E-Mail-Listen richtig pflegen und reinigen [101 Guide]

Definition: Was ist eine gepflegte E-Mail Liste?

Eine Kontaktliste besteht prinzipiell aus drei Arten von Kontakten:

1. aktiv: Kontakte, die eine E-Mail erhalten

2. abgemeldet: Kontakte, die sich selber ausgetragen haben

3. ausgeschlossen: Kontakte, die Sie als Versender selbst ausgetragen haben

Kontaktlisten bei Mailjet

Das Problem ist: Sofern eine Kontaktliste ausschließlich aus "aktiven" Kontakten besteht, dann ist diese mit aller Wahrscheinlichkeit nach nicht gepflegt. Warum? Diese Frage beantworten wir weiter unten.

Unter einer gepflegten oder gesunden E-Mail-Liste versteht man eine Kontaktliste, bei dem (1) die E-Mail-Adressen tatsächlich existieren und (2) nur diejenigen Kontakte eine E-Mail erhalten, die es auch möchten.

Um dies herauszufinden, bedarf es einer regelmäßigen Analyse der E-Mail-Listen nach folgenden Parametern:

• Seit wann gibt es diese Kontaktliste?

• Ist die Kontaktliste offen oder geschlossen (ob E-Mail-Adressen nachträglich hinzugefügt werden können)?

• Über wie viel Kontakte verfügt die E-Mail-Liste?

• In welchem Status befinden sich die Kontakte (aktiv, abgemeldet, ausgeschlossen)?

• Welche Art E-Mails erhalten die in der Liste enthaltenen Kontakte?

• Gibt es diese E-Mail-Adresse wirklich (kein Tippfehler oder komplett gefälschte Adresse)?

• Was ist die durchschnittliche Performance der Liste (Öffnungen, Klicks, Bounces, Abmeldungen etc.)?

Einstieg: Eine gesunde E-Mail-Liste aufbauen

Um eine gut funktionierende E-Mail-Liste zu haben, sollten Sie ganz am Anfang beginnen: Bei der Anmeldung! Hier gibt es zwei wichtige Dinge, die Sie beachten müssen: das Double Opt-in-Verfahren und den Listenkauf. Geben Sie neuen Abonnenten die Möglichkeit sich sicher für Ihren E-Mail-Verteiler anzumelden.

1. Verwenden Sie ein Double Opt-in

Ein Double Opt-in bedeutet, dass Sie, wenn sich eine Person für eine Ihrer E-Mail-Listen wie Newsletter angemeldet hat, eine E-Mail abschicken, in der er aufgefordert wird, sein Abonnement zu bestätigen, indem er einem Link in der E-Mail folgt.

Beispiel für eine Bestätigungs-E-Mail.

Die Einrichtung eines Double-Opt-In-Systems hilft Ihnen herauszufinden, ob

• eine E-Mail-Adresse gültig und nicht gefälscht ist.

• der Besitzer der E-Mail-Adresse die Person ist, die sich in Ihre E-Mail-Liste eingetragen hat

• der neue Kontakt daran interessiert ist, Ihre E-Mails zu erhalten (und sich dadurch eher mit Ihren Inhalten beschäftigen wird)

Das Double Opt-in-Verfahren sorgt dafür, dass nur diejenigen Personen, die an Ihren E-Mails interessiert sind, auch wirklich Ihrer E-Mail-Liste hinzugefügt werden.

Dies hat folgende Vorteile:

• Der Empfänger erklärt sich damit einverstanden, Ihre E-Mails zu erhalten, da er sogar zweimal zugestimmt hat. So wird der Abonnent Ihre E-Mails später nicht mehr als Spam einstufen.

• Mit der Aufforderung, auf den Bestätigungslink zu klicken, haben Sie bereits Ihre erste Interaktion mit Ihrem Abonnenten generiert. Dies ist ein positives Zeichen für die Webmails und ein guter Start für die Kommunikation.

• Sie vermeiden es, Ihren Newsletter an eine falsch eingegebene E-Mail-Adresse zu senden und vermeiden so unnötige Kosten.

