Judith Michel

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Viele Unternehmen betreiben professionelles E-Mail Marketing und senden täglich hunderte, gar tausende von E-Mails an Ihre Kunden, um eine gezielte Kundenakquise und -bindung zu betreiben und damit den Unternehmenserfolg zu stärken.

Doch haben Sie auch schonmal daran gedacht E-Mail Marketing für Ihre eigenen Mitarbeiter zu betreiben?

Ihre Mitarbeiter sind wichtiger Bestandteil Ihres Erfolges. Daher lohnt es sich auch hier, eine enge Bindung zu schaffen und Informationen schnell und einfach weiterzugeben. Mit einem internen Newsletter ist dies möglich.

In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie interne Newsletter richtig einsetzen, um Ihren Unternehmenserfolg zu steigern. 

 

Was ist ein interner Newsletter?

Ein interner Newsletter, auch Mitarbeiter Newsletter genannt, ist eine E-Mail mit Informationscharakter, der speziell für die eigenen Mitarbeiter gedacht ist.

Ziel eines solches Schreibens ist es die eigenen Angestellten in regelmäßigen Abständen über neue interne und externe Angelegenheiten zu informieren.

Der hauseigene Newsletter für Unternehmen ist damit eine direkte, schnelle und länderübergreifende interne Kommunikationsmöglichkeit.

 

Warum sollten Sie einen Firmen-Newsletter versenden?

Das Versenden eines internen Newsletters hat zahlreiche Vorteile.

 

Vorteil 1: Einfache, schnelle und effektive Kommunikation

Sie kommunizieren zum einen ein einfach, schnell und effektiv mit Ihren Mitarbeitern. Zum anderen ist der Versand eines Firmen-Newsletters sehr kostengünstig.

Die Kommunikation in Echtzeit macht es Ihnen möglich, direkt mit Ihren Angestellten in Kontakt zu treten und verspricht schnelle Reaktionen. Dadurch wird das Agieren in so manchen Situationen erleichtert, was oft zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil führt.

 

Vorteil 2: Jeder Mitarbeiter lässt sich erreichen

Weiterhin kennt der Mitarbeiter Newsletter keine Abteilungs- oder Ländergrenzen. Insbesondere große Unternehmen mit mehreren Abteilungen, die ggf. an verschiedenen Standorten sitzen, werden auf diese Weise besser erreicht und auf den aktuellen Stand gehalten.

Zwar ist ein Video-Call via Skype, Hangout oder Slack in der Regel persönlicher, doch unterschiedliche Zeitzonen machen es teilweise unmöglich alle Mitarbeiter gleichzeitig zu erreichen. Der interne Newsletter schafft hier Abhilfe.

 

Vorteil 3: Engere Bindung zu Kollegen und Mitarbeitern

Sie fördern den Dialog zwischen internationalen Mitarbeitern als auch unterschiedlichen Abteilungen und schaffen bei Ihren Mitarbeitern ein Gefühl der Integration.

Durch die Inhalte, die Ihr interner Newsletter vermittelt, lernen Ihre Mitarbeiter von anderen Mitarbeitern, weisen mehr Verständnis für die Arbeit von Kollegen auf und sind rundum zufriedener.

 

Vorteil 4: Sie sorgen für Transparenz

Newsletter für Unternehmen haben oft eine Öffnungsrate über 70% und schaffen eine sehr starke Bindung zwischen Angestellten und dem Unternehmen. Denn so schaffen Sie Transparenz und machen Ihre Mitarbeitern zu einem wichtigen Teil Ihrer täglichen Kommunikation.

 

Interner Newsletter erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung

Auch bei der Planung und Erstellung eines Mitarbeiter Newsletters gibt es einiges zu beachten. Einen interner Newsletter zu erstellen, die die Mitarbeiter auch lesen, ist prinzipiell nicht schwer zu erstellen, sofern Sie ein paar grundlegende Dinge beachten.

 

1. Gründe für den Firmen-Newsletter bestimmen

Setzen Sie sich, wie bei anderen Newslettern auch, konkrete Ziele, die Sie verfolgen möchten. Solche Ziele könnten wie folgt aussehen:

  • Mitarbeiterzufriedenheit
  • Weiterentwicklung beruflicher Fähigkeiten
  • Förderung des Dialogs zwischen Ihren Angestellten
  • Verständnis und Achtsamkeit schaffen
  • Transparenz aufbauen
  • Bindung zum Unternehmen schaffen

 

Fragen Sie sich:

  1. welche Inhalte Ihre Mitarbeiter lesen möchten
  2. welche Inhalte unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer beruflichen Fähigkeiten
  3. welche Themen bieten Ihren Angestellten einen Mehrwert und schaffen einen Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen und Ländern.

