Miles DePaul

Marketing Manager, North America

Einer der aufregendsten Aspekte von Mailjet ist die Tatsache, dass wir Tag für Tag mit Kollegen auf der ganzen Welt zusammenarbeiten, von Ho-Chi-Minh-Stadt über Düsseldorf, Amsterdam, Paris, London, Barcelona, New York bis nach Toronto.

Die Herausforderung bei unterschiedlichen Standorten ist sicherzustellen, dass alle Kollegen hinsichtlich der Projekte auf dem Laufenden sind, effektiv kommunizieren und unsere Unternehmenskultur am Leben erhalten.

Glücklicherweise leben wir in einer Zeit, in der die Zusammenarbeit von Teams in fast alle Anwendungen am Arbeitsplatz eingebettet ist. Es gibt einige unglaublich nützliche Tools, die Teams einander näherbringen und gleichzeitig die Produktivität steigern.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen unser 6 wichtigsten Tools, die täglich bei uns zum Einsatz kommen.

 

Unsere 6 wichtigsten Collaboration-Tools

Mailjet ist in sieben verschiedene Abteilungen unterteilt: Produkt, Customer Success, Marketing, Kunden-Support, Sales, Zustellbarkeit & Compliance und Rechtsabteilung, Personalabteilung und Administration. Diese bestehen wiederum aus einzelne Teams.

Wir haben jedes Team nach ihren bevorzugten Tools für die Zusammenarbeit und deren Verwendung befragt. Die beliebtesten Tools aller Teams zur Zusammenarbeit waren diejenigen für Kommunikation und Projekterstellung.

Bei der Auswertung wurde schnell deutlich, dass jedes Team sehr unterschiedlich zusammenarbeitet. Wir baten die einzelnen Teams, die Tools zu bewerten, die sie mehrmals pro Woche verwenden und die zu ihren absoluten Lieblings-Tools gehören.

Wir haben anschließend einige Gründe dafür zusammengefasst, warum unser Team diese Tools absolut liebt, warum sie ohne sie nicht leben können und wie unserer Meinung nach Teams aller Größen (ob in der Ferne oder nicht) diese leistungsstarken Tools dafür einsetzen können, eine starke Unternehmenskultur der Zusammenarbeit zu schaffen.

Ergebnis der Mailjet internen Umfrage welches Collaboration Tool

Ergebnis der Mailjet internen Umfrage: „Welches Tool der Zusammenarbeit nutzt Ihr im Team?“

1. Slack: Gemeinsam statt einsam

Wie kann ich das in Worten ausdrücken? Slack ist der absolute Knaller. Fast jeder bei Mailjet liebt Slack nicht nur als Kommunikationswerkzeug, sondern auch als Möglichkeit, eine teamübergreifende Kultur zwischen den Remote-Teams aufzubauen.

„Slack eignet sich großartig für internationale Teams und deren Kommunikation in Echtzeit. Ich weiß nicht, ob ich ohne Slack meine Arbeit derart effizient erledigen könnte.“

Hier bei Mailjet verwenden wir Slack im gesamten Unternehmen, um so eine laufendes Gespräch zu Projekten und zwischen Teams und Kollegen zu ermöglichen und es zu fördern.

Indem für bestimmte Projekte verschiedene Kanäle erstellt haben, kann jeder Mailjetter schnell an Gesprächen teilnehmen und wieder verlassen. Die einzelnen Teammitglieder erhalten so immer über die aktuellsten Informationen auch ohne im jeweiligen Raum sein zu müssen.

 

Wenn Teams wachsen, nimmt die Vernetzung naturgemäß ab und Projekte werden fragmentierter. Slack ist zu Mailjets primärem Werkzeug geworden, um diese Skalierung als Team zu bewältigen, sei es durch

  • die Nutzung des Live-Video-Chats für Team-Meetings und während des Mittagessens,
  • die Verwendung des Twitter-Bots, um sicherzustellen, dass wir keinen Kommentar unserer Kunden und Partner verpassen oder
  • das Teilen zufälliger Bilder in unserem Kanal #wrongroom.

