Miles DePaul

// Marketing Manager, North America

Auch in Zeiten von Whatsapp, Facebook und Twitter bleibt die E-Mail für Studenten weiterhin die erste Wahl bei der Kommunikation mit Universitäten und Hochschulen.

Während Schüler und Studenten privat die meiste Zeit auf Plattformen wie Facebook und Instagram verbringen, ist die E-Mail nach wie vor der bevorzugte Kanal (auch unter den Schülern) für professionelle und offizielle Kommunikation.

In einer aktuellen Studie gaben fast 68 Prozent der Jugendlichen und 73 Prozent der Millennials an, dass sie es vorziehen, die Kommunikation mit einem Unternehmen per E-Mail abzuhandeln.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Herausforderungen ein optimal funktionierendes E-Mail Marketing an eine Hochschule stellt und wie Sie diese Dank nützlicher Tools und Funktionen bewältigen.

Warum Universitäten und Hochschulen E-Mail Marketing nutzen sollten

76% der angehenden Studenten auf der Suche nach der für sie passenden Universität bezeichneten die E-Mail als das bevorzugte Medium für die Kontaktaufnahme. Damit wurden Direktwerbung, persönliche Seminare, Telefon- und Messaging-Anwendungen weit übertroffen.

Obwohl Social Media sicherlich eine Rolle bei der Werbung und der Aufmerksamkeit der Studenten spielt, ist es kein Kommunikationskanal und kann die E-Mail nicht ersetzen.

Statistik E-Mail

Statistik: Welche Kommunikationskanäle nutzen Studenten bevorzugt? Quelle: Statista.com

Tatsache ist, dass E-Mails nach wie vor die Konvertierung in allen Bereichen vorantreiben und die bevorzugte Form der Kommunikation sowohl für angehende als auch bereits eingeschriebene Studenten sind.

Nachdem wir mit Universitäten und Hochschulen über ihre Herausforderungen gesprochen haben, wollten wir über einige der Grundlagen des E-Mail Marketings hinausgehen und haben drei Tipps zusammengestellt, die Ihnen und Ihrer Institution helfen, Ihre E-Mail Marketingstrategie zu optimieren:

  1. Verwenden Sie Sub-Accounts, um Kampagnen für verschiedene Abteilungen zu verwalten.
  2. Stellen Sie sicher, dass alle Abteilungen Ihrer Institution das gleiche Design verwenden.
  3. Sicherstellung eines responsiven Designs auf allen Geräten und in allen Posteingängen.

 
Wir geben Ihnen viele weitere Tipps rund um Mailjet und das E-Mail Marketing allgemein in unserem eigenen Blog, die Ihnen helfen können, umfassendere E-Mail Fragen zu beantworten, z.B. wie Sie Marketing-Newsletter versenden, A/B-Tests durchführen, Vorlagendesigns erstellen und vieles mehr.

 

Zentrale Verwaltung aller E-Mail Kampagnen

Hochschulen, Universitäten und Fachhochschulen stehen vor einer großen Herausforderung, wenn es um E-Mail Marketing geht. Unter anderem geht es darum, zukünftige Studenten zu kontaktieren, Geld zu sammeln, Veranstaltungen an bestehende Studenten zu kommunizieren, Alumni zu gewinnen und natürlich ihre Studenten auszubilden.

Sie operieren auch als eine Institution mit Dutzenden (vielleicht Hunderten) verschiedener Unterabteilungen, etwa die verschiedenen akademischen Fakultäten, Verbänden, Publikationen, Sportmannschaften, Wohngesellschaften und Gastgewerben.

Die richtige Botschaft mit einem einheitlichen Design an das richtige Publikum zu senden ist keine leichte Aufgabe. Hier wird Mailjet Ihnen mit Tools und Funktionen für Teams helfen.

Anmelde Banner Blo Mailjet

 

Vereinfachung der Verwaltung durch Unterkonten

Unser erster Tipp ist die Einrichtung von Unterkonten bei Ihrem E-Mails Service Provider, um E-Mail Programme abteilungsübergreifend einfach zu trennen und zu verwalten.

Mailjet ermöglicht es Ihnen die einzelnen Unterkonten, Ihre E-Mail Kampagnen auf verschiedene API-Schlüssel aufzuteilen.

Verschiedene Unterkonten bei Mailjet einrichten

Richten Sie mit Mailjet Unterkonten für verschiedenen Abteilungen Ihrer Institution ein

Standardmäßig verfügen alle Konten über einen aktiven (Master-)API-Schlüssel, durch den alle Mailings gesendet werden. Sie haben auch die Möglichkeit, einen zweiten (Sub-Account) API-Schlüssel für andere Abteilungen oder verschiedene Arten von E-Mails (Marketing oder Transaktional) einzurichten.