 

2. Versandfrequenz und -zeitpunkt festlegen

Wie häufig sollte man einen internen Newsletter versenden?

Wenn Sie einen internen Newsletter versenden möchten ist es wichtig, dass dies regelmäßig geschieht. Denn: Ein regelmäßiger Versand stärkt die Bindung Ihrer Mitarbeiter und gibt Ihnen das Gefühl gut informiert zu sein.

Achten Sie darauf, dass der Zeitraum zwischen den einzelnen internen Newslettern weder zu kurz noch zu lang ist. Prinzipiell bieten sich folgende Versandfrequenzen an:

  1. wöchentlich
  2. zwei-wöchentlich
  3. monatlich
  4. vierteljährig

 

Je größer das Unternehmen und mehr potenzielle Themen, desto regelmäßiger können Sie einen internen Newsletter versenden. Wenn Sie sich unsicher sind, dann fragen Sie Ihre Kollegen doch einfach.

Auswahl an verschiedenen Versandfrequenzen

 

Wann ist die richtige Versandzeit bei Firmeninternen Newslettern?

Die konkrete Versandzeit ist bei Firmeninternen Newslettern in der Regel nicht so wichtig. Dies gilt insbesondere bei Unternehmen mit Büros in unterschiedlichen Zeitzonen. Sie bewerben schließlich kein Produkt, sondern halten Ihre Mitarbeiter “lediglich” auf den neuesten Stand.

Sofern Ihre Mitarbeiter binnen drei Zeitzonen ansässig sind, sieht die Sache hingegen etwas anders aus. Wählen Sie einen Zeitpunkt der eher in Richtung Feierabend tendiert. Schließlich wollen Sie Ihre Belegschaft nicht aus dem Arbeitsfluss herausreißen.

 

3. Die groben Inhaltsthemen auswählen

Es gibt viele verschiedene Inhalte die ein interner Newsletter abdecken kann und hängt natürlich auch immer davon ab was Sie mit Ihrem Mitarbeiter Newsletter erreichen möchten.

Interne Themen Externe Themen
  • Mitarbeiter Events
  • Interne Weiterbildungen
  • Vorstellung & Verabschiedung von Mitarbeitern
  • Neue Produktentwicklungen
  • Interviews mit Mitarbeitern und dem Management
  • Einblicke in Projekte & Abteilungen
  • Geburtstagsgrüße
  • Probleme & Lösungen ansprechen
  • Mitarbeiterumfragen implementieren
  • Kunden vorstellen
  • Interviews mit Experten & Kunden
  • Externe Events, Messen und Workshops
  • Bekanntgabe von Preisen und Auszeichnungen

 

 

Beispiel-Themen für interne Newsletter

 

 

4. E-Mail Marketing Software auswählen

Bevor Sie Ihren Firmeninternen Newsletter erstellen können, benötigen eine professionelle E-Mail Marketing Software. Achten Sie bei der Auswahl darauf, dass diese folgende Funktionen erhält:

Obligatorisch Optional
DSGVO konform und andere Zertifizierungen Kostenloser Testzeitraum, um zu schauen, ob die Newsletter Software alle notwendigen Anforderungen erfüllt
Drag-and-Drop E-Mail Editor, um interne Newsletter unkompliziert in wenigen Minuten zu erstellen A/B Testing, um Ihre Kampagnen zu testen
Integrierte Bildbearbeitung für das problemlose Anpassen von Bildern
Ausführlicher Statistikbereich, um die versendeten Newsletter optimal auszuwerten
Intelligente Kontaktverwaltung um neue Mitarbeiter leicht hinzuzufügen und Abgänge leicht zu entfernen
Eine gewisse Auswahl an vorgefertigten und anpassbaren responsiven Newsletter Vorlagen
Optimale Zustellbarkeit, damit der Newsletter den Posteingang sämtlicher Mitarbeiter erreicht
Integrationsmöglichkeiten zu anderen Systemen und Diensten wie WordPress, Shopsystem etc
Team-Funktion und damit die Möglichkeit interne Newsletter gemeinsam mit mit Ihren Kollegen zu erstellen

 

Tabelle: Anforderungen an E-Mail Marketing Software bei internen Newslettern
 

Mailjet verfügt über alle diese Funktion. Erstellen Sie ein Konto, um kostenlos Newsletter zu erstellen und zu versenden.