Kurz: Mit dem Double Opt-in Verfahren sorgen Sie für weniger Bounces, Blockierungen, Spam-Markierungen sowie Spamfallen.

2. Kaufen Sie nie E-Mail-Listen

Es mag verführerisch sein, eine große E-Mail-Liste durch Zukauf aufzubauen, aber lassen Sie sich nicht täuschen. Es ist viel besser, eine eigene Liste von Abonnenten aufzustellen, die sich für den Erhalt Ihrer Inhalte entschieden, haben.

Eine gekaufte Kontaktliste ist in der Regel von schlechter Qualität. Sie sind nicht auf Ihr Unternehmen ausgerichtet, so dass Sie keinen guten Wert aus der Interaktion mit ihnen ziehen werden - sofern überhaupt eine Interaktion stattfindet.

Die Personen, deren E-Mail-Adressen Sie käuflich erwerben, werden wahrscheinlich nicht darüber informiert, dass ihre personenbezogenen Daten an Sie übermittelt wurden.

Wenn sie dann E-Mails von Ihnen erhalten, werden sie die E-Mails eher löschen oder als Spam markieren, statt sie zu öffnen. Auch können diese sogenannte Spamfallen in sich tragen.

Eine Untersuchung von Kerstin Hoffmann ergab, dass E-Mails von Absendern, die nicht bekannt sind, besonders häufig zum Löschen führen.

Und nicht zuletzt können Sie sich nach Art. 7 Abs. 1 der DSGVO strafbar machen. Werbe- bzw. Marketing E-Mails dürfen Sie nur nach vorheriger und ausdrücklicher Zustimmung durch den Empfänger versenden.

Im Moment der Datenabgabe ist der Datenverarbeiter dabei verpflichtet, den zukünftigen Empfänger darüber zu informieren, welche Art E-Mails diese zukünftig erhalten wird.

Dieser Schritt fehlt oftmals. Tun Sie sich und Ihrer Zustellbarkeit sowie Ruf also den Gefallen und lassen Sie die Finger von zum Kauf angebotenen E-Mail-Listen und Adressen. Sie möchten mehr dazu erfahren? Alles Wissenswerte zum Listenkauf erfahren Sie hier: E-Mail Adressen kaufen: ja oder nein?

Dranbleiben: Eine aktive E-Mail-Liste beibehalten

Nachdem Sie Ihre Kontakte auf angemessene Weise gesammelt haben, ist Ihre Arbeit jedoch leider nicht beendet. Die Listenhygiene ist ein fortlaufender Prozess und Sie müssen Ihre Mailinglisten regelmäßig überprüfen.

1. Holen Sie sich regelmäßig Feedback

Ein Blick in die Kampagnen-Statistiken zeigt, ob und wie sich welcher Empfänger mit Ihren E-Mails interagiert. Was die E-Mail-Statistiken jedoch nicht zeigen, ist warum sie sich so verhalten.

Beispiel für eine Feedback-E-Mail

Direkte Rückmeldungen zu erhalten haben eine nicht zu unterschätzende Wirkung. Sie erfahren, ob Ihre Kommunikation optimal auf die Bedürfnisse abgestimmt ist,

• gewinnen die Aufmerksamkeit bei Ihren Empfängern,

• intensivieren die Kundenbindung,

• erfahren, welche E-Mail-Inhalte Ihre Empfänger interessieren,

• validieren Ihre bestehendes Angebot und

• erhalten Ideen für die Entwicklung neuer Produkte.

Die Antworten aus der Kundenumfrage können ebenfalls dazu genutzt werden, um Kunden je nach Verhalten und Vorlieben in Gruppen zusammenzufassen. Diese einzelnen Kundengruppen können Sie später mittels Segmentierung noch zielgerichteter ansprechen. Durch das Segmentieren schicken Sie relevante Informationen an die richtige Zielgruppe.

E-Mail Segmentierungs-Optionen bei Mailjet.

