E-Mail Marketing Software wechseln [Schritt-für-Schritt Anleitung]

Wechsel der E-Mail Marketing Software: Die Mythen

Bevor wir im Detail auf die einzelne Schritte bei einem Wechsel der E-Mail Marketing Software eingehen, möchten wir die 3 größten Mythen über diesen Prozeß aufdecken.

Bei der Umstellung von Systemen und Prozessen denkt wohl eine Vielzahl von Nutzern in erster Linie an die folgenden Probleme, die wir gleich ins richtige Licht setzen möchten:

Der Wechsel ist kompliziert

Die Wahrheit ist, dass ein Wechsel des Newsletter Tools in den meisten Fällen unkompliziert und schnell vollzogen werden kann. Besonders kleine und mittlere Unternehmen können die einzelnen Schritte ohne größere Vorkenntnisse meistern.

Die meisten E-Mail Marketing Softwares besitzen eine Vielzahl an Integrationen, die dafür sorgen, dass Sie Ihr neues Konto problemlos mit den restlichen Systemen verbunden werden können.

Bei Mailjet stellen wir Ihnen eine riesige Auswahl an Integrationen zu Verfügung, damit Sie Ihre verschiedenen Tools problemlos verknüpfen und direkt mit dem Versenden loslegen können.

Versandausfall

Ist das Wechseln der E-Mail Marketing Software unweigerlich mit einem Ausfall Ihres E-Mails Versandes verbunden? Nicht, wenn Sie richtig vorbereitet sind und den richtigen Anbieter gewählt haben.

Um die Umstiegszeit so gering wie möglich zu halten und ein sofortiges Senden Ihrer E-Mail Kampagnen zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen, den Übergang schrittweise zu vollziehen.

Während dieses Prozesses sind Sie in der Lage, ihre neue IP-Adresse aufzuwärmen (siehe unten) und Ihre E-Mail Kampagnen eine nach der anderen zu Ihrem neuen Anbieter zu übertragen.

Zustellungsprobleme beim neuen E-Mail Anbieter

Was passiert, wenn Sie den Wechsel vollziehen und die Zustellbarkeit verschlechtert sich? Hier bei Mailjet haben wir alle erforderlichen Prozesse integriert, die genau dies verhindern.

Bevor Sie sich für unsere Lösung entscheiden, muss Ihre aktuelle Sendeaktivität einen Compliance-Prozess durchlaufen.

Um eine Kompatibilität zu unserem System zu gewährleisten, müssen gelegentlich Änderungen an Ihren Methoden zur Datenerfassung vorgenommen werden. Durch diese Überprüfung werden unsere hohen Zustellbarkeitsstandards sichergestellt.

E-Mail Marketing Software wechseln: Schritt für Schritt

1. Finden Sie eine passende Alternative zu Ihrem bisherigen Anbieter

Es liegt in der Natur der Sache, dass Sie in einem ersten Schritt einen neues Konto bei Ihrem neuen Newsletter Tool benötigen.

Viele E-Mail Marketing Softwares bieten eine kostenlose Variante an, sodass das Erstellen eines Kontos in den meisten Fällen kostenlos ist. Bei Mailjet können Sie beispielsweise bis zu 200 E-Mails pro Tag umsonst versenden.

Bei der Auswahl Ihrer neuen E-Mail Marketing Software sollten Sie grundsätzlich darauf achten, dass er Ihren individuellen Anforderungen entspricht.

2. Exportieren und importieren Sie Ihre Kontaktlisten

Bei einem E-Mail Software Wechsel möchten Sie wahrscheinlich Ihre bestehenden Kontaktlisten mitnehmen.

Nachdem Sie ein neues Konto erstellt haben, exportieren Sie diese von Ihrem bisherigen Anbieter.

Wichtig: Achten Sie darauf, alle Kontakte zu übertragen - auch bereits ausgeschlossene und jene, die sich von Ihrer Liste abgemeldet haben. So stellen Sie sicher, dass Sie diesen Empfängern nicht erneut eine E-Mail senden und als Spammer gekennzeichnet werden.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Kontaktlisten im CSV-, TXT oder RFT-Format herunterladen. Die meisten Newsletter Tools unterstützen diese Formate.

Beispiel: E-Mail Kontaktlisten Export von Mailchimp

Importieren Sie diese anschließend in die neue E-Mail Marketing Software.

Wie Sie Kontaktlisten bei Mailjet importieren.

Sollte es sich bei diesem um Mailjet handeln, haben wir in unserem ausführlichen und bebilderten Handbuch bereits eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie vorbereitet.

3. Richten Sie Ihre Absender-Adressen ein

Die Wahl Ihrer E-Mail Adresse ist ein erster wichtiger Schritt, um eine optimale Zustellbarkeit Ihrer E-Mails weiterhin zu gewährleisten.

Die Auswahl der richtigen E-Mail Adresse ist von großer Wichtigkeit für Ihre späteren Versandaktivitäten und Statistiken. Hier gilt es von Anfang an, die größten Stolperfallen zu vermeiden.

Wichtig: Verwenden Sie bei Anmeldung unbedingt die gleichen E-Mail Adressen, die Sie auch bei Ihrem alten Anbieter genutzt haben und die den Namen Ihres Unternehmens, bzw. Ihrer Webseite beinhaltet.

Wie Sie Absender-Adressen bei Mailjet erstellen

Damit stellen Sie zwei Dinge sicher:

• Ihre Empfänger erkennen Ihre E-Mail Adresse wieder

• Die ISPs erkennen Sie als Versender mit guter Absender-Reputation wieder

Auf dieser Weise reduzieren Sie die Gefahr, dass Ihre E-Mail geblockt oder als Spam markiert wird. Der Grund dafür ist, dass sowohl ESPs als auch ISPs eine Übereinstimmung von E-Mail Adresse und Webseite als Kriterium bei der Klassifizierung ansehen.