Chatverlauf Slack Chatroom #wrongroom von Mailjet

Einblicke in Mailjet’s Slack Chatroom #wrongroom

2. G Suite: Operative Aufgaben zusammen schneller erledigen

Über Google und seine Tools Docs, Tabellen, Präsentationen und Drive gibt es nicht viel zu sagen, was nicht zuvor bereits von anderen gesagt wurde. Falls Ihr Team G Suite (oder vergleichbare Tools wie Dropbox Paper) nicht verwendet, verpassen Sie auf jeden Fall die Vorteile einer Zusammenarbeit in Echtzeit, einer Versionskontrolle, einer Nachverfolgung von Änderungen und vieles mehr.

Wie bei vielen wachsenden Unternehmen, insbesondere bei SaaS-Unternehmen wie Mailjet, arbeitet unser Team mit Hochdruck daran, Dokumente, Präsentationen und Tabellenkalkulationen in Echtzeit gemeinsam auszuarbeiten.

Und tatsächlich ist es schwierig, in der heutigen Arbeitsumgebung produktiv zu sein, wenn die Zusammenarbeit nicht in Echtzeit stattfindet.

„Ich schätze G Suite sehr, da ich mit anderen in aller Welt in Echtzeit arbeiten und direkt sehen kann, was hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurde.“

Gezählt sind die Tage 1. Ein Dokument zu verfassen, 2. es zu speichern, 3. es zu schließen, 4. es einer E-Mail anzuhängen und 5. sich dann mit etwas anderem zu beschäftigen. Heute heißt es eher 1. Informieren der Kollegen, 2. ein freigegebenes Dokument öffnen, 3. gemeinsam bearbeiten, 4. Kommentare hinzufügen und besprechen und 5. final prüfen.

Laut Google besteht die insgesamt für Dokumente, Tabellen und Präsentationen aufgewendete Zeit zu 74 % aus gemeinschaftlicher Arbeit. Das heißt, mehrere Personen erstellen und bearbeiten Inhalte zusammen.

Das gilt insbesondere für Dokumente und Projekte von Mailjet. Dieser Blog beispielsweise wurde in Google Docs verfasst. Und ich kann mit Sicherheit sagen, dass jeder Satz darin in den Kommentaren heftig diskutiert wurde.

Mailjet nutzt die Kommentarfunktion von Google Docs

 

3. Trello: Unsere zentrale Projektverwaltung

Der Drittplatzierte in unseren Rankings ist Trello, das Projektmanagement-Tool, mit dem Teams gemeinsam und mithilfe von Boards an Projekten, Aufgaben und Vorschlägen arbeiten.

Mailjet verwendet Trello in vielen Abteilungen, aber vor allem wird es von den Marketing-, Produkt- und Customer Success-Teams eingesetzt. Letztendlich geht es darum, wie einfach das Tool zu verwenden ist, wie flexibel und anpassungsfähig es für Projekte aller Art ist und wie das visuelle Medium es sehr einfach macht, die Projekte zu verstehen und dazu beizutragen.

„Ich liebe Trello, da es sehr einfach in der Anwendung ist und gleichzeitig eine äußerst hohe Flexibilität bietet. Man kann damit ein Team, ein Projekt oder sein Leben verwalten!“

Viele Leute meinten, wie Trello nicht nur für Arbeitsprojekte verwendet werden kann, sondern auch für Heimprojekte, sei es Einkaufslisten, Nebenprojekte, Reisepläne oder Heimwerken. Das gilt zunehmend für viele großartige Tools zur Zusammenarbeit wie Slack, G Suite und Trello.

 

Aber auch Anwendungen wie AirBnB haben zunehmend eine Reihe von Tools zur Zusammenarbeit auf den Markt gebracht, mit denen eine Zusammenarbeit als Gruppe erleichtert werden soll.

Eine unserer vielen Einsatzmöglichkeiten für Trello ist die innerhalb unseres Designteams, das Trello zur Organisation und Priorisierung von Designprojekten verwendet. Wann immer wir einen Designbedarf haben (z. B. ein neues Bild für die sozialen Netzwerke, Aktualisierung der Webseite, Animationen oder Ausdrucke), versammeln wir uns sofort in Trello, um das gesamte Projekt möglichst detailliert auszuarbeiten.

Wenn wir beispielsweise einen neuen Ausdruck für ein bevorstehendes Event benötigen, können wir ein Modell des Designs erstellen und der Trello-Karte anhängen, ein Google-Dokument mit bereits fertiggestellten Inhalten hinzufügen und dem Projekt ein Fälligkeitsdatum zuweisen.

