Es ist nicht einfach, die perfekte E-Mail zur richtigen Zeit an die richtigen Empfänger zu senden. Noch viel schwieriger ist es, wenn Sie nicht verstehen, wie Ihre Mailings in die Posteingänge Ihrer Empfänger gelangen.

Oft stellt man sich lange komplizierte technische Vorgänge vor, die Ihre E-Mails auf irgendeine Weise in die Posteingänge Ihrer Empfänger transportieren. Wir können Ihnen jedoch versichern, so kompliziert ist es gar nicht, wenn man es erstmal einmal richtig erklärt bekommt.

Den technischen Weg einer E-Mail zu verstehen kann Ihnen bereits bei der Planung Ihrer E-Mail Kampagne helfen und Ihnen viele Vorteile bringen. Daher möchten wir Sie heute aufklären.

 

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Weg einer E-Mail aus technischer Perspektive aussieht und wie genau eine Nachricht vom Sender zum Empfänger gelangt. Um kein Update mehr zu verpassen, abonnieren Sie unseren Newsletter.

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Also: Wie sieht der Weg einer E-Mail aus technischer Perspektive aus? Wie genau gelangt eine Nachricht vom Sender zum Empfänger? Das möchten wir Ihnen heute erklären.

 

Die Reise ins Postfach

Bevor Sie Ihre Kampagne an Ihren Abonnenten versenden können, müssen Sie diese zunächst erstellen. Kling einleuchtend, oder? Zahlreiche E-Mail-Service-Provider (ESP), wie Mailjet, bieten Ihnen dazu Editoren zur einfacheren Gestaltung von E-Mails.

Nachdem Sie nach den passenden Bildern gesucht, mit verschiedenen Farben herumgespielt, tolle Inhalte erstellt und das Design auf eine optimale Zustellbarkeit optimieren haben, ist Ihre Kampagne für den Versand bereit. Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um auf den Senden-Button zu klicken.

 

1. Schritt: Auf die Abreise vorbereiten

Nachdem Sie auf den „Senden“-Button geklickt haben, ist Ihr Job erledigt. Jetzt übernimmt der ESP. Dieser bereitet Ihre Kampagne für den Versand vor. Bevor Ihre E-Mail den ESP verlässt, durchläuft diese zahlreiche Prozesse, bei denen sie formatiert, geprüft und weitergeleitet wird. Vorgenommene Personalisierung in Ihre E-Mails nutzen, wie dynamische E-Mail Betreffzeilen mit dem Vornamen oder anderen demografischen Angaben Ihres Kontakts, werden übernommen. Der E-Mail wird außerdem eine digitale Signatur zugewiesen, damit der empfangende Server die Versender-Domain verifizieren kann (DKIM). Anschließend konvertiert der ESP Ihre E-Mail in zwei Kategorien: in Header und Body.

Der MTA (Mail Transfer Agent, die Software, die E-Mails von einem Computer zum nächsten übermittelt) untersucht die Nachrichten auf mögliche Spams und Schadprogramme. Er überprüft dabei jeden Aspekt, von der Länge Ihrer Nachricht bis hin zu den verwendeten Wörtern und Zeichen.

Schließlich passt der ESP die Zustellungsgeschwindigkeit an die Geschwindigkeit des ISP an. Beim ISP handelt es sich um den Internet Service Provider bzw. Internetdienstanbieter, an den Sie Ihre E-Mails senden möchten, beispielsweise Gmail, Hotmail oder Yahoo. Manche ISPs akzeptieren größere Mengen an E-Mails in einer kurzen Zeitspanne. Andere wiederum haben eine stärkeren Begrenzung. Deshalb versendet der ESP Ihre Kampagnen mit unterschiedlichen Geschwindigkeiten. Die Gesamtanzahl der E-Mails, die Sie versenden möchten, wird hierzu in unterschiedliche Teile zerlegt, um den Sendevorgang zu optimieren.

 

2. Schritt: Anklopfen beim ISP

Sobald Ihre E-Mail-Kampagne von Ihrem ESP genehmigt wurde, ist diese bereit für ihre Reise in die große weite Welt. Der MTA (Erinnerung: das ist die Software, die Mailjet und andere E-Mail Service Provider für den Versand Ihrer E-Mail nutzen) Ihres ESP prüft nun, ob der gewünschte Empfänger überhaupt existiert. Hierfür führt er eine Suche im Domain Name System(DNS) durch. Ist alles in Ordnung, sendet dieser Ihre E-Mail-Kampagne an den MTA des Empfänger-Mailservers.