Die Marketing- oder Kommunikationsabteilung einer Universität kann das Master-Konto besitzen. Mit Unterkonten und API-Schlüsseln können sie separate Konten für verschiedene Abteilungen, Sendebedürfnisse, Zwecke und Benutzer erstellen.

Sie könnten die Wissenschaftsabteilung auf einem Unterkonto haben, das Alumni Relations Team auf einem anderen, die Kommunikation mit eingeschriebenen Studenten auf einem anderen, und so weiter.

Wenn Sie Ihre Unterkonten einrichten, finden Sie hier einige empfohlene Best Practices:

 

Verwenden Sie einen separaten API-Schlüssel für Marketing- und Transaktionale E-Mails

Wenn Sie sowohl Marketing als auch Transaktionale Mails über Ihr Konto versenden, sollten Sie einen API-Schlüssel für den Versand Ihrer Transaktionalen Mails und einen weiteren API-Schlüssel für Ihre Newsletter verwenden.

API Schlüssel erstellen

Erstellen Sie verschiedene API Keys für Ihre jeweiligen Abteilungen und Fakultäten

Für den Fall, dass sich bei einem API-Schlüssel ein Problem darstellt (z.B. eine Limitierung für Ihre Marketingkampagnen), wird der Versand Ihrer Transaktionalen E-Mails nicht unterbrochen und umgekehrt.

 

Verwenden Sie separate API-Schlüssel für jede Abteilung

Wenn Sie ein Master-Konto erstellen und E-Mail Konten für verschiedene Abteilungen verwalten, können Sie jeder Abteilung einen anderen API-Schlüssel zuweisen (oder sogar 2 API-Schlüssel, wenn sie sowohl Marketing als auch Transaktionsale E-Mails versenden).

Sollte ein Problem mit dem Versenden der E-Mails einer Abteilung auftreten, hat dies nur Auswirkungen auf den einen API-Schlüssel und nicht auf den E-Mail Versand Ihrer gesamten Institution.

Auf diese Weise schützen Sie optimal die Reputation der einzelnen Abteilungen.

 

Trennen Sie Ihre Vorlagen und Kontaktlisten

Sie können Vorlagen und Empfängerlisten auch in separate API-Schlüssel aufteilen und einer anderen Abteilung Zugriff auf dieses spezielle Unterkonto gewähren.

Mit dieser Praxis werden Sie verhindern, dass unterschiedliche Fakultäten sich die gleichen E-Mail Vorlagen teilen müssen oder die eventuell die falsche Kontaktliste für eine E-Mail Kampagne auswählen.

 

Sicherstellung der Markenkonsistenz in allen Abteilungen

Markenkonsistenz ist wichtig für jedes Unternehmen, aber vielleicht am schwierigsten in Institutionen wie Universitäten, wo es keine zentrale Marketingabteilung gibt, mit der jede Abteilung arbeitet.

Infolgedessen kann es zu Abweichungen der Marke einer Universität kommen, sei es durch große Änderungen wie Logo, Slogan und Farbgebung oder durch neue Projekte, wie saisonale Kampagnen und Botschaften.

Hier liegt eine große Aufgabe im E-Mail Marketing für Hochschulen, die gemeinsam mit allen Fakultäten und Abteilungen einheitlich gelöst werden muss.

Marken, die sich unverändert mit gleichem Design und gleicher Sprache präsentieren, erhöhen damit die Wahrscheinlichkeit der Wiedererkennung Ihrer Institution

Tatsächlich kann etwas so Einfaches wie die kontinuierliche Farbgestaltung der E-Mails die Markenbekanntheit um 80% erhöhen.

Wenn also Ihre Hochschule versucht, die Markentreue und Wiedererkennung z.B. einer Harvard University aufzubauen, aber Ihre Soziologieabteilung E-Mails mit dem horizontalen Logo Ihrer Hochschule sendet und Ihr Rekrutierungsteam hauptsächlich grüne Farben anstelle der Hauptfarbe Rot verwendet, wie wollen Sie dann diese konsistente Markenbekanntheit aufbauen?

Branding

Warum Markenkonsistenz so wichtig ist erfahren Sie bei quantuscreative

All dies sind Herausforderungen für etablierte Abteilungen der Universität. Aber daneben gibt es noch weitere E-Mails, die von Universitäten, Hochschulen und Ihren Mitarbeitern gesendet werden müssen.

