upgrade, Downgrade, Sendelimit erreicht etc.)

Aufteilung von unterschiedlichen Themen auf verschiedene Newsletter

Beispiel für verschiedene Themen-Newsletter

Schritt 3: Das “An wen” oder: Zielgruppen definieren

Verschiedene Empfängergruppen definieren

Wen genau möchten Sie mit Ihren E-Mails erreichen? Marketing Kampagnen bedienen in der Regel folgende zwei Zielgruppen:

  1. Bestehende Kunden
  2. Interessenten, die mehr über das Unternehmen erfahren möchten, aber noch nicht bereit sind Geld zu investieren und Kunde zu werden

 

Analysieren Sie hierfür Ihre Zielgruppe. Nutzen Sie dazu Analyse-Tools. Diese zeigen Ihnen, wann Ihre Zielgruppe auf Ihrer Webseite, Social Media Kanäle etc. aktiv sind und wann diese welche Aktion ausüben (Produkte anschauen, Produkte kaufen, Content lesen, an Umfragen teilnehmen, Kontaktformulare ausfüllen etc.).

 

Neue Empfänger gewinnen

Setzen Sie beim Aufbau Ihrer E-Mail Liste auf ein responsives Anmelde-Widget, das an einem Double Opt-in Verfahren angeschlossen ist. Mithilfe des Double Opt-in Verfahren stellen Sie sicher, dass sich keine gefälschten E-Mail IDs in Ihre Datenbank einschleichen und damit Ihrer Reputation und Zustellbarkeit schaden.

Sie minimieren das Risiko von Ihren Empfängern und von den ISPs als Spammer eingestuft zu werden.

Integriertes Anmeldeformular oder Pop-Up Widget mit Mailjet erstellen

Beispiel für ein integriertes Anmeldeformular auf der Blog-Startseite.

Fügen Sie das Anmelde-Widget auf Ihrer Webseite hinzu. Besonders eignen sich hierfür die Homepage, der Blog, der Footer, Landing Pages und Seiten auf denen Sie Ihre Guides, Whitepapers und Co. anbieten. Bieten Sie spezielle Anreize und benennen Sie die Vorteile.

P.S. Haben Sie bereits den Mailjet Newsletter abonniert? Wenn nicht, dann können Sie dies jetzt tun:

Das Newsletter-Anmeldeformular von Mailjet.

Tipp: Fragen Sie bei der Anmeldung nur so wenig Informationen wie möglich ab. Die Abfrage von vielen Daten wird oft als abschreckend erfunden.

Schritt 4: Das “Wann” oder: Versandzeitpunkte planen

Wenn Sie Ihren E-Mail Kampagnen planen, ist es nicht nur wichtig sich über die Ziele und KPI’s Gedanken zu machen. Auch gilt es, den besten Versandzeitpunkt zu ermitteln. Besonders der Zeitpunkt an dem Sie Ihre Kampagnen versenden, ist ausschlaggebend für den Erfolg Ihres E-Mail Marketings.

Auch wenn es so scheint, als würden wir in einer Zeit leben, in der jeder zu jeder Minute erreichbar ist, gibt es immer noch Zeitpunkte an denen Sie Ihre Zielgruppe besser erreichen als zu anderen.

Denn: Der falsche Zeitpunkt wirkt sich negativ auf Ihre Öffnungsraten und somit natürlich auch auf Ihre Klick- und Conversion-Raten aus. Demzufolge bringt auch ein tolles Newsletter Marketing mit interessanten Inhalten nicht viel, wenn Sie zum falschen Zeitpunkt versendet wird.

Überlegen Sie sich daher:

  • Wann ist der Empfänger offen für Ihre Themen?
  • Und wo möchten Sie diese erreichen, im Büro, zu Hause, unterwegs (Freizeit), unterwegs (auf den Weg ins Büro)?

Für die B2B-Branche und B2C-Branche gibt es grobe Richtlinien für den Versandzeitpunkt, die zur Orientierung dienen.