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Die E-Mail wurde jetzt an den Mailserver des Empfängers gesendet, den ISP Ihres Abonnenten. Doch bevor sie von diesem angenommen wird, prüft dessen MTA einige der vom ESP übermittelten Informationen. Eines der wichtigsten Dinge, die ISPs untersuchen, ist die Reputation des Absenders. Ihre Reputation bestimmt, wie erfolgreich Ihre E-Mail-Strategie sein wird.

Eine schlechte Absender-Reputation hat negative Auswirkungen auf Ihre Zustellbarkeit (hierbei handelt es sich um Ihre Fähigkeit dafür zu sorgen, dass alle E-Mails, die Sie Ihren Kontakten senden, diese auch erreichen). Der ISP, zu dem Sie Ihre Nachricht senden wollen, kann Ihre E-Mail blockieren – deshalb ist eine gute Reputation ausschlaggebend, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu optimieren. Es kann sogar passieren, dass Sie auf eine Blacklist gesetzt werden und Sie foran als Spammer gelten. Ihre Kampagnen finden in diesem Fall nur schwer den Weg in die Postfächer.

Neben Ihrer Reputation prüft der ISP eine Reihe weiterer Elemente, um abschließend zu bestimmen, ob er Ihre E-Mails zulässt. Er versucht herauszufinden, ob der ESP bekannt und die Absender-Authentifizierung (SPF und DKIM) in Ordnung ist. Der ISP wirft außerdem einen Blick auf die Metadaten, das Format und die Struktur der E-Mail. So überprüft dieser, ob die einzelnen Elemente korrekt sind (der HTML-Code) sowie ob der Posteingang des Empfängers existiert und nicht bereits voll ist.

Wenn Ihre E-Mail diese Kontrollen nicht übersteht oder wenn die E-Mail-Adresse, die Sie anschreiben möchten, nicht existiert, spricht man von einerBounce Message. Ein Hardbounce liegt vor, wenn der ISP feststellt, dass die E-Mail-Adresse, die Sie anschreiben möchten, nicht bekannt oder nicht mehr aktiv ist. Wenn Ihre Nachricht an einer anderen Kontrolle scheitert, spricht man von einem Softbounce. Grundsätzlich können unterschiedliche Softbounces auftreten. Beispielsweise kann es sich nur um ein temporäres Problem handeln. Die Fehlermeldung des Mailservers fordert Sie dazu auf, es entweder später erneut zu versuchen oder Ihre Kampagne wird abgewiesen (ebenso wie alle zukünftigen Nachrichten). In diesem Fall wird der ISP Ihre Mails so lange nicht durchlassen, bis Sie Ihre Praktiken und Ihren Ruf verbessert haben.

 

3. Schritt: Sicher landen

Im Idealfall hat Ihre E-Mail alle Kontrollen überwunden und den ISP schließlich davon überzeugt, seine Pforten zu öffnen. Jetzt prüft der ISP die eigentliche E-Mail. Er schickt den Inhalt durch einige interne Spam-Filter und gleicht die Reputation des Absenders mit seiner eigenen Reputationsliste ab. Wenn Ihre E-Mail diese Anforderungen nicht erfüllt, landet sie schnurstracks im Kerker der E-Mail-Welt: dem Spam-Ordner. Wenn Sie Glück haben, wird Ihre Kampagne dort entdeckt. Doch selbst wenn der Empfänger diese dort findet, verleiht die Tatsache, dass sie im Spam-Ordner landete Ihrer Nachricht keinen guten ersten Eindruck.

Wenn Ihre E-Mail auch dieses letzte Hindernis überwindet, landet sie sicher im Posteingang des Empfängers, gemeinsam mit vielen anderen E-Mails, die um die Aufmerksamkeit Ihres Kontakts ringen. Einige ISPs, wie Gmail, verfügen sogar über unterschiedliche Ordner innerhalb des Postfachs. Jetzt liegt es am Titel, Design und Inhalt Ihrer E-Mail, die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen.

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Die Posteingangsordner bei Gmail

Der Weg der E-Mail von Ihnen zum Empfänger ist zu Ende. Doch diese Zwischenschritte und Sicherheitsmaßnahmen nötig, um sicherzugehen, dass keine schädlichen Nachtrichten im Posteingang landen. Und was wie eine lange und ereignisreiche Reise aussieht, ist in Wirklichkeit oftmals in wenigen Sekunden erledigt.

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