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5. Newsletter Vorlage erstellen

Beim internen Newsletter gilt: Bewahren Sie Ihren Stil und bleiben Sie den Werten Ihres Unternehmens treu. Denn besonders die Werte und die Kultur Ihres Unternehmens sollten jederzeit in Ihrem Mitarbeiter Newsletter präsent sein. 

Setzen Sie daher bei der Auswahl des E-Mail Designs stets auf Ihr Unternehmensdesign. Dies schafft nicht nur Wiedererkennungswert sondern auch Vertrauen und hilft bei der Verinnerlichung der Brand.

Achten Sie darauf, dass folgende Elemente erfüllt sind:

Elemente einer guten Firmeninternen Newsletter Vorlage 
✔
Das Newsletter Layout ist responsive
✔
Die Breite bewegt sich zwischen 500 und 680 px
✔
Newsletter beinhaltet Titel, Hauptteil und Fußzeile
✔
Newsletter Layout hat eine klare Struktur
✔
Unternehmenslogo befindet sich im oberen Bereich
✔
CI Farben werden verwendet
✔
Newsletter hat eine zentrale Botschaft
✔
Die Kernbotschaft sticht visuell raus
✔
Die wichtigsten Infos stehen am Anfang
✔
Textblöcke sind nicht zu lange
✔
Überschriften und ggf. Aufzählungen sind vorhanden
✔
Newsletter Template beinhaltet viel weiße Fläche
✔
Inhalte sind gut lesbar
✔
Text zu Bild Verhältnis ist 60:40 oder 70:30
✔
Pro Newsletter nur ein interaktives Element
✔
Der Call-to-Action (Button etc.) sticht heraus und ist gut anklickbar
✔
✔
Abmeldelink ist vorhanden
✔
Impressum ist vorhanden

Checkliste: Die Grundprinzipien einer gelungenen Newsletter Vorlage

 

Im Artikel “Wie Sie überzeugende Newsletter Templates erstellen” gehen auf die einzelnen Elemente im Detail ein.

 

Gibt es E-Mail Vorlagen für Firmeninterne Newsletter, die sich besonders eignen?

Es existieren verschiedene Arten von Newsletter Vorlagen. Beim internen Newsletter empfehlen wir zu einem “klassischen” Design zu greifen.

Wir bei Mailjet nutzen bei all unseren Newslettern, ob intern oder extern, unsere Newsletter Vorlage “Out”. Bei “Out” handelt sich um eine sehr moderne Vorlage und lenkt die Aufmerksamkeit auf die Bilder und den Call-To-Action Button. Im Vergleich zu anderen klassischen Newsletter Vorlagen, wirkt “Out” doch eher peppig.

Out ist ein kostenloses Newsletter Template von Mailjet

Sie möchten die Vorlage ausprobieren? Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diese Newsletter Vorlage anzuschauen und herunterzuladen.

 

Eine weitere gute Vorlage für interne Newsletter ist die E-Mail Vorlage “Edge”. Dieses Design eignet sich besonders gut, wenn Sie mehr Wert auf den Text legen. Die viel weiße Fläche sorgt zudem für Klarheit und Hierarchie.

Mailjets kostenloses Newsletter Template Edge

Sie möchten die Vorlage ausprobieren? Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diese Newsletter Vorlage anzuschauen und herunterzuladen.

 

Die Newsletter Vorlage “Colorado” beinhaltet eine Zeitleiste, in der die wichtigsten Meilensteine dargestellt werden können und Sie haben die Möglichkeit, Zitate des CEOs oder anderer relevanter Mitarbeiter hinzuzufügen. Die Achse lässt sich beliebig als Zeit- oder als Schrittachse einsetzen und hebt sich von all den anderen Design hervor. Die große weiße Fläche gibt dem Design den nötigen modernen Touch.

Kostenloses E-Mail Layout Sport

Sie möchten die Vorlage ausprobieren? Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diese Newsletter Vorlage anzuschauen und herunterzuladen.

Mailjet bietet eine Vielzahl an kostenlosen und rechtsfrei einsetzbaren Newsletter Vorlagen.

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Bieten sich auch verschiedene Newsletter Designs an?

Ja, dies ist möglich. Sofern Sie mit verschiedenen Arten von Newslettern arbeiten oder in bestimmte Branchen unterwegs sind, bietet sich unter Umständen der Verwendung von verschiedenen Newsletter Designs an.