Denken Sie nur an diverse E-Mails von Professoren an einzelne Kurse, Sportgruppen und organisatorische E-Mails, die über Neuigkeiten, Noten oder Ausfälle informieren.

Ohne Konsistenz ist Ihre Marke alles und nichts zugleich. Mit Beständigkeit sind Sie eine Marke und eine Identität. Heutzutage ein Kernaspekt im modernen E-Mail Marketing, an dem kein Weg vorbeiführt.

 

Schützen Sie die Marke Ihrer Hochschule mit gesperrten Abschnitten

Unser Tipp besteht darin, die Markenkonsistenz über alle E-Mails hinweg sicherzustellen. Bei Mailjet können Sie dafür gesperrte Abschnitte und die zeitgleiche Bearbeitung von vielen E-Mail Vorlagen nutzen.

Mit einem Master-Account in Mailjet und vielen Unterkonten für Ihre verschiedenen Abteilungen, Vereine und Sportteams können Sie steuern, wo und wie Ihre Marke eingesetzt wird.

Menü Abschnitte sperren

Sperren Sie einzelne Abschnitte in Ihren Vorlagen und schützen Sie Ihre E-Mails so vor ungewollten Veränderungen

 
Durch die Verwendung gesperrter Abschnitte können Sie sicherstellen, dass in ausgewählten Vorlagen kein Benutzer (ohne entsprechende Berechtigungen) bestimmte Blöcke innerhalb einer E-Mail Vorlage verändern kann.

Sie können beispielsweise eine Fußzeile mit Ihrem Logo, Social Media Links und einer aktuellen Überschrift erstellen und diesen Abschnitt sperren, so dass kein anderer Benutzer das Logo, die Farben oder den Inhalt bearbeiten kann. Sie können dasselbe für den Kopfbereich oder sogar für Inhaltsblöcke in der gesamten E-Mail tun.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass unabhängig von der Abteilung, aus der Ihre E-Mails stammen, der Endbenutzer ein einheitliches Erlebnis mit Ihrer Marke hat.

 

Bearbeiten Sie mehrere Vorlagen gleichzeitig

Sie können die Beibehaltung der Marke Ihrer Hochschule ebenfalls mit Hilfe der zeitgleichen Bearbeitung von mehreren Vorlagen steuern. Je größer Ihre Organisation, desto größer ist wahrscheinlich, dass Sie viele E-Mails auf einmal ändern müssen.

Können Sie sich vorstellen, das Logo der Universität oder die Fußzeile von Hunderten von Vorlagen zu ändern?

Änderung auf mehreren Abschnitten anwenden

Ändern Sie alle Ihre Vorlagen gleichzeitig und sparen Sie viel Zeit

Die gleichzeitige Bearbeitung von mehreren Vorlagen ermöglicht es Ihnen, diesen Abschnitt einmal zu bearbeiten und die Änderungen auf alle Vorlagen anzuwenden, die den gleichen Abschnitt haben. Auf diese Weise können Sie die Fußzeile, das Logo oder die Tagline über alle Ihre E-Mails mit nur einem Klick aktualisieren.

 

Gestalten Sie Ihre E-Mails mit einem Mobile-First-Ansatz

Ein seit Jahren anhaltender Trend hat auch vor Universitäten und Hochschulen nicht halt gemacht: Immer mehr Empfänger erhalten und lesen ihre E-Mails auf mobilen Endgeräten. Vor allem Handys.

Heute werden mehr als 70% der Leser eine E-Mail löschen, die nicht für das Handy optimiert ist, während mittlerweile über 25% der E-Mails zuerst auf einem mobilen Gerät gelesen werden. Diese Zahl steigt auf 40% für Menschen im Alter von 14-18 Jahren…. mit anderen Worten für Ihre Zielgruppe.

Nachdem Sie ansprechende E-Mail Kampagnen designed, wertvolle Inhalte hinzugefügt und eine vielversprechende Kontaktliste erstellt haben, sollten Sie Ihre Leser nicht verlieren, weil Ihre E-Mails nicht richtig angezeigt werden.

 

Nutzen Sie responsive Designs auf allen Geräten

Unsere Empfehlung: Optimieren Sie Ihre E-Mails für mobile Geräte und alle Posteingänge.