2. Inaktive Empfänger zurückgewinnen

Eine gesunde E-Mail-Liste lebt von aktiven Empfängern. Doch die Wahrheit ist: Ein recht hoher Anteil der Empfänger lässt Ihre E-Mails einfach links liegen. Statt sie zu lesen, verstauben sie ungeöffnet im Posteingang oder werden gelöscht. Das bedeutet für Sie Arbeitszeit- und Geldverlust.

Zwar ist ein gewisser Schwund normal (eine Kontaktliste verliert jährlich im Schnitt zwischen 25 und 30 Prozent). Doch sollten Sie darauf achten, dass Sie regelmäßig inaktive Empfänger aus Ihrer Liste entfernen, um Ihre E-Mail Zustellbarkeit nicht zu gefährden.

Sofern Sie merken, dass ein Kontakt seit einigen Wochen nicht mehr mit Ihren Nachrichten interagiert, sollten Sie versuchen, ihn wieder zu “aktivieren”.

Beispiel für eine Reaktivierungs-Kampagne von OMT.

Nachpflege: Sich richtig voneinander verabschieden

Natürlich ist die Anmeldung wichtiger als die Abmeldung, trotzdem sollten Sie und Ihr Unternehmen keinen schlechten Eindruck hinterlassen. Lassen sie Kunden ziehen, wenn diese kein Interesse an Ihren E-Mails haben und seien Sie proaktiv, wenn es um die Entfernung von Kontakten geht.

Was ist eine E-Mail-Listenreinigung?

Eine Reinigung von E-Mail-Listen bedeutet, alte oder inaktive Kontakte aus einer E-Mail-Datenbank zu entfernen. Dazu zählen Empfänger, die sich nicht mehr mit Ihren E-Mails beschäftigen oder veraltete E-Mail-Adressen (Bounces), Blockierungen und Spamfallen.

Eine Reinigung einer E-Mail-Liste ist im Grunde ganz einfach. Es ist ziemlich genau das, wonach es klingt: Schauen Sie sich Ihre E-Mail-Kontaktliste an und aktualisieren Sie sie, wie Sie es für richtig halten. Das bedeutet, alte, veraltete Kontakte loszuwerden.

Das Entfernen von Kontakten aus Ihrer Liste kann beängstigend erscheinen. Schließlich haben Sie Arbeit investiert, um sie überhaupt dorthin zu bringen. Aber den Fokus auf die Pflege der Kontakte zu legen, die Ihre Marke lieben, ist der bessere Weg. Dann können Sie ihnen zeigen, was Ihre Marke wirklich kann.

Warum Sie Ihre E-Mail-Kontaktlisten reinigen sollten

Viele E-Mail Marketer unterliegen dem Irrglauben, dass eine große E-Mail-Liste automatisch mehr Öffnungen, Links und Umsatz bringt. Doch dies ist ein Irrglaube.

Eine große E-Mail-Liste mag zwar im Reporting für den Chef gut aussehen, doch das war’s dann auch schon. Statt einen guten ROI haben Sie:

• Geringere Zustellbarkeits-Raten

• Geringere Kampagnen-Performance

• Höhere Investitionskosten

Faktor: Absender-Reputation

Im E-Mail-Marketing ist der Dreh- und Angelpunkt die eigene Zustellbarkeit, das Alpha und das Omega. Die Zustellbarkeit wiederum ergibt sich aus der eigenen Absender-Reputation (den Ruf, den Sie bei den verschiedenen E-Mail-Clients wie Gmail, Hotmail, GMX, T-Online etc. haben).

Die Absender-Reputation ergibt sich aus der Summe verschiedener Faktoren, die sich in drei Bereiche gliedern:

• Technische Einrichtung

• Datenqualität

• E-Mail-Inhalt

Konzentrieren wir uns auf den Punkt “Datenqualität”. Eine detaillierte Betrachtung zu den anderen Faktoren, erhalten Sie in diesem Artikel: So kommen Ihre E-Mails an.