Wann B2B E-Mails versenden Wann B2C E-Mails versenden
Montag: 14 – 17 Uhr Montag: 7 – 9 Uhr und 17 – 22 Uhr
Dienstag: 10 – 12 Uhr und 14 – 17 Uhr Dienstag: 7 – 9 Uhr und 17 – 22 Uhr
Mittwoch: 10 – 12 Uhr und 14 – 17 Uhr Mittwoch: 7 – 9 Uhr und 17 – 22 Uhr
Donnerstag: 10 – 12 Uhr und 14 – 17 Uhr> Donnerstag: 7 – 9 Uhr und 17 – 22 Uhr
Freitag: 10 – 12 Uhr Freitag: 7 – 9 Uhr und 17 – 20 Uhr
Samstag: Nicht zu empfehlen Samstag: 13 – 20 Uhr
Samstag: Nicht zu empfehlen Sonntag: 13 – 20 Uhr

Übersicht: Der beste E-Mail Versandzeitpunkt im B2B und B2C

Machen Sie sich jedoch bewusst, dass diese Richtlinien nicht für jedes Unternehmen effektiv sind. Zu diesen Zeiten werden nämlich besonders viele E-Mails verschickt. Aus diesem Grund ist es umso schwieriger im Posteingang aufzufallen.

Hier gilt es, sich zunächst einen Plan zu machen und dann die Performance zu überprüfen.

 

Schritt 5: Das “Wie” oder: Die geeignete E-Mail Marketing Software finden

Ihre E-Mail Marketing Strategie steht. Sie wissen genau, wo Sie mit Ihren E-Mail Kampagnen hin wollen und welche Ressourcen Sie dafür benötigen. Jetzt müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine entsprechende technische Infrastruktur vorliegen haben, die Ihren Anforderungen entspricht.

Natürlich gibt es viele verschiedene kostenlose Wege mit denen Sie Ihren Newsletter erstellen und versenden können. Hiervon raten wir Ihnen jedoch ab. Die Gefahr ist hier groß, dass Ihre Zustellbarkeit und Reputation geschädigt wird.

Ebenfalls fehlen notwendige Funktionalitäten. Der vermeintliche Vorsatz, Newsletter kostenlos zu erstellen, läuft damit ins Leere.

Umso wichtiger ist es, einen professionellen E- Mail Marketing Anbieter auszuwählen, der Ihren Anforderungen entspricht und eine hohe Zustellbarkeit und auch die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten kann.

Es existiert ein Große Auswahl an E-Mail Service Anbietern auf dem Markt gibt. Hier die richtige Wahl zu treffen, ist nicht leicht.

Machen Sie sich zunächst Gedanken über, welche Funktionen Sie benötigen, um Ihre geplanten E-Mail Kampagnen erfolgreich umsetzen zu können und auf welche Leistungen Sie besonderen Wert legen. Sie erhalten einen guten Überblick, indem Sie eine Liste erstellen und die verschiedene Newsletter Tools darin miteinander vergleichen.

Um Ihnen die Entscheidung etwas leichter zu machen, haben wir Ihnen einige Punkte aufgelistet, die ein professioneller E-Mail Service Anbieter beinhalten sollte:

  • Drag-and-Drop E-Mail Editor, um Newsletter unkompliziert in wenigen Minuten zu erstellen,
  • Eine gewisse Auswahl an vorgefertigten und anpassbaren responsiven Newsletter Vorlagen,/li>
  • Personalisierung für die Erstellung von individuellen E-Mail Inhalten,
  • Segmentierung, um die Kontaktlisten beliebig aufzuteilen,
  • Integrierte Bildbearbeitung für das problemlose Anpassen von Bildern in E-Mails
  • Responsives Anmelde-Widget, um rechtssicher Newsletter Abonnenten aufzubauen<
  • Intelligente Kontaktverwaltung für eine effiziente Kontaktverwaltung
  • A/B Testing, um Ihre Kampagnen zu testen>
  • Ausführlicher Statistikbereich, um die versendeten Newsletter optimal auszuwerten
  • Kostenloser Testzeitraum, um zu schauen, ob die Newsletter Software alle notwendigen Anforderungen erfüllt
  • Integrationsmöglichkeiten zu anderen Systemen und Diensten wie WordPress, Shopsystem etc.
  • DSGVO konform und andere Zertifizierungen