Unser Designteam erhält dann eine Benachrichtigung, dass ein neues Projekt hinzugefügt wurde und es können dann direkt in Trello Fragen gestellt werden.

Beispiel für eine Trello Card bei Mailjet, Design Abteilung

Nachdem wir das letzte Jahr versucht hatten, Designprojekte nur innerhalb eines Slack-Kanals zu planen, hatte unser Designteam das Chaos ein wenig satt. Slack eignet sich hervorragend für laufende Projektgespräche, aber nicht so gut für die Organisation einzelner Aufgaben – und hier schließt Trello die Lücke.

Wir erstellten ein öffentliches Trello-Board für Sie und Ihr Designteam und zwar auf der Basis, wie Mailjet Designprojekte organisiert. Sie haben von den von uns genutzten Boards aus kompletten Zugriff (wie z. B. Neue Projekte, In Bearbeitung und Abgeschlossen) sowie auf unsere ReadMe-Karte. In dieser wird dargelegt, wie unser Team Projekte schnell und effektiv mit Ihrem Designteam kommunizieren kann.

 

4. GitHub: Einfache Versionskontrolle

GitHub wird von 22 % des Mailjet-Teams verwendet. Dieses Werkzeug der Zusammenarbeit ist speziell für Entwickler-Teams vorgesehen.

GitHub ist ein Cloud-Repositorium, in dem Entwickler zusammenarbeiten können, um Code zu hosten und zu überprüfen, Projekte zu verwalten und gemeinsam Software zu entwickeln.

Github ist eine Plattform speziell für Teams

Bei Github steht wie bei Mailjet die Zusammenarbeit in Teams im Vordergrund.

Ähnlich wie G Suite das Problem der Versionskontrolle von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen gelöst hat, verwaltet GitHub Versionen (oder Abspaltungen) von Code und Software, sodass Teams neue Code-Versionen erstellen, prüfen, kommentieren und schließlich in Projekte implementieren können.

Für Mailjet ist das Interessanteste an Github die Tatsache, dass wir nicht nur intern, sondern auch mit unseren Kunden und Partnern zusammenarbeiten können.

 

Das GitHub-Konto von Mailjet enthält Projekte (oder genauer gesagt „Repositorien“) für Plug-ins und andere Projekte, die für unser Netzwerk von Interesse sind und ständig weiterentwickelt werden müssen. Da wäre beispielsweise unser WordPress-Plug-in, das aufgrund des hohen Interesses durch unser Netzwerk ständig aktualisiert wird.

Die Benutzer können zum Repositorium beitragen, Kommentare hinzufügen, Änderungen vorschlagen und so weiter. Das ist sicherlich effizienter als das Senden von Vorschlägen an eine allgemeine E-Mail Adresse (z. B. contact@business.com), es bringt Teams in aller Welt zusammen und stellt sicher, dass unsere Tools für unsere Benutzer von Nutzen und auf dem neuesten Stand sind.

Auch Mailjets MJML GitHub ist sehr aktiv. 60 Beitragende sind beim Aufbau von MJML als das weltweit führende E-Mail-Framework für responsive E-Mails unterstützend tätig. Unser Produkt-Team pflegt außerdem eine aktive, öffentliche Produkt-Roadmap, um die Nutzer so zum aktuellen Stand der Entwicklung, den Zeitpunkt der Veröffentlichung usw. auf dem Laufenden zu halten. Auf diese Weise kann unsere Community bei der Priorisierung und Entwicklung der Zukunft von MJML unterstützend tätig sein.

Github Mailjet MJML

MJML Repositorium bei Github

 

5. Mailjet: E-Mails gemeinsam in Echtzeit erstellen

In einer Welt, in der E-Mail Kampagnen bis zu 11 Mitwirkende und fünf Iterationen umfassen können, freuen wir uns über ein Tool, mit dem das Versenden von E-Mails als Team schneller und einfacher geht, denn je (und ja, zufällig haben wir dieses Tool geschaffen).

Ergebnisse der Umfrage

Antworten auf die Frage “Wie viele Mitarbeiter sind bei der E-Mail Erstellung involviert?”. Untersuchung von Mailjet, 2018.

Unsere Funktionen für die Zusammenarbeit liefern alles, was Teams an Tools wie Google Docs und Trello schätzen gelernt haben, und das alles in einem E-Mail Editor.