Doch bereits hier gilt es einige Stolperfallen zu vermeiden.

Benutzen Sie keine free E-Mail Adresse wie name@gmx.de oder name@gmail.com. Andernfalls laufen Ihre E-Mails Gefahr, als Spam angesehen und aussortiert zu werden. Die Gründe dafür, haben wir ausführlich in unserem Blogartikel über dieses wichtige Thema aufgearbeitet.

Verzichten Sie auch auf Adressen wie noreply@abc.de verzichten. Dieser speziellen Problematik haben wir ebenfalls einen eigenen Artikel gewidmet, da diese Praxis noch immer weit verbreitet ist.

So bitte nicht: Beispiel E-Mail mit einer Noreply E-Mail Adresse

Verwenden Sie daher immer eine benutzerdefinierte Domain-E-Mail Adresse, die mit Ihrer Website verknüpft ist. Indem Sie Ihre Domain authentifizieren, erhöhen Sie die Absender-Reputation Ihres Domain-Namens.

4. Richten Sie DKIM und SPF ein

Damit Sie sich bei Ihrem neuen Anbieter gleich von Beginn an auf eine zuverlässige Zustellungsrate verlassen können, richten Sie Ihre Authentifizierung ein.

Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Empfänger oder die ISPs Ihre E-Mail Kampagnen auch nach dem Wechsel des E-Mail Marketing Anbieters nicht als Spam kennzeichnen.

Das Sender Policy Framework (SPF) stellt dabei sicher, dass kein Dritter ungebetene Spam-E-Mails über Ihre Domain versendet. Auf diese Weise erhöht sich die Wahrscheinlichkeit auf Akzeptanz Ihrer E-Mails im System Ihrer Empfänger.

Die Domain Keys Identified Mail (DKIM) authentifiziert den Absender einer E-Mail. Auch hier liegt der Nutzen in der höheren Zustellbarkeit.

Einfaches Einrichten des Sender Policy Frameworks (SPF) bei Mailjet

Diese beiden Authentifizierungsmöglichkeiten sind Grundlagen. Achten Sie in jedem Fall darauf, dieses richtig einzurichten.

Bei Mailjet geschieht dies mit wenigen Klicks, die wir in dieser Anleitung bereits für unsere Nutzer zusammengestellt haben.

5. Die Aufwärmphase einrichten

Der Wechsel Ihres Service Anbieters bedeutet auch einen Wechsel Ihrer IP-Adresse. Je nachdem, ob Sie sich diese mit mehreren Versendern teilen oder eine eigene, dedizierte IP benutzen, müssen einige Dinge beachtet werden.

Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Bei der Wahl Ihrer IP-Adresse kommt es vor allem auf Ihre persönlichen Anforderungen für Ihren E-Mail Versand an. Wir haben die einzelnen Argumente für dedizierte und geteilte IP-Adressen in unserem Blogartikel zusammengefasst.

Beispiel IP WarmUp Plan

Im Falle einer persönlichen, dedizierten IP, die nur Sie alleine nutzen, benötigen Sie eine Aufwärmphase.

In dieser werden täglich und über Wochen hinweg nur wenige tausend E-Mails gesendet, um eine positive Reputation für Sie aufzubauen. Senden Sie mit einer IP-Adresse ohne entsprechende Reputation von Beginn an große Kampagnen, laufen Sie auch hier Gefahr, als Spam im elektronischen Mülleimer zu landen. Und das möchten wir vermeiden! :)

Am Ende dieser Einführungsphase verfügen Sie über eine IP-Adresse, die aufgrund der guten Statistiken für optimale Zustellungsraten sorgen wird.

Wichtig: Wenn Sie bei Ihrem neuen Anbieter eine dedizierte IP-Adresse nutzen möchten, denken Sie daran, Zeit für die Aufwärmphase Ihrer neuen Adresse einzuplanen. Rechnen Sie hierzu etwa mit einem Zeitraum von 2-3 Wochen.

Tipp: Informieren Sie Ihre Empfänger

Nach dem Sie nun Ihre Kontaktlisten und E-Mail Vorlagen importiert haben sowie alle technischen Voraussetzungen erfüllen, ist es an der Zeit, Ihre Empfänger zu informieren.

Dies sollten Sie aus mehreren Gründen tun:

• Bieten Sie Transparenz, schließlich haben Ihre Nutzer Ihnen ihre Daten anvertraut

• Zeigen Sie auf, welche Vorteile Ihre Empfänger von dem Wechsel des E-Mail Service Providers erwarten können

• Es ist ein hervorragende Gelegenheit, Ihre Empfänger zu bitten, Sie in das Adressbuch aufzunehmen.

Wir wären nicht Mailjet, wenn wir nicht eine Einwilligungs-E-Mail Vorlage für Sie hätten, die Sie kostenlos herunterladen und verwenden können. Passen Sie den Text nach Belieben an:

Falls Sie nicht sicher sind, ob Sie alle Kontakte nach den Standards der DSGVO eingeholt haben, versende Sie ein erneutes Double-Opt-In.

Was jetzt?

Sie wissen nun, was bei einem Wechsel des E-Mail Marketing Service auf Sie zukommt und wie Sie problemlos Ihre Daten transferieren werden.

Wir hoffen, Ihnen mit diesem Artikel einige fälschliche Befürchtungen widerlegen zu können. Falls Sie der Meinung sind, dass Mailjet mit seinen Funktionen und Möglichkeiten zu Ihnen passen würde, probieren Sie uns doch gleich kostenlos aus :)