Entscheidend ist es, dass der “Look und Feel” der einzelnen Newsletter Vorlagen stets gleich sein, also stets Ihrem CI entspricht.

 

6. Newsletter inhaltlich erstellen

Jetzt geht es an das Herzstück, den eigentlichen Newsletter mit Leben zu füllen.

 

Die optimale Länge des internen Newsletters

Die Inhalte eines Firmen-Newsletters sollten immer informativ und kurz gefasst sein, damit Sie Ihre Angestellten nicht überfordern und das Lesen Ihres Newsletters Spaß bereitet.

Untersuchungen zeigen, dass der Großteil der Empfänger eh den ersten Call-to-Action anklicken. Je mehr die Mitarbeiter scrollen müssen, dass Sie die weiter unten stehenden Inhalte nicht lesen.

Vermeiden Sie in jedem Fall solch lange E-Mails:

 

Wie geh ich bei internen Newslettern mit Bildern um?

Sofern Sie Ihre Newsletter nicht über das Intranet versenden, sollten Sie bei der Platzierung der visuellen Elemente einige Grundregeln beachten:

  1. die Bildbreite beträgt maximal 600px
  2. die optimale Bildgröße beträgt pro Bild 100kB. Mit hilfreichen Tools wie Tinypng können Sie Bilder kinderleicht verkleinern.
  3. Verwenden Sie das Bildformat PNG. PNG-Bilder lassen sich ohne Qualitätsverlust komprimieren sowie lassen eine transparente Bereiche zu

Unterstützung von Transparenz bei Bildern

Transparente Bereich bei JPEG- und PNG-Bild im direkten Vergleich.

Wirklich alles, was Sie über Bilder wissen müssen, erfahren Sie in unserem Guide: Bilder in E-Mails richtig verwenden.

 

Welchen Tonfall sollte man wählen?

Der Ton macht die Musik. Das trifft auch bei Ihrem Firmen-Newsletter zu. Schaffen Sie eine persönliche Ebene zu Ihren Mitarbeitern.

Setzen Sie bei der Sprache in Ihren internen Newsletter auf einen lockeren und offenen Ton. Hier ist auch gerne etwas Humor gesehen.

Arbeiten Sie auch hier mit einer persönlichen Ansprache. Dies gibt Ihren Mitarbeitern das Gefühl nicht einer von vielen zu sein und hebt jeden einzelnen hervor. Besonders bei großen Unternehmen, wo viele Menschen arbeiten und sich nicht jeder untereinander kennt, macht eine persönliche Ansprache viel aus. Dann scheint es fast so als würde man den Chef höchstpersönlich kennen und baut eine Bindung zum Unternehmen auf.

Spaß bereiten in auch E-Mail Bilder, Infografiken oder Videos in Ihrem internen Newsletter und helfen Ihnen dabei wichtige Informationen hervorzuheben und Interaktionsrate zu erhöhen.

 

7. Internere Newsletter versenden und analysieren

Wenn Sie Ihren Newsletter fertig gestellt haben, dann geht es an den Versand.

Senden Sie sich zunächst eine Test-E-Mail zu und schauen Sie sich diese auf verschiedene Endgeräte, um auf Nummer sicher zu gehen.

Sich bei Mailjet selber eine Test-E-Mail zuschicken

Mailjet Funktion “Test-E-Mail versenden.

 

Ist alles okay und Sie haben Ihren internen Newsletter versenden, dann gilt es diesen zu analysieren. Warten Sie hier 1-3 Tage bevor Sie mit der Analyse beginnen. 

Newsletter-Abmeldungen bei Mailjet analysieren

Der Statistikbereich bei Mailjet. 

 

Und jetzt?

Einen internen Newsletter zu erstellen lohnt sich. So stärken Sie nicht nur die interne Unternehmenskommunikation sondern erhöhen auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, schaffen Transparenz und stärken die Unternehmensbindung.

Mithilfe unterschiedlicher Newsletter Inhalte machen Sie Ihren internen Newsletter zu etwas Besonderen und bieten Ihren Mitarbeitern einen Mehrwert, welcher sich positiv auf die Leistung und den Erfolg Ihrer Angestellten auswirken wird.

Verlieren Sie keine Zeit und gestalten Sie Ihren ersten internen Newsletter. Loggen Sie sich dazu bei Mailjet ein oder eröffnen Sie neues kostenloses Konto:

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