Hier sind fünf Dinge, auf die Sie bei der Gestaltung Ihrer E-Mails unbedingt beachten sollten:

  1. Die Ausrichtung ist entscheidend: Wenn Sie sich für ein einspaltiges Layout entscheiden, müssen Sie das Design nicht neu anordnen, da der Bildschirm kleiner wird.
  2. Bildgröße: Bilder sind eine großartige Möglichkeit, Text aufzubrechen. Aber sie können auch einige Probleme verursachen. Bilder, die nicht richtig dargestellt werden, können auf einigen Geräten zu groß oder zu klein erscheinen, was Ihren Hintergrund ruiniert oder Ihr Banner unlesbar macht.
  3. Eindeutig identifizierbare Call-to-Actions: Führen Sie primäre Aktionsaufrufe als Button (anstelle von Hyperlinks) durch, damit sie leicht gefunden und mit dem Finger auf Handys und Tablets angeklickt werden können.
  4. Zu viel Text: Lassen Sie Ihre Empfänger nicht mehr als 2 oder 3 Durchläufe auf ihrem Gerät scrollen. Wenn Sie viel Text zu teilen haben, teilen Sie einfach einen Ausschnitt in der E-Mail und fügen Sie einen Link hinzu, um mehr zu erfahren.
  5. Hierarchien von Bedeutung: Die meisten E-Mails werden weniger als 3 Sekunden lang auf einem mobilen Gerät gelesen, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihre fesselndsten, ansprechendsten und spannendste Schlagzeilen, CTAs und Bilder so platzieren, dass diese ohne Scrollen sichtbar sind.

Aber selbst wenn Sie all diese Tipps berücksichtigen, kann im Aufbau einer E-Mail immer noch einiges schieflaufen. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen E-Mail Editor oder ein Codierungs-Framework verwenden, das alle Aufgaben für Sie übernehmen kann.

 

Passport: Unser Drag-and-Drop E-Mail Editor

Viele E-Mail-Ersteller (Mailjets Passport inklusive) ermöglichen es Ihnen, eine gut gestaltete E-Mail per Drag-and-Drop zu erstellen.

Sie können Mailjets E-Mail Editor direkt in Ihrem Browser ohne Anmeldung ausprobieren.

Passport stellt automatisch sicher, dass die gesendeten E-Mails für jedes Gerät und jeden Posteingang optimiert sind.

Alle Mailjet E-Mail Vorlagen sind von Hause aus responsive

Optimale Anzeige Ihrer E-Mails auf allen Endgeräten Dank Mailjet responsivem Editor

 

MJML

Sie können Ihre E-Mails auch codieren oder benutzerdefinierte Designs erstellen.

Die bietet Ihnen eine große Freiheit beim Design Ihrer E-Mails, aber die Programmierung für responsive Mails kann mühsam sein, da es keinen globalen Standard unter Posteingangsgeräten und Geräten gibt, wie man E-Mails rendert.

Beispielsweise wird eine E-Mail in Google Mail auf eine bestimmte Weise und in Outlook auf eine andere Weise angezeigt, z.B. in der Android-App von Google Mail und auf einem Macbook.

Dieser langwierige Prozess veranlasste unser Produktteam bei Mailjet, nach Möglichkeiten zu suchen, die die Codierung von E-Mails einfacher zu gestalten. Auf diese Weise und aus diesem Grund wurde MJML geboren, die führende, reaktionsschnelle E-Mail Template Sprache.

MJML verwendet alles, was Sie über HTML wissen, und vereinfacht den Code für Sie, so dass Sie sich keine Sorgen machen müssen, die richtigen Codes für responsive E-Mails zu schreiben. Eine E-Mail, die aus Hunderten von Zeilen Code bestehen kann, kann in weniger als 50 Zeilen geschrieben werden.

MJML Code und fertiges Ergebnis

Mailjets eigene Programmiersprache MJML für responsive E-Mails

Wenn Sie mehr über MJML erfahren möchten, etwa wie Sie es auch zum Versenden von reaktionsschnellen E-Mails verwenden können, können Sie es hier live ausprobieren.

 

Und jetzt?

Es ist kein Geheimnis, wie wichtig E-Mail Marketing für Universitäten und Hochschulen ist, von der Kommunikation mit potentiellen neuen Studenten über Fundraising bis hin zur einfachen Information von Campusaktivitäten.

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie Ihre E-Mail Marketing optimieren, Effizienz durch die Verwaltung aller E-Mails unter einer Plattform schaffen, die Kontrolle über Ihre Marke abteilungsübergreifend behalten und natürlich wie Sie responsive E-Mails für Hochschulen entwerfen und codieren können.

Warum probieren Sie es nicht direkt aus? Loggen Sie sich in Ihr Mailjet Konto ein oder erstellen Sie eins kostenlos:

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