Die E-Mail-Clients, auch ISP (Internet Service Provider) genannt, schauen ganz genau hin, wie die Empfänger mit den eingehenden E-Mails interagieren. Wenn:

• Ihre E-Mail-Öffnungsraten niedrig sind, dann teilt dies mit, dass Ihre Kontakte nicht interessiert sind.

• Ihre Klickraten niedrig sind, dann sagt es, dass Ihre E-Mail-Inhalte nicht relevant sind

• Sie hohe Bounce-Raten haben, dann sind die E-Mail-Adressen veraltet.

• Sie Spam-Markierungen oder Blockierungen haben, dann möchten die Empfänger unter keinen Umständen E-Mails von Ihnen erhalten.

Weiter ins Detail gehen wir in diesem Artikel: Die 8 wichtigsten E-Mail Marketing Kennzahlen

Vergleichsgrafik von Kampagnen

Durch das Bereinigen Ihrer E-Mail-Listen stellen Sie sicher, dass Ihre Zustellbarkeits-Raten, Kampagnen-Performance (Öffnungen, Klicks, Abmeldungen, Spam-Markierungen, Blockierungen) und Bounce-Raten besser werden.

Auf die Gesamtzahl der Kontakte, die Ihre E-Mail lesen, hat dies jedoch keinen Einfluss. Wenn beispielsweise 4 von 100 Empfängern Ihre E-Mail öffnen, bleibt die Anzahl gleich. Ebenso, wenn 4 von 50 Kontakten sie lesen.

Der potenzielle Umsatz oder andere Conversion dieser E-Mail-Kampagne könnte derselbe bleiben. Doch die Bereinigung von E-Mail-Listen wird sich auf Ihren Ruf beim ISP auswirken.

Je schlechter Ihre Absender-Reputation bei einem ISP ist, desto öfter landet Ihre Mail im Spam. Da Ihre E-Mails dann im Spam-Ordner und nicht im Posteingang landen, verringert sich die Anzahl der Kontakte, die Ihre E-Mails lesen, sowie Ihr ROI und Interaktionen.

Faktor: Investitionskosten

Hinzu kommt, dass Sie Kosten einsparen. E-Mail Marketing Software rechnen entweder nach versendeten E-Mail-Volumen oder E-Mail-Kontakten ab.

Große E-Mail-Listen mit einem hohen Anteil an inaktiven Kontakten ist für beide Abrechnungsmodell kontraproduktiv. Warum sollten Sie für

• Empfänger bezahlen, die Sie bereits verloren haben?

• versendete E-Mails bezahlen, die niemals zugestellt werden?

Eine E-Mail-Listenreinigung ist das, was Ihnen helfen wird, eine schlechte Absender-Reputation, sowie unnötige Investitionskosten zu vermeiden.

Machen Sie es leicht sich abzumelden

Es ist nie eine gute Idee, Ihren Abmeldelink vor Ihren Empfängern zu verstecken oder den Prozess der Abmeldung schwierig, zeitaufwändig oder verwirrend zu gestalten.

Wenn Empfänger einen Abmeldelink nicht finden können oder sich nicht die Zeit nehmen wollen, besteht die Gefahr, dass sie die E-Mails als Spam markieren. Und dies gilt es in jedem Fall zu vermeiden.

Kontakte, die nicht mehr an Ihren E-Mails interessiert sind und sich abmelden möchten, sollten Sie gehen lassen. Dies kommt nicht nur Ihrer Absender-Reputation zugute, Sie sparen ebenfalls auch Geld.

Warum?

E-Mail-Marketing Softwares rechnen entweder nach Kontakt oder versendeter E-Mail ab. Ein “toter” Kontakt kostet Sie in beiden Fällen Geld, da ein E-Mail-Versand zu diesem Empfänger stattfindet.

Tipp: Fragen Sie die Kontakte, warum sie sich abmelden möchten. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Optimierungsvorschläge.