Unser Collaboration Package beinhaltet u.a.:

  1. E-Mails gleichzeitig mit anderen erstellen
  2. Individuelle Benutzerrechte einrichten
  3. Kommentieren und Aufgaben Kollegen zuweisen
  4. Einzelne Abschnitte sperren
  5. Mehrere E-Vorlagen gleichzeitig ändern
  6. Anfrage auf Veröffentlichung

Enterprise E-Mails gemeinsam in Echtzeit erstellen mit Mailjet

Dazu gehören außerdem Benutzerrollen und Berechtigungen. Bestimmte Mitglieder Ihres Teams können nur auf bestimmte Steuerelemente oder Bereiche zugreifen, um sicherzustellen, dass die bestmögliche E-Mail gesendet wird.

Benutzerrechte in Mailjet festlegen

Benutzerverwaltungs-Funktion bei Mailjet

Beispielsweise hat ein Praktikant möglicherweise keinen Zugriff auf Design und Layout oder nur die Leitung des E-Mail Teams kann letztendlich eine E-Mail versenden.

Collaboration Funktion „Anfrage auf Veröffentlichung“ von Mailjet

 

Ähnlich wie bei Google Docs können Sie auch Änderungen nachverfolgen und problemlos Vorlagen verwalten, sodass Sie bei einer fehlerhaften Änderung einer Vorlage schnell auf ältere Versionen zurückgreifen können, oder wenn Sie eine Änderung auf alle Vorlagen anwenden möchten (wenn Sie beispielsweise Ihr Logo aktualisiert haben), können Sie dies mit einem einfachen Mausklick tun.

blauer Abschnitt wird sichtbar

Schlussendlich verwenden wir die Funktionen für die Zusammenarbeit von Mailjet sowie auch die oben genannten Tools, um die perfekte Vorlage für das Onboarding neuer Benutzer zu erstellen oder für das Versenden unseres wöchentlichen Blog-Newsletters.

Haben Sie eigentlich schon unseren deutschsprachigen Newsletter abonniert? Wenn nicht, dann können Sie dies jetzt tun ;)

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Asana: Unser geliebter Redaktionskalender

Asana wurde von vielen im Unternehmen als eine andere Methode und ähnlich wie Trello für die Verwaltung von Projekten und Aufgaben verwendet, es war jedoch besonders für Teams hilfreich, die unsere Projekte über Zeitleisten und Termine hinweg planen, wie beispielsweise einen Inhaltskalender oder einen Social Media-Zeitplan.

Wir verwenden Asana überwiegend, um unseren Content zu planen. Bei vier verschiedenen Blogs (Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch) kann man schnell den Überblick verlieren. Asana hilft uns dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

Blick in den Asana Content Redaktionskalender von Mailjet

 

Weitere Tool-Empfehlungen

Während unserer Umfrage fiel uns sofort auf, dass die Zusammenarbeit bei den von unserem Team verwendeten Tools einen zentralen Bestandteil darstellt. Während Slack, G Suite, Trello, Github und Mailjet die am häufigsten verwendeten und beliebtesten Tools waren, gab es aber auch noch andere, auf die unser Team nur ungern verzichten würde.

 

InVision

InVision ist eine fantastische App, die von unserem Produkt- und Design-Team für das gemeinsame Entwerfen von Benutzererlebnissen, Apps und Webseiten in Echtzeit verwendet wird.

 

Evernote

Evernote ist eine in unserem Team sehr beliebte App, die gemeinsam genutzte Notizbücher und Ordner aufbewahren soll, insbesondere bei der Planung von Ideen und Kampagnen.

Unser Customer Success-Team kann beispielsweise ein gemeinsames Notizbuch mit Berichten unserer Kunden nach Branche, Land oder Größe pflegen, sodass es ein zentrales Repositorium für Angebote und Anfragen unserer Kunden existiert.

 

Was jetzt?

Wir haben Ihnen nun unsere Lieblings-Tools vorgestellt und wie sie von unseren Teams eingesetzt werden. Die Lehre daraus ist, dass die Zusammenarbeit zunehmend im Fokus der Tools steht, die wir an unserem modernen Arbeitsplatz einsetzen.

Das gilt nicht nur für Remote-Teams, sondern auch für Teams in einem Büro. Egal, ob Sie an Dokumenten, Präsentationen, Projekten, Code, Designdateien oder E-Mails arbeiten – die Zusammenarbeit macht alles besser.

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