Warum sich Kunden von einem Newsletter abmelden. Ergebnisse aus dem Bericht “Der Weg zu mehr E-Mail-Interaktion 2024”. Eine Zusammenfassung finden Sie hier.

E-Mail-Listen reinigen: Zeitintervalle

Um Ihre E-Mail-Liste zu bereinigen, bieten sich zwei Methoden an:

• Grobe Reinigung nach jeder versendeten E-Mail-Kampagne

• Intensiv-Reinigung alle paar Monate

Wir empfehlen beide Methoden gleichzeitig zu verwenden.

Reinigung der Kontaktliste nach jeder E-Mail-Kampagne

Werfen Sie nach jeder versendeten E-Mail-Kampagne einen Blick auf Ihre Statistiken. Suchen Sie hier nach Abmeldungen, Bounces und Spam.

Entfernen Sie diese händisch aus Ihrer E-Mail-Kontaktliste, bevor Sie eine weitere Kampagne versenden (siehe nächstes Kapitel).

Ihre genutzte E-Mail-Marketing Software sollte Abmeldungen in der Regel von sich aus entfernen. Sofern dies nicht der Fall ist, dann lohnt sich allein hier ein Wechsel zu einem anderen E-Mail Marketing Anbieter wie Mailjet.

Reinigung der E-Mail-Listen alle paar Monate

Eine größere E-Mail-Listen Reinigung ist nach 3 bis 6 Monaten fällig.

Suchen Sie nach Kontakten, die Ihre E-Mail in den letzten 3 bis 6 Monaten nicht geöffnet haben und versuchen Sie diese mit einer Reaktivierungs-E-Mail wieder zurückzugewinnen.

Integrieren Sie idealerweise zwei Antwort-Optionen: JA und NEIN. Dies vereinfacht die Reinigung Ihrer E-Mail-Kontaktlisten erheblich.

Den “JA”-Button verlinken Sie zu einer speziellen Bestätigungsseite, die Sie zuvor erstellt haben, mit einer Nachricht wie „Danke für die Bestätigung Ihres Interesses“.

Den “NEIN”-Button verknüpfen Sie mit dem Abmeldelink. Empfänger, die diesen Button klicken, werden dann automatisch von der betreffenden Kontaktliste entfernt.

Wir empfehlen, den Empfängern darüber zu informieren, was passiert, wenn der Empfänger auf diese E-Mail nicht reagiert. Hier zwei Inspirationen:

„Sofern wir nicht binnen 7 Tage von Ihnen hören, werden Sie automatisch von allen E-Mail-Kontaktlisten entfernt.“

“Wenn Sie Mailjet-Kunde sind, werden wir Sie weiterhin über wichtige Angelegenheiten, die Ihr Konto betreffen, informieren, Sie aber aus unserer Newsletter Liste entfernen.”

Diejenigen Empfänger, die dennoch inaktiv bleiben, löschen Sie bitte.

So reinigen Sie Ihre E-Mail-Listen mit Mailjet

Die manuelle Bereinigung Ihrer Liste wäre zeitaufwendig. Also haben wir es Ihnen erleichtert. Mit nur ein paar einfachen Schritten sind Sie auf dem Weg zu einer glänzend sauberen Liste.

Wir haben Ihnen eine einfache Erklärung in unserer Dokumentation gewidmet damit Sie dieser schrittweise folgen können.

Was jetzt?

Jetzt wissen Sie, warum und wann Sie Ihre E-Mail-Listen regelmäßig reinigen sollten sowie wie Sie dies bei Mailjet tun können. Sofern Sie bereits Mailjet Kunde sind, dann loggen Sie sich ein und führen jetzt eine Kontaktlisten-Reinigung durch. Die Verwaltung Ihrer E-Mail Kontaktliste und deren Bereinigung ist mit Mailjet ein Kinderspiel!

Sie sind noch nicht Mailjet-Kunde? Dann probieren Sie Mailjet aus, nehmen einen Wechsel vor, importieren Sie Ihre Kontaktlisten und führen anschließend eine Reinigung Ihrer E-Mail-